摘要：隨著現代科技的發展，傳統的、低效率的手工立卷方式已不再適應快節奏、高質量、高效率的現代企業的發展，并將逐步被電子立卷所代替。文章主要對現代企業文書立卷的必要性，應遵循的原則，立卷方式以及運用現代化辦公設備進行文書立卷等方面展開了論述。

　　關鍵詞：現代企業,文書立卷

　　1 概述

　　在現代企業的實際管理工作中，有許多企業仍將文書工作和檔案工作作為兩個獨立的工作體系，各自為政，獨立運行，造成工作運轉不暢，工作效率 低下。1993年修訂通過的《國家行政機關公文處理辦法》對文書立卷做了明確的規定。但是文書立卷并過調查：據不完全統計，全國真正推行文書立卷是企業公文處理工作中的一項重要內容，也是現行文書轉化為檔案的開端。文書立卷密切了文書工作和檔案工作的關系，加強了兩者的協調和配合，為實現文件和檔案的一體化管理奠定了基礎。

　　2 企業文書立卷的作用

　　2.1有利于文件的完整和安全

　　企業在管理運行過程中所使用的文件包括企業內部印發的文件和由外部送達企業的外部文件，以及有保存價值和參考價值的資料，這些文件材料記錄和反映了企業的發展歷史和生產經營活動，有的文件材料甚至還反映了企業工作的機密事件，對企業的生存和發展有著致關重要的影響。在日益激烈的社會競爭中，競爭對手為了戰勝對手并取得較高的經濟效益，刺探對手信息的現象屢有發生。由此可見，對文件進行規范化管理是十分必要的，企業要求文書立卷可以避免其文件材料的丟失。因為文書在文件的處理過程中，對文件材料的流向是十分清楚的，在對文件材料集中整理時可以發現文件是否齊全。如不齊全，可以把部門或個人手中辦理的文件收集起來統一整理。企業日常處理的單份文件越來越多，這些零散的單份文件不僅雜亂，而且容易磨損和丟失。如果將零散的單份文件按照一定規格立卷，可以避免文件材料的破損和失散，保證了文件材料的安全和齊全，也便于保存和管理。

　　2.2 便于查找利用

　　企業文件材料是隨著企業工作的實際需要而產生的，每份文件都有它特定的使用價值，而且有些文件材料之間有著必然的聯系。例如，某企業要擴建廠房，企業向上級和各有關單位申請其所需要的土地、資金時所形成的請示性文件;上級對該工程項目的批復性文件;以及圖紙、招投標書、各種施工合同、設備購置合同等等，都是同一項工程中的多種文件材料，他們之間有著密切的聯系。對這些文件材料進行整理、立卷，形成一套完整的資料，這就對以后的查找工作提供了便利的條件。若拆散了文件間的固有聯系，使文件零散、雜亂無章，查找起來如同大海撈針，費時又費力。因此文書處理部門不僅需要將具有參考價值的全部文件完整在聯系，科學、有序、系統地進行整理，并組成案卷，使每一卷都成為精練的、有機聯系的文件組合體，為今后的查找利用提供方便。

　　2.3為檔案工作的開展奠定基礎

　　文書立卷是文件處理工作的最后環節，案卷移交給檔案部門后，文件材料就結束了它在秘書部門的處理和運轉過程，進入檔案管理階段。文件材料和檔案有著淵源關系，在立卷前是文件材料，立卷后便成了檔案，立卷歸檔工作是兩者的“結合部”和中間環節。立卷工作做得好，可以加快文件材料向檔案的轉化，為檔案管理工作的開展奠定基礎。

　　3 如何保證案卷的質量

　　一般來說，企業形成的文件有四種類型，即綜合性工作計劃、報告、總結;會議材料;處理具體業務所形成的文件;本企業編印的刊物。在對這些文件立卷時，一定要從本企業形成文件的整體情況出發，全面考慮、綜合分析，不僅要選用恰當的立卷方法，而且要遵循文書立卷的基本原則，以提高案卷的質量。遵循企業機關的工作規律每個機關都有它的職能和任務，并且，其工作活動總是有一定規律的。如召開一次會議，會前要起草會議文件、發放會議通知，征求會議議題及會議意見，必要時召開預備會議;然后，經過正式會議討論研究，形成決議、會議總結、會議紀要等。企業機關工作活動的規律性決定了文件的形成過程也有規律性。如文件之間有一定的時間順序和承啟銜接，先有工作計劃，次有工作部署，再有工作決定、指示，后有工作總結。在文件形成過程中所具有的這種起因根據和承接順序，構成了文件形成的一般規律。因此文書立卷的過程中必須要掌握這些規律，遵循文件形成的先后順序，如實地反映各項工作的客觀進程

