這篇檔案管理論文發(fā)表了如何加強(qiáng)電子公文檔案系統(tǒng)的管理制度，電子公文檔案隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息水平不斷得到提高，電子公文檔案有容易保存的特點(diǎn)，不僅節(jié)省了資源和更方便與管理，論文探討了如何完善安全管理體系，避免安全管理漏洞的出現(xiàn)，保證安全管理的有效性。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理論文,電子公文檔案,管理系統(tǒng),安全機(jī)制

　　隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，電子公文檔案的管理系統(tǒng)也在隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，不僅是不斷提高的信息水平，在網(wǎng)絡(luò)化以及智能化方面也有了一定程度的進(jìn)步，而且電子公文檔案正在向著公開化的方向發(fā)展著。這時(shí)，我們必須重視這些信息資源的安全管理，如果僅僅依靠電子公文檔案本身的管理系統(tǒng)并不能很好的保證安全性，即使管理系統(tǒng)本身有著一定的安全性，也一定會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題。甚至一些惡意的組織和個(gè)人會(huì)對(duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)以及信息資源造成極大的損害，所以我們應(yīng)該重視電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全研究，探索出穩(wěn)定有效的安全機(jī)制。

　　一、加強(qiáng)安全管理的概念

　　首先應(yīng)該具有安全管理的意識(shí)，熟悉了解安全管理的概念。隨著科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，電子公文檔案的管理系統(tǒng)所面臨著的安全隱患也越來(lái)越多。為了讓電子公文檔案管理系統(tǒng)安全有效的工作，有關(guān)部門一定要重視管理系統(tǒng)安全機(jī)制的研究，對(duì)管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理的概念。安全管理應(yīng)該是電子公文檔案管理系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該首先重視起來(lái)管理系統(tǒng)的安全問(wèn)題，保證管理系統(tǒng)安全有效的運(yùn)行。對(duì)電子公文檔案管理進(jìn)行明確的分工，安排相應(yīng)的安全管理人員，并且提高安全管理人員的安全工作意識(shí)，樹立安全理念，將工作中的安全性問(wèn)題放到第一位，這樣才能樹立起牢固的安全觀念，領(lǐng)導(dǎo)與工作人員相互提醒相互扶持，要第一時(shí)間解決工作中出現(xiàn)的安全性問(wèn)題。

　　二、完善安全管理體系

　　要想保證電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性應(yīng)該具有完善的安全管理體系，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，形成安全管理的網(wǎng)絡(luò)，完善安全管理體系。對(duì)于一個(gè)公司或單位而言，相關(guān)的管理部門和管理人員主要負(fù)責(zé)電子公文檔案的安全管理系統(tǒng)，但是要想加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性，卻有著許許多多的問(wèn)題，所以必須完善管理體系，對(duì)涉及到電子公文檔案的部門都應(yīng)該納入安全管理體系之中，可以建立一個(gè)電子公文檔案的安全管理系統(tǒng)部門，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人都應(yīng)該加入這個(gè)部門來(lái)提高協(xié)同性，這樣不僅可以形成強(qiáng)大的管理網(wǎng)絡(luò)，還可以增強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，有效的避免安全問(wèn)題的發(fā)生，總而言之完善安全管理體系，需要完成各個(gè)方面的安全管理工作，多個(gè)部門之間的協(xié)同合作，使相關(guān)的安全管理人員、安全管理技術(shù)和安全管理制度具有更加密切的聯(lián)系，避免安全管理漏洞的出現(xiàn)，保證安全管理的有效性。

