摘要：本文從現(xiàn)代企業(yè)辦公室中運(yùn)用現(xiàn)代化管理、科學(xué)化管理和精細(xì)化管理三個(gè)方面，詳細(xì)闡述了他們?cè)谵k公室管理系統(tǒng)中運(yùn)用及其優(yōu)勢(shì)，提出了采取積極措施加大推進(jìn)力度，是辦公室管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè);現(xiàn)代化;科學(xué)化;精細(xì)化;應(yīng)用

　　隨著中國整體經(jīng)濟(jì)的崛起和不斷突破，在現(xiàn)代企業(yè)在此過程中發(fā)揮著巨大的作用。伴隨著公司企業(yè)自身發(fā)展壯大，辦公室已成為現(xiàn)代企業(yè)綜合性的管理服務(wù)部門，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)發(fā)展謀劃決策以及監(jiān)察決策順利實(shí)施服務(wù)的重要職責(zé)，作為企業(yè)經(jīng)營的中樞，辦公室在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中具有連接上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的特殊地位和作用。但辦公室工作在現(xiàn)代企業(yè)、特別是在施工企業(yè)中還有許多有待完善的地方，本文針對(duì)現(xiàn)代施工企業(yè)辦公室管理工作特點(diǎn)，結(jié)合本人長期的辦公室管理工作實(shí)踐，對(duì)做好現(xiàn)代企業(yè)辦公室全面管理工作進(jìn)行了一些探索并提出自己的“三化”管理模式。

　　一、辦公室管理現(xiàn)代化

　　(一)信息管理的集成化。現(xiàn)代化的辦公室管理系統(tǒng)由軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的組成，人對(duì)系統(tǒng)的合理使用，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，從而集成了現(xiàn)代化的開放式的辦公室管理系統(tǒng)，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得最新和完整的信息，提高領(lǐng)導(dǎo)層整體的反應(yīng)速度和決策能力。

　　(二)文檔管理的無紙化。現(xiàn)代化的辦公室管理從傳統(tǒng)的各種紙質(zhì)文檔完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，可使各類電子文檔(包括各種文件、資料、信息)能夠通過計(jì)算機(jī)文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔分門別類的保管，減少文件丟失的可能性，提高辦公室的可用空間，同時(shí)還能設(shè)定各部門按權(quán)限進(jìn)行文檔的檢索查閱和共享使用。

　　(三)輔助辦公的自動(dòng)化。辦公室是一個(gè)綜合職能部門，工作內(nèi)容多種多樣，涉及各項(xiàng)程序紛繁復(fù)雜，它牽涉的管理內(nèi)容比較多，如會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、檔案管理等等，現(xiàn)代化的辦公室管理即是實(shí)現(xiàn)了這些日常事務(wù)性辦公工作的自動(dòng)化。

　　(四)工作流程的規(guī)范化。在辦公系統(tǒng)都存在著大量流程化的工作，例如公文的簽發(fā)、合同的審核簽訂、各種申請(qǐng)書或假條的審批、請(qǐng)示、匯報(bào)、事務(wù)管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤等，都是一些流程化的工作，通過現(xiàn)代化的管理就可實(shí)現(xiàn)流程過程的自動(dòng)記錄和實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤等，也保證各個(gè)環(huán)節(jié)中工作流程的規(guī)范化，可有效的提高歌部門人員及領(lǐng)導(dǎo)的單位辦公工作效率。

　　(五)協(xié)同共享的網(wǎng)絡(luò)化。通過運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換和網(wǎng)內(nèi)資源共享，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。例如電子公告、電子論壇、電子刊物，郵件系統(tǒng)，使內(nèi)部的規(guī)章制度、企業(yè)新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、通知公告等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時(shí)了解企業(yè)最新的發(fā)展動(dòng)態(tài)和目前需要解決的問題，不僅使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，而且也促進(jìn)了分布式辦公有效管理和遠(yuǎn)程辦公的可操作性實(shí)施。

　　二、辦公室管理科學(xué)化

　　(一)合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)。辦公室處于現(xiàn)代企業(yè)管理的中樞地位，它不僅是協(xié)調(diào)上下和內(nèi)外的綜合辦事部門，而且是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的輔助幫手，具有后勤保障、咨詢服務(wù)、信息收發(fā)等基本職能，工作任務(wù)十分瑣碎繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或素質(zhì)不合格，必將影響辦公室管理功能的正常發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的辦公室管理，必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備齊全合格的工作人員，使辦公室由一支掌握較高理論水平、熟悉各項(xiàng)政策法規(guī)、較好的文字編寫能力和靈活協(xié)調(diào)公關(guān)能力的精干隊(duì)伍組成，以確保辦公室各項(xiàng)工作能順利開展。

