摘 要：認(rèn)識(shí)新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)和作用，分析存在的問題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對(duì)于調(diào)動(dòng)各類人員的工作積極性，全面完成單位和個(gè)人的各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步具有一定的積極意義。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 思考

　　人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等信息，使企業(yè)的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發(fā)揮每個(gè)人的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

　　Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.

　　Key words: personnel file management thinking

　　中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

　　一、分析人事檔案的特征

　　人事檔案工作經(jīng)過幾千年歷史進(jìn)程的總結(jié)提高，已形成了自己獨(dú)立的體系和規(guī)律，有專門的法規(guī)和管理方法，有獨(dú)立的范圍和任務(wù)。人事檔案的主要有四個(gè)特點(diǎn)：一是機(jī)密性，人事檔案中記載了個(gè)人的自然情況、健康、婚姻狀況、政治面貌、業(yè)務(wù)成果等方面的情況，其中有些涉及個(gè)人隱私，在相當(dāng)時(shí)期內(nèi)是保密的。不能對(duì)外開放，一般只能由單位人事部門掌握。在成為歷史檔案死亡解密之前，具有機(jī)密性，這是由人事檔案的內(nèi)容特點(diǎn)決定的。二是主體性，人事檔案是以個(gè)人為單位，按內(nèi)容分類整理立卷的，這與人事管理工作的實(shí)踐相適應(yīng)，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事檔案工作的基本原則，是切實(shí)可行的。三是動(dòng)態(tài)性，人事檔案立卷之后， 不是一成不變的，其內(nèi)容將隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的增加而不斷豐富增加。因此，人事檔案的歸檔不可能一次完成。需要不斷收集和追加材料，直至一個(gè)人死亡，才停止歸檔材料的收集。四是派生性，各級(jí)組織人事部門在工作中形成的有關(guān)人員的履歷、工資、黨團(tuán)材料，考核、任免、學(xué)習(xí)進(jìn)修、思想政治表現(xiàn)等方面的人事材料匯集起來，共同形成人事檔案。所以，人事檔案是依附于組織人事部門產(chǎn)生的，是組織人事部門工作的衍生物。

　　二、人事檔案管理中存在的問題

　　(一)人事檔案信息資源利用率低。歷來人事檔案工作就被認(rèn)為是保密性很強(qiáng)的工作，人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，是黨和國(guó)家的機(jī)密，這給人事檔案披上了神秘的面紗。“還有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來查閱， 缺乏主動(dòng)精神，而且利用材料主要是黨團(tuán)材料、落實(shí)材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。”另外，人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。相對(duì)于歷史檔案、文書檔案的宣傳活動(dòng)較少，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。

　　(二) 人事檔案內(nèi)容缺乏實(shí)用性和真實(shí)性。 隨著我國(guó)改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各企事業(yè)單位紛紛涌入市場(chǎng)，流動(dòng)人口增多，再加上一些單位和個(gè)人對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足，我國(guó)人事檔案出現(xiàn)了 “分散多頭” 管理現(xiàn)象。 其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 一是保管分散， 人事檔案有的保存在當(dāng)前的用人單位， 有的保存在過去的單位， 還有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一個(gè)單位的人事檔案處于一種“分散” 的管理狀態(tài); 二是隸屬混亂， 參加主管人事檔案的有組織部門、 人事部門、 勞動(dòng)部門等， 甚至一些無權(quán)保存或管理人事檔案的科室、 部門和單位也來保存和管理人事檔案， 人事檔案出現(xiàn) “多頭” 管理狀態(tài)， 常常導(dǎo)致在出現(xiàn)問題的時(shí)候各個(gè)部門之間權(quán)責(zé)不明， 相互推諉。也有些基層單位檔案意識(shí)淡薄， 檔案材料收集不齊， 不能做到及時(shí)補(bǔ)充新材料， 導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整， 不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化， 給工作帶來諸多不便。不少單位的人事檔案借用勞動(dòng)人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作， 人事檔案長(zhǎng)期無人整理， 沒有經(jīng)過嚴(yán)格審查， 材料是否真實(shí)無人監(jiān)督， 根本做不到“歸檔齊全完整、 鑒別認(rèn)真、 分類準(zhǔn)確、 編排有序、目錄清楚、 裝訂整齊” 的要求， 嚴(yán)重存在零亂無序和丟失部分檔案內(nèi)容的問題。

