摘 要 企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案管理工作是關系企業(yè)職工養(yǎng)老保險管理繳納的重要內容，因此需要予以格外的重視。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的一個重要的原則就是保證養(yǎng)老保險檔案的完整性、真實性和安全性，為企業(yè)職工提供優(yōu)質的參保服務，對于完善社會保障制度具有重要的意義。文章正是基于這個背景，對當前企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并在此基礎上有針對性的提出相關的解決措施，期望能夠為相關專業(yè)人士提供參考。

　　關鍵詞 企業(yè)養(yǎng)老保險 檔案 信息化管理 探析

　　作者：羅茜

　　隨著社會保障制度的不斷完善和人們對于社保的意識覺醒，目前養(yǎng)老保險已經(jīng)成為了人們關注的重點。尤其是對于企業(yè)而言，如何確保所屬職工能夠全面參保，成為了關系企業(yè)職工切身利益的重大事項。企業(yè)的養(yǎng)老保險管理工作是一項非常細致規(guī)范的工作，尤其是對于養(yǎng)老保險檔案的管理。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，目前在養(yǎng)老保險的管理中，信息化手段正在發(fā)揮著重要的推動作業(yè)，目前養(yǎng)老保險檔案管理也不斷邁向信息化管理時代。文章就針對企業(yè)養(yǎng)老保險信息化管理過程中存在的問題進行細致分析，并在此基礎上提出一些解決措施。

　　一、養(yǎng)老保險檔案信息化管理的重要意義

　　企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理，就是將企業(yè)職工的養(yǎng)老保險檔案以數(shù)字化的方式進行存儲和管理，為企業(yè)養(yǎng)老保險管理提供更加便利的服務。利用信息化手段進行檔案管理的一個主要的優(yōu)勢就是可以利用數(shù)字化的便利性對檔案資料等進行方便的查詢和操作，借助計算機系統(tǒng)的強大功能對檔案進行輔助管理，從而大幅提高檔案管理工作的效率。相較于傳統(tǒng)的紙質化檔案管理工作，數(shù)字信息一方面有利于數(shù)據(jù)信息的保存和讀取，另一方面也可以借助計算機系統(tǒng)對其進行便利的操作，節(jié)約了大量的人力、物力和財力。具體而言，養(yǎng)老保險檔案管理信息化管理的重大意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

　　(一)便于檔案查詢和利用

　　相較于傳統(tǒng)的紙質版存檔，養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化存儲后，可以借助計算機系統(tǒng)在實現(xiàn)在檔案查詢系統(tǒng)中通過關鍵字進行快速搜索，極大地提升了檔案的查詢和利用效率。此外還可以通過數(shù)字加密技術對檔案信息進行加密，從而能夠有效確保檔案管理的保密性。養(yǎng)老保險檔案實現(xiàn)信息化后，還可以提升檔案的保存時間，使紙質檔案的壽命得到延長。

　　(二)提升檔案管理的科學性

　　利用計算機和網(wǎng)絡技術，通過檔案管理系統(tǒng)的功能設計，從而能夠協(xié)助形成一套良好的管理體系。檔案信息資源利用的效率是檔案管理工作的關鍵，采取信息化管理的手段能夠有效提升檔案管理的科學性，利用開放的工作平臺和規(guī)范的操作程序提升管理工作的科學性。此外，系統(tǒng)還能夠通過其功能流程設計，幫助相關工作人員在檔案操作中規(guī)范其處理流程，進一步提高檔案管理的科學性。

　　(三)支持養(yǎng)老保險管理決策和管理工作

　　通過信息化管理手段，能夠利用計算機系統(tǒng)進行大量養(yǎng)老保險檔案信息的統(tǒng)計和分析，從而為養(yǎng)老保險管理工作提供有效的決策支撐。通過系統(tǒng)功能的不斷增強，數(shù)據(jù)的分析結果不斷更加合理精確，同時可以直觀地展現(xiàn)在管理人員面前，進而提升管理決策的準確性。此外，也能夠利用計算機信息化系統(tǒng)進行檔案的輔助管理工作，從而大量減少人員參與的工作量。

　　(四)提升企業(yè)養(yǎng)老保險管理的時效性

　　檔案數(shù)字化、信息化后，就可以利用網(wǎng)絡和計算機對其進行實時訪問和修改，有效提升管理工作的時效性。具體來講，一方面管理人員可以在聯(lián)網(wǎng)情況下在任何地點訪問數(shù)據(jù)庫進行管理辦公，另一方面信息的便捷訪問處理也使得信息的更新速度也相較于紙質化的檔案有了明顯的提高。

　　二、當前企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理存在的問題

　　(一)相關的管理人員對檔案信息化管理認識不足

　　當前企業(yè)養(yǎng)老保險管理工作已經(jīng)逐步引入了信息化的管理手段，并且得到了良好的應用效果，信息化管理方式已經(jīng)成為了檔案管理的趨勢。目前看來，企業(yè)的養(yǎng)老保險管理人員對于檔案信息化管理的重要作用和意義認識不到位，對于信息化管理方式還不能夠積極學習和融入，導致企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的信息化管理工作無法真正有效推進。有的檔案管理人員存在認識偏差，認為將檔案信息輸入到計算機系統(tǒng)中，完成數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲工作就實現(xiàn)了檔案管理的信息化，其實殊不知這只是信息化管理的基礎和前提。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化后，更重要的是通過計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)通信系統(tǒng)對檔案信息進行管理，從而真正利用好信息化管理的優(yōu)勢。目前來看，企業(yè)相關管理人員的思想認識還需要進一步提高。

　　(二)企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作內容有缺失

　　在實際的養(yǎng)老保險檔案信息化管理工作中，對于檔案信息的起草、修改和打印等操作都是利用電腦、網(wǎng)絡和檔案信息管理系統(tǒng)進行相關的操作，此外檔案信息的存儲也是以電子檔案的形式保存在信息系統(tǒng)中。養(yǎng)老保險檔案的電子化存儲和管理也帶來了一些弊端，尤其是電子信息復制簡單、可以被輕易修改，對于原始信息的留存沒有痕跡，導致許多管理人員在管理過程中容易產(chǎn)生懼怕的心理，擔心檔案信息被隨意更改，原始信息不能夠保留，因此許多管理人員在實際的管理工作中，還是會借助紙質化的手段進行檔案信息的管理甚至是主要依靠紙質化檔案進行管理，導致檔案信息化管理的內容不全面，存在缺陷。

　　(三)養(yǎng)老保險檔案信息化管理制度還不完善

　　檔案信息化管理工作相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作有很多工作方式和工作內容上的革新，因此在管理制度上也應當有所變化，才能夠適應當前信息化管理工作的需求。檔案信息化管理制度是保證養(yǎng)老保險檔案管理工作的根本遵循，也是促進養(yǎng)老保險管理工作正規(guī)化的重要措施。制度不完善的情況下，有可能導致檔案信息管理系統(tǒng)在電子檔案存儲格式、檔案共享性等方面存在很多不一致、不規(guī)范的情況，因此就很難進一步發(fā)揮信息化管理的效果。

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