　　(二)勞效結(jié)合，科學(xué)付酬。現(xiàn)代辦公室將就“以人為本”，因此辦公室人員的勞動(dòng)付酬應(yīng)建立在科學(xué)考核的基礎(chǔ)上，合理分配。辦公室是一個(gè)綜合性的服務(wù)部門，工作性質(zhì)有別于其他部門，工作任務(wù)很瑣碎繁雜，每個(gè)崗位既有相對(duì)獨(dú)立的工作職責(zé)，又有與其他部門崗位相配合的工作，而且同是辦公室的崗位，但不同崗位的職能性質(zhì)又不一樣，有的崗位工作的基礎(chǔ)性特征明顯，有的崗位工作的專業(yè)性特征明顯。崗位不同，工作的性質(zhì)也就不同，工作成效展現(xiàn)出來的形式也就不同。這些都會(huì)導(dǎo)致對(duì)辦公室人員工作績效的評(píng)價(jià)難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這就要思考，是按勞取酬，還是按績效取酬。如果模糊界限，則難以發(fā)揮工作評(píng)價(jià)對(duì)促進(jìn)工作積極性和績效提升的功能。因此合理制定評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，既按量又按質(zhì)付酬。辦公室人員付酬要?jiǎng)谛ЫY(jié)合，各種因素共同衡量，把崗位職能分成幾個(gè)因素性指標(biāo)，明確每個(gè)崗位職能的主指標(biāo)和副指標(biāo)，不同崗位考核不同的主指標(biāo)、副指標(biāo)作為參考，主、副指標(biāo)以不同的分值加以量化，以此確定薪酬的組成。這樣，才能起到真正的激勵(lì)作用。

　　(三)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的學(xué)習(xí)。辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強(qiáng)，這必然要求辦公室人員應(yīng)該定期通過組織培訓(xùn)和管理交流，使其具有較寬的知識(shí)面，開闊視野，掌握辦公室管理的專業(yè)知識(shí)和辦公自動(dòng)化技術(shù)。同時(shí)，不斷提升綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力、社交能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

　　三、辦公室管理精細(xì)化

　　(一)強(qiáng)化精細(xì)化管理規(guī)章制度。推行辦公室精細(xì)化管理，就要求辦公室工作必須走專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化之路。從強(qiáng)化精細(xì)化管理規(guī)章制度入手，依靠精細(xì)管理規(guī)章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理經(jīng)驗(yàn)形成為工作制度，要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善責(zé)任體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。在狠抓管理規(guī)章制度落實(shí)的同時(shí)，還要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)建立健全并認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理規(guī)章制度和工作流程，堅(jiān)持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為，還要減少和避免人為因素的介入和工作部署的隨意性。通過完善和強(qiáng)化辦公室管理規(guī)章制度建設(shè)，努力營造高效有序的工作氛圍。

　　(二)培養(yǎng)精細(xì)化工作習(xí)慣。精細(xì)化管理就是要求每位辦公室成員都要在日常工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)和養(yǎng)成細(xì)心做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上，從“細(xì)”上著眼，在“精”上下功夫，以“實(shí)”處做文章。培養(yǎng)精細(xì)化工作習(xí)慣最終是通過提升辦公室成員的整體素質(zhì)的方式實(shí)現(xiàn)，讓辦公室成員從中認(rèn)識(shí)并體會(huì)到精細(xì)化管理所帶來的良好效果。正如我們看到的：辦公室工作代表著公司企業(yè)的形象，辦公室人員的工作素質(zhì)都代表著辦公室內(nèi)在的管理素養(yǎng)，代表著整個(gè)公司企業(yè)的管理形象和作風(fēng)。

　　(三)堅(jiān)持精細(xì)化管理理念。現(xiàn)代企業(yè)辦公室逐步努力將精細(xì)化管理上升為一種文化理念，營造“忠實(shí)、勤奮、團(tuán)結(jié)、高效、自律、嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)、創(chuàng)新”團(tuán)隊(duì)文化氛圍，高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。本人認(rèn)為：制度僅能約束人，文化卻能滲入人心，并激勵(lì)員工在工作中實(shí)現(xiàn)自我超越。辦公室人員要努力做到圍繞中心、服務(wù)大局，愛崗敬業(yè)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，投身辦公室工作實(shí)踐，提高精細(xì)化管理理念，才能真正保持辦公室工作的持久活力，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。

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