　　(三) 人事檔案管理手段落后， 信息化程度低。相比較當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的高速發(fā)展，我國(guó)干部人事檔案管理方法， 僅局限于 “看堆式” 的管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。重管理， 輕服務(wù)， 方法繁瑣， 不易操作， 反應(yīng)較慢，信息化、 現(xiàn)代化管理水平不高， 檔案的功能沒有充分挖掘和發(fā)揮，使用起來很不方便。 特別是在基層單位、 邊遠(yuǎn)地區(qū)， 基本上還停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作的階段， 這越來越滿足不了現(xiàn)實(shí)工作的要求。

　　三、人事檔案的收集方法

　　(一) 定向收集。 就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關(guān)的單位和部門收集。 因?yàn)閭€(gè)人工作的現(xiàn)單位、 原單位、上級(jí)主管部門(含職稱評(píng)定和科技成果評(píng)定、 獎(jiǎng)勵(lì)部門)可能形成有關(guān)人員的人事材料。為了做到不致遺漏， 可根據(jù)有關(guān)人員的經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)變化情況.列出有關(guān)單位和部門的名單， 逐一進(jìn)行收集。

　　(二)按時(shí)收集。由于人事檔案的形成具有持續(xù)性的特點(diǎn)， 其收集工作必須堅(jiān)持經(jīng)常化。 所謂按時(shí)收集， 包括隨時(shí)收集、 定期收集和不定期收集幾種情況。隨時(shí)收集，是根據(jù)形成人事檔案的時(shí)間特點(diǎn)和掌握的信息，及時(shí)向有關(guān)部門進(jìn)行收集。 定期收集，是根據(jù)本單位工作的實(shí)際情況， 確定每個(gè)季度或每半年與有關(guān)部門聯(lián)系， 收集在一定階段內(nèi)形成的人事材料。 不定期收集， 就是從人事檔案管理和利用的實(shí)際需要出發(fā)， 不確定收集的具體時(shí)間。這三種收集方法相互配合、 相互補(bǔ)充， 在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)靈活掌握，使收集工作能夠持續(xù)有效地開展。

　　(三) 追蹤收集。這種方法是根據(jù)人事檔案內(nèi)容的需要， 沿著人事檔案在清理、 核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問題和線索進(jìn)行的收集， 它是幫助拾遺補(bǔ)闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據(jù)不同情況采取其他一些方法， 例如， 對(duì)于人事檔案管理基礎(chǔ)差、 存在問題較多的單位， 就需要集中一定的時(shí)間。集中人力， 廣泛動(dòng)員， 突擊進(jìn)行收集工作; 對(duì)于人事檔案管理較好、 制度健全、 內(nèi)部分工責(zé)任明確的單位， 有關(guān)部門和人員能主動(dòng)、及時(shí)地向人事檔案機(jī)構(gòu)移交歸檔， 就此簡(jiǎn)化了收集的方法和形式。 總之， 人事檔案收集工作應(yīng)當(dāng)立足單位實(shí)際， 尊循其形成規(guī)律， 以收集齊全、 完整，能夠適應(yīng)人事管理工作的需要為原則，積極主動(dòng)地為人事管理工作服務(wù)。