　　4 企業辦公自動化給文書立卷工作帶來的新變革

　　以現代化的辦公手段———計算機技術和通信技術來代替傳統的手工操作和筆紙 實現文書立卷和檔案管理工作。

　　萬方數據

　　為主的辦公方式已成為趨勢。實行辦公自動化后，文書立卷工作完全可以借助先進的辦公設備進行處理。

　　4.1實現辦公自動化，運用新的辦公手段完成文書立卷工作，要求秘書人員必須具備一定的素質與技能

　　4.1.1熟練的業務素質和基本素質

　　在運用辦公自動化設備處理文件時，秘書人員必須對文件的形成過程和處理程序十分了解，同時還要熟練地掌握文件立卷依據，這有助于今后立卷工作的開展。例如：文件寧電用(2011)關于供用電工程貼費有關問題的通知》到年底立卷時，首先，要求秘書人員在文件處理過程中依據《西北電力系統檔案分類標準和保存期限一覽表》，結合該文件的實際內容分析出文件立卷時的分類代碼和保管期限為245、長期;其次，將其分析結果利用辦公自動化程序中的檔案管理系統進行立卷。如果秘書對文件的處理程序、立卷依據等不了解，甚至不了解自動化辦公設備的使用 方式，其業務就 無法進行。秘書人員在熟練的掌握業務的同時還要具備最基本的素質，如打印，校對，使用與辦公自動化程序配套的各種設備，包括照相機、錄音機、掃描機、復印機等。

　　4.1.2電子計算機的應用技術

　　秘書人員在進行文件處理過程中必須懂得一定的計算機知識，如 一定的硬件知識、軟件知識;能順利地進行文件編輯;表格處理;圖象、圖形處理;一定的程序編制能力;計算機網絡知識等等。

　　4.2利用辦公自動化進行文件立卷，實現了文件到檔案的“無封交換”，使文檔一體化趨于實現。

　　在辦公自動化代替手工操作實現后，秘書人員可以利用計算機的文檔管理系統來秘書人員在運用計算機處理文件時，應首先登錄文件的基本信息。如對外來文件要求登錄來文單位、文件標題、文件字號、主題詞、文件頁數、文件是否受控以及基本的文件立卷歸檔信息(包括文件分類代碼號、保存期限、文件是否銷毀、銷毀原因等)，文件正文也可以通過掃描儀進行處理。對于內部文件，由擬文單位在網上擬稿，經過各級領導和文件處理部門對文件進行審核、處理后，形成正式文件。由于文件的基本數據在網上文件的形成過程中已形成，所以秘書人員對文件進行分析后只登錄文件立卷歸檔信息。這樣就為年終運用辦公自動化進行文書立卷奠定了基礎。由于立卷所需的各項數據事先已在計算機上登錄完成，因此在立卷時只要在檔案管理系統中給計算機一個可以識別的指令，計算機即可根據原有文件的內容、特點和已登錄的信息進行自動編制、組卷。而且在文件處理過程中計算機一次登錄的各項文件信息可以多途徑利用，例如根據文件立卷歸檔的要求，利用計算機一次登錄的信息，年終可用打印機按照公文的順序號(包括收文的流水號和發文的問號)打印出歸檔的文件清單，代替秘書人員手工登錄的收、發文本;利用同樣的信息打印出一年的案卷目錄、卷內目錄、文件受控清單和文件銷毀清單等。利用辦公自動化進行文件處理立卷工作時，由于通過計算機網絡實現了文件一次性輸入，多途徑的輸出利用，從而達到了文書與檔案數據資源的最佳利用效果，同時可以消除重復性勞動，節省了時間，提高了工作效率和質量。利用辦公自動化進行文書立卷，增強了文件的安全性和完整性，同時在文書工作和檔案工作中形成了信息共享，功能銜接，真正實現了文件到檔案的“無縫銜接”，使文檔一體化管理得以實現