隨著我國國民經濟的迅速發展,城市建設步伐不斷加快，各種建設工程投資力度不斷加大，由此產生的各種工程檔案數量急劇增加，門類不斷增多。在新的形勢下，城建檔案管理部門如何應用法制手段，建立督導體制，加強對工程檔案的工作力度，確保各種工程檔案及時、完整、保質保量地歸檔，是擺在城建檔案工作者面前急需解決的問題。
一、 建立工程檔案質量督導體制是城建檔案管理法制化的需要。
隨著國務院《建設工程質量管理條例》的頒布實施，以及國標GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》的頒布執行，工程檔案的形成出現新的特點。一是檔案內容有所增加，如建設工程招投標工作及工程監理形成的檔案資料；二是建設工程檔案歸檔的質量要求更加嚴格，如竣工圖章的內容增加監理單位的簽章，文字材料的幅面統一為A4，計算機出圖必須清晰，不得使用復印件等；三是歸檔的時限縮短，由原來的6個月縮短為3個月，加快了檔案歸檔的工作進程。這一系列的變化，說明了城建檔案工作正日漸走上規范化、法制化的軌道。
長期以來,城建檔案管理部門將業務指導作為對外行使管理職能的一項重要手段，它對工程檔案的收集、整理、歸檔及質量把關起到很大的作用。隨著時代的發展和法制的完善，城建檔案工作應與時俱進，在原有業務指導工作的基礎上，強化法制的制約手段，突出城建檔案管理部門對工程檔案的監督職能，使城建檔案管理部門提前介入，全程監督，確保工程檔案及時、完整地歸檔。
加強對工程檔案工作的監督是城建檔案管理部門的法定職能。建設部建辦（2001）103號文《建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》中指出，“城建檔案管理部門要加強對工程檔案工作的監督、檢查和指導”，在2002年5月1日實施的中華人民共和國國家標準GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》中以國標的形式指出“城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監督、檢查和指導”，這些規章制度都十分強調城建檔案管理部門的監督職能。因此，城建檔案管理部門對監督職能的行使不僅是自身工作所必需的，而且是法定職能，是建設行政主管部門賦予的職責。將監督、檢查及業務指導三者有機結合起來，以制度的形式加以確定，建立城建檔案管理部門的督導體制，將使我們真正地擁有能從工程文件資料到形成檔案歸檔這一全過程的質量控制手段。
二、 建設工程檔案督導體制的建立
建設工程檔案督導體制是一種建立在已有的業務指導的基礎上，強化了城建檔案管理機構的監督、檢查職能，符合工程檔案產生和形成規律的新型的城建檔案工作體制。相對于業務指導工作而言，督導是指導工作的保障，指導是督導工作的基礎，它們的目的是一致的，但兩者又是圍繞著一個目的而展開的兩種不同性質的工作。督導具有很強的制約性，它依照國家有關城建檔案工作的法律法規，來監督、檢查建設、施工、質監等部門的城建檔案工作。而業務指導是針對城建檔案工作實踐中遇到的具體業務、技術性問題進行答疑和咨詢，介紹工作經驗，做出業務示范，提出指導意見，供指導對象參考、學習，業務指導不具有強制性質。
建立工程檔案督導體制是城建檔案工作法制化的一種新的嘗試，它可以借鑒和吸收工程質量監督和監理工作中的一些好的經驗，用好用足現有的法律法規，細化工作內容和工作規范，制訂工程檔案監督檢查的具體規章制度，并結合行政執法手段，對業務范圍內的監督對象的檔案工作提前介入，全程跟蹤，定期檢查，及時糾偏。
三、 工程檔案督導工作的主要內容
工程檔案質量的督導應從兩方面入手，一是對工程檔案的前身即工程文件材料的形成過程進行督導，二是對工程檔案案卷整理質量的督導。
建設工程文件材料是在工程項目建設過中產生的，而且其形成時間貫穿于工程的整個過程，涉及的文件形成單位主要有項目審批、參與建設的單位。當然，在管理類文件中有一些是政府行政部門的審批文件，由于其一般都遵循了機關文書工作的規定，這一部分文件材料的形成的程序較為規范,質量相對穩定。就目前的實際情況而言，督導工作的重心主要是施工過程中形成的內業文件。內業文件的形成涉及到建設、監理、施工、勘察、設計、材料檢測、質量監督等各參建單位。如“隱蔽工程驗收記錄”這份內業文件，需建設、監理、施工、質監等有關人員的簽字才能生效；各類建材需要出廠合格證及現場抽樣送交有資質的材料檢測部門進行試驗，出具試驗報告，這樣才符合質檢要求。因此，對工程文件材料的質量進行督導，除了城建檔案工作人員本身起的主導作用外，還需以上各參建單位人員的參與協作。
在督導的工作內容中，城建檔案管理部門應把重點放在工程檔案的系統性、完整性、真實性，即根據國標GB/50328-2001中制訂的工程檔案的歸檔范圍進行督導。由于城建檔案工作人員不能象施工、監理等參建單位那樣常駐施工現場，施工、監理等參建單位人員有責任也有義務確保工程檔案的完整、真實、準確，因此，必須建立相關的制度，采取一些強制性措施，來保證工程檔案的真實、準確，使進館的工程檔案有較高的可信度。例如，泉州市城建檔案館根據國標GB/50328-2001中制訂的竣工圖章的樣式，以泉州市建設局泉建辦（2002）17號文要求工程參建單位有關責任人的簽字及單位蓋章應同時向市城建檔案館備案，通過實施這一強制性措施，扼住了施工單位長期以來由他人代為簽字的惡習，增強有關責任人的工作責任心，提高工程檔案的可信度。
工程檔案質量的督導的另一個內容是案卷的整理質量。案卷的整理質量的好壞對檔案的歸檔、提供利用及以后數據庫的建立會產生很大的影響。在監督檢查中，應注意是否依照建設部《城市建設檔案案卷質量規定》來進行整理，檢查文件的書寫用紙規格及竣工圖的圖幅格式是否符合標準，工程文件中是否用了紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡進行書寫，這些不符合規范要求的因素減少到最小的程度。要求報送電子文件的，還要檢查電子文件的格式是否有效，與數據庫的文件格式是否匹配。
要把建設工程檔案的督導工作落實得更為透徹，還須建立一套工程檔案質量評定體系，依照建設部《城市建設檔案案卷質量規定》，將工程文件材料的質量要求細化，制訂出科學的工程文件材料評定標準，對建設單位移交的工程檔案的質量作出客觀準確的等級評定，從而督促各建設單位檔案工作人員認真做好檔案工作，促使工程檔案案卷總體質量的提高。
建立城建檔案的督導體制，是城建檔案工作走上規范化、法制化道路的一個重要的環節，在全社會大力倡導依法行政的今天，城建檔案工作者們應勇立潮頭，大膽創新，開拓進取，去迎接時代的挑戰。