來源：科學與生活·學術 2022年5期
作者：雷亞龍
摘要：信息技術的進一步發展為檔案管理帶來了新的機遇，檔案管理發展的優化應該從數字化建設發展。本文在簡述檔案數字化建設含義與意義的基礎上，對目前檔案數字化建設存在的問題及未來發展思路進行了深入研究，本文認為，檔案數字化建設應該從規范管理模式，加強人員培訓，加大資金及技術性投入等方面著手，全面推動檔案數字化建設。
關鍵詞：檔案管理;數字化建設;信息技術
前言：作為一種信息資源，檔案在居民生產生活當中占據重要地位，是國家信息資源的重要部分。隨著計算機技術的發展，我國檔案管理開始向數字化發展，但由于起步較晚，相關技術投入不足，目前檔案數字化建設仍然存在較大缺陷，特別是信息泄露帶來的嚴重安全問題，影響了檔案數字化建設的進一步發展。但是也應該看到，檔案數字化建設對于提高檔案管理的便捷性具有重要意義，因此應該針對其缺陷有效彌補，實現安全穩定的檔案數字化建設。
1檔案數字化建設含義
檔案數字化建設是將傳統紙質檔案向數字化檔案進行轉變，借助于計算機和網絡將其共聯進行管理，進行檔案信息庫的建設，實現檔案的共享，這一過程需要借助儲存技術、數據庫技術、掃描技術以及計算機技術等高新技術。檔案數字化按照數字化程度可將其分為兩個層次：其一為檔案目錄數字化，其主要目的是進行檔案目錄數據庫的建設，對著錄標引進行規范，完善數據庫結構;其二是檔案全文的數字化，這一過程主要建筑掃描錄入技術將其轉化為圖像文件，按目錄進行規范整理。在進行當然數據化建設的過程當中，應按照檔案自身特點，綜合使用兩種方式。檔案數字化管理流程如下圖所示，必須要注意的是，在對于紙質檔案進行數字化建設之后，還應該將原檔案進行歸類保存，以防數字化建設出現問題檔案丟失。
2檔案數字化建設的意義
2.1有效保護檔案原件
傳統的檔案大多為紙質形式，其分類管理完全依賴于人工，對于需要長期保存的檔案來說，丟失、破損的可能在所難免。將紙質的檔案通過掃描等方式進行上傳，在相應的數據庫當中進行儲存，可最大程度的對其進行原樣保存，方便后續進行查閱，檔案丟失、破損的可能性大大降低。
2.2提高工作人員的工作效率
檔案作為一種記錄工具，內容繁多，在使用紙質記錄的情況下，不僅需要大量的儲存空間，而且后續查閱非常繁瑣，管理工作十分龐大。如后續需要發生檔案修補，則工作量就更大了。采用檔案數字化管理，可利用現代信息技術將其進行歸類，大大降低了管理的時間，提升工作人員的工作效率和工作質量，后續的信息維護也變得更加方便。
2.3提高檔案使用效率
傳統紙質檔案的儲存有且僅有一份，在后續查閱時，同一時間一份檔案僅供一人查看，大大降低了工作效率和檔案的使用效率。借助于數字化管理，可將同一份檔案同時傳送給多人進行查看，提高了檔案的使用效率，突破了檔案查閱的時間和空間限制，也方便了相關人員辦公;同時由于各種原因需要對部分檔案復印使用，長時間使用紙質檔案復印可能會造成檔案紙質的損害及遺漏，數字化后可以對其需要的內容進行打印，大大保護了檔案的完整性。
3檔案數字化建設目前存在的問題
3.1管理制度不健全
進行檔案數字化建設的最終目的是為了方便檔案的保存與后續查閱，這就要求檔案的管理規范要有一個統一的標準，無論是檔案的歸類還是保存，都有章可循。但是，目前我國還缺少一個統一的檔案數字化管理規范，不僅各單位對其內部的檔案有一套管理規范，單位內部各不同部門在進行檔案管理時所依據的標準也有所區別，造成后期統一管理困難。
3.2專業化人才緊缺
檔案數字化建設需要利用計算機技術及信息技術，同時還要保證相關人員對于檔案本身有一個基本了解，這就要求相關管理人員具有相應的專業素質。截止到目前為止，我國的檔案管理人才仍然比較緊缺，檔案管理專業仍然是小類專業，專業人才較少，后續學習也未形成規范體系。
3.3技術水平低
我國從1979年開始，相關檔案管理單位就開始了計算機管理的探索，到20世紀90年代，在檔案管理中引入了信息技術的運用，并朝著數字化建設發展，但是直到目前為止，不少檔案管理部門在進行本部門檔案管理時，還是以手工管理為主，其配備的計算機設備使用頻率較少，相關的檔案管理系統軟件也比較過時，未能及時進行更新換代，缺乏功能強大、操作簡單的、統一的檔案管理系統。同時，由于數字化檔案建設的不健全，相關管理人員在這方面的實操能力短缺，整體技術水平低。
3.4安全問題
在檔案數字化建設的過程當中，最重要的就是其安全問題，這也是影響檔案數字化建設穩定性的決定因素。檔案數字化建設的安全問題包括數字化載體的安全性和系統軟件的安全性。檔案數字化系統當中儲存的內容是相當多的，一旦丟失或者暴露，將造成難以估計的損失;同時也應加大對數字化人員的保密安全教育及相關監管，因此在進行數字化建設的過程當中，首先需要解決的就是其安全問題。
4檔案數字化建設發展思路
4.1加強安全管理，解決技術難題
根據上述對檔案數字化建設問題的分析可知，進行檔案數字化建設，首先要解決其安全問題，而其安全問題歸根結底是技術和人員兩部分。為進一步提高數字化管理的技術水平，需加大資金支持力度，保證技術研發部門的資金充足。對于一些資金不充足的部門來說，可借助技術外包提高技術水平，購買完善的技術軟件，根據自身部門情況進行修改使用。通過外包方式所取得的技術軟件后續需支付的服務費用較高，且技術水平并非最前沿，信息暴露的可能性也更高，因此并不是大多數檔案管理部門的優先選擇。檔案管理部門在初期借助外包方式進行檔案數字化管理的同時，也應該加快自身技術的研發，進行人才引進，研發符合自身情況的獨立的系統軟件，提高系統運行的安全性，降低信息外泄的可能性;同時加大對自身人員隊伍的安全及保密教育，保障數字化檔案的安全穩定。