　　四、 加強(qiáng)人事檔案管理的建議

　　(一) 合理選拔配備人員， 提高人事檔案管理水平。人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的高低，對(duì)提高人事檔案管理水平， 推動(dòng)人事改革步伐， 有著極為重要的作用： 一是要合理配備人員。 按照有關(guān)規(guī)定， 管理千卷以上檔案的單位， 需配備一名專職檔案工作人員， 千卷以下的要有兼職工作人員， 并且主要精力從事人事檔案工作。二是要嚴(yán)格挑選檔案管理人員。檔案工作是一項(xiàng)政策性、 保密性很強(qiáng)的工作， 要注重選拔事業(yè)心強(qiáng)、 作風(fēng)正、 守紀(jì)律、 守機(jī)密、 具有一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。三是要加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度， 或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能多為從事人事檔案工作人員創(chuàng)造培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)， 走出去開闊視野， 向兄弟單位檔案工作先進(jìn)單位去學(xué)習(xí)他們的新鮮經(jīng)驗(yàn)， 吸取營(yíng)養(yǎng)， 充實(shí)思想、 提高認(rèn)識(shí)。

　　(二) 創(chuàng)新人事檔案管理方式，使管理工作現(xiàn)代化、 信息化。雖然紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人們流動(dòng)性增強(qiáng)的情況下， 紙質(zhì)檔案的弊端也更加明顯。這就要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案， 從實(shí)際情況來看， 沿用幾十年的人事檔案具有偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、 不具公共性和共享性， 不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信息狀況等缺陷，這樣的人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)當(dāng)中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具備市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。加之紙質(zhì)型人事檔案?jìng)鬟f過程中的人為性， 也可能導(dǎo)致因磨損而毀壞乃至個(gè)人信息失真的現(xiàn)象。 倘若實(shí)行人事檔案電子化， 查閱檔案人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸紙質(zhì)檔案的前提下就可以看見檔案原件， 既可以提高檔案的查閱速度， 節(jié)約人力、 物力， 也可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，有利于人事檔案的保密和安全。

　　(三) 創(chuàng)新人事檔案的管理制度， 實(shí)行人事檔案管理社會(huì)化。人事檔案管理社會(huì)化就是要求圍繞人事檔案工作所開展的人事認(rèn)定、 人事爭(zhēng)議、 人事流動(dòng)、 檔案保管等必須讓渡給擬建或已有的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)—— —人事事務(wù)所、 人才交流中心、 公民文件中心等，讓公共權(quán)力機(jī)構(gòu)或公共事業(yè)單位與公共雇員 “袖手旁觀” ， 從而充分實(shí)現(xiàn)社會(huì)的 “人事代理” 和公共管理。例如， 人事工作的認(rèn)定與仲裁可以交給人事事務(wù)所， 人才的開發(fā)與流動(dòng)可以由專門的人才交流中心完成，人事檔案可以由專門建立的公民文件中心保管。

　　人事檔案管理社會(huì)化的意義在于，一方面通過規(guī)范人事工作、 嚴(yán)肅人事檔案內(nèi)容，可以有效杜絕因人事檔案產(chǎn)生的種種失真現(xiàn)象， 克服現(xiàn)行人事檔案制度所出現(xiàn)的種種弊端，使人事檔案制度走向公平、 公正; 另一方面也極大地節(jié)約各種社會(huì)成本， 減少各個(gè)單位瑣碎的、 復(fù)雜的 “人事臃腫” ， 從而把更多的時(shí)間、 精力用于其本職工作。 當(dāng)然， 其社會(huì)化的意義還在于打破城鄉(xiāng)、 區(qū)域、 部門、 行業(yè)、 身份和所有制的限制， 推動(dòng)人力資源逐步實(shí)現(xiàn)由 “單位所有”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;社會(huì)所有” 這一遠(yuǎn)景目標(biāo)。

　　五、結(jié)束語

　　總之，人事檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和現(xiàn)代化管理是新時(shí)期做好檔案管理工作的必然要求，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)人才流動(dòng)的數(shù)最與質(zhì)量的逐步增強(qiáng)，未來的人事檔案管理模式將更加完善。