　　三、建立健全安全管理制度

　　一般來(lái)說(shuō)檔案都有著比較重要的信息保存，所以對(duì)安全性和保密性有著較高的要求。我國(guó)也有著對(duì)公文檔案進(jìn)行保護(hù)的法律法規(guī)。在公文檔案中有一部分年代久遠(yuǎn)或是有特殊意義的檔案是紙質(zhì)保存的，具有較高的機(jī)密性，所以會(huì)有相關(guān)的管理人員對(duì)這些檔案進(jìn)行保存處理，同樣的由于計(jì)算機(jī)的進(jìn)步也有著相當(dāng)一部分的公文檔案是由電子形式保存的，這些文件同樣具有保密性的特點(diǎn)，但是一些惡意的不法分子或組織會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)這些文件進(jìn)行破壞或是盜竊，為了防止這些問(wèn)題的出現(xiàn)，所以相關(guān)部門必須提高管理系統(tǒng)的安全性，建立健全相關(guān)的安全管理制度，對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行安全管理工作培訓(xùn)，提高他們的安全工作意識(shí)，加強(qiáng)鍛煉工作人員的安全管理技能，對(duì)一些特別重要的文件安排專人管理，可以有效的加強(qiáng)安全性。

　　四、加強(qiáng)電子公文檔案的物理安全

　　電子公文檔案的保存相比紙質(zhì)檔案有著許多的優(yōu)點(diǎn)，例如占地少，易于保存，但是電子公文檔案的保存也需要有關(guān)部門的注意，這是其安全管理不可忽視的重要因素，電子公文檔案的物理安全包括存儲(chǔ)工具，通訊設(shè)備等的安全，要保證保存電子公文檔案的電子設(shè)備能夠不受到人為損害或是自然災(zāi)害的破壞。建立起有效的物理保護(hù)設(shè)施，切實(shí)有效的保護(hù)電子公文檔案的物理安全。電子公文檔案的物理存儲(chǔ)設(shè)備現(xiàn)在主要分為三種，分別為磁盤保存，光盤保存和電子設(shè)備保存。

　　其中光盤的存儲(chǔ)時(shí)間最長(zhǎng)，不容易受到外界環(huán)境的干擾，不會(huì)受到電磁波等干擾，存儲(chǔ)時(shí)間達(dá)到50年以上，一般用于長(zhǎng)期儲(chǔ)存，而磁盤與電子設(shè)備的保存因?yàn)楸４娴臅r(shí)間較短，受到電源等因素的制約所以多用于臨時(shí)儲(chǔ)存。

　　不同的存儲(chǔ)介質(zhì)在實(shí)際的存儲(chǔ)過(guò)程中起到不同的作用，有關(guān)部門根據(jù)電子檔案的需求有效的利用物理存儲(chǔ)設(shè)施也可以有效的提高公文電子檔案的安全性，為了使電子公文檔案管理系統(tǒng)更加安全有效穩(wěn)定的運(yùn)行應(yīng)該制定相應(yīng)的物理安全措施，這樣不僅可以增加電子公文檔案的安全性，還能夠減少其受到人為因素破壞的幾率，保證了相關(guān)電子設(shè)備的安全性。電子公文檔案的物理安全是電子公文檔案的安全的基礎(chǔ)與前提，有效的物理安全措施不僅僅增加了電子公文檔案的安全性，對(duì)于其保存的便利性與長(zhǎng)久的保存也有很大的優(yōu)點(diǎn)。

　　五、結(jié)束語(yǔ)

　　隨著科技不斷地進(jìn)步與發(fā)展，公文檔案的保存越來(lái)越趨向于電子化，電子公文檔案與紙質(zhì)檔案相比有著極大的優(yōu)點(diǎn)，電子公文檔案的應(yīng)用不僅推進(jìn)了電子政務(wù)的發(fā)展，還在一定程度上促進(jìn)了信息化的發(fā)展，但是隨之而來(lái)的還有安全性問(wèn)題，一些非法分子靠竊取資料來(lái)賺取財(cái)富，所以相關(guān)的管理人員應(yīng)該不斷地提高自己的安全意識(shí)，樹立起安全管理的概念，不斷地提高自己安全管理的技術(shù)與方法，創(chuàng)新安全管理的辦法。

　　參考文獻(xiàn)

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　　[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].赤子(上中旬)2015,(13)

　　作者：孫巍

　　推薦閱讀：《檔案時(shí)空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會(huì)主辦。它是在黨的十一屆三中全會(huì)后全國(guó)檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。