摘要：近年來，我國開始大力推進檔案管理信息化建設，要求各行業在完善內部管理制度的過程中要加強對檔案管理信息化建設的重視，提高檔案管理工作的流程，深入挖掘檔案的潛在價值，提高檔案管理質量。隨著信息技術的飛速發展，計算機管理模式已經廣泛應用于各行各業，涉及到管理的各個方面。隨著電子信息管理模式本身更加方便有效，它逐漸取代了傳統的紙質檔案管理形式。在這種情況下，如何推進檔案信息化建設，就成為做好工程檔案管理工作的關鍵。

　　關鍵詞：檔案信息化;檔案管理;措施

　　引言

　　相關部門應該緊跟時代發展的腳步，深入分析現階段工程檔案管理工作的現狀，探索工程檔案信息化管理體系建設的必要性，明確信息化工程檔案管理模式應用過程中存在的問題，并以此為基礎制定科學合理的發展策略，推動工程檔案管理向規范化、科學化、高效化方向的不斷發展，才能發揮出其在行業發展過程中的重要作用。

　　1 檔案信息化建設的重要意義

　　檔案信息化建設的主要目的在于提高檔案管理效率，優化檔案管理流程，為檔案的使用者形成更多的價值。傳統的檔案管理模式，主要是以紙質檔案的記錄與儲存為根本，缺乏對檔案價值的挖掘，多數時候僅僅會對檔案資料加以查閱，并不會產生任何應用。隨著檔案管理信息化建設步伐的加快，越來越多的單位開始加強了對信息化技術的應用，將信息化技術應用到檔案管理的方方面面，使得檔案管理逐步呈現電子化的發展趨勢，這完全替代了傳統的紙質儲存形式，也改變了人為管理模式。在大信息化建設的持續推動下，所有檔案都能夠通過電子化轉化為數據信息，不同部門可以直接進行查閱，并且也能夠及時上傳相關檔案資料，便于相互借鑒參考，共享檔案資源。

　　2檔案信息化建設與檔案管理中存在的問題

　　2.1檔案管理的數據組織結構存在的問題

　　針對不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數據的組織結構存在很大的差異，所以對檔案信息的統一管理會產生很大的影響。這些組織結構方面的差異問題主要是信息特殊性質和傳輸的方式，以及信息內部結構等因素造成的，對檔案資料也極其容易造成缺失，進而對檔案管理增加了更多的復雜性，同時對檔案管理的科學性也會產生很大的不良影響。因此對檔案管理工作的發展也會帶來嚴重的影響，檔案信息化的建設也無法凸現出理想的效果。

　　2.2檔案的內容缺乏真實性

　　假如檔案中記錄的內容不全面或者真實性不足的話，那么檔案管理工作也就失去了其原本的意義。雖然檔案中記錄的相關信息都是與自身發展密切相關的信息。但是，由于的檔案數據在搜集、整理的過程中，采取的都是自下而上的傳遞方法，由最底層一級級的上傳至的檔案管理部門，而在信息傳遞的過程中，很多工作人員為了節省信息傳遞的時間，就會出現信息記錄內容失真或者內容準確性不足的現象，而導致檔案管理工作無法發揮出其應用的管理價值和作用。

　　2.3缺乏信息化檔案管理技術

　　檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中，在當前已然成為了一項趨勢以及主流，但是，仍舊有很多對于檔案信息化沒有重視的情況，同時檔案信息化技術也就應用不是很到位，而采用傳統的人工檔案管理方式，正是因為檔案管理工作缺乏了信息化技術的支持，所以不僅增加了檔案數據信息遺漏現象發生的幾率，浪費了檔案記錄的時間，而且不利于檔案數據信息的保存，嚴重影響了檔案管理工作效率與質量的提升。

　　2.4資金匱乏，信息化設備配置不合理

　　從目前我國的檔案體系信息化建設進程來看，在檔案信息化管理體系的建設過程中還存在諸多限制性的問題，既有源于在管理組織內部結構的體制問題，也有源于現實條件的問題。其中最主要的就是當前檔案管理機構資金匱乏，設備配置不合理，無法形成集中性的資源管理體系來加快自身的信息化建設速度。檔案管理部門作為社會文化服務體系的重要組織結構，以政府為主體的財政撥款，是其維持正常運營的主要資金來源。而目前我國政府形態主要集中于經濟建設方面，相應文化職能部門對于社會檔案體系的建設重視不夠，沒有制定合理的財政預算用于支撐檔案管理部門的信息化建設，導致目前檔案管理部門的財政資金來源的途徑及數量極其有限。檔案信息化工作是在數字環境中實現資源數據對接、信息管理、資源共享的一整套信息服務流程，相應的信息化設備諸如計算機、移動終端、服務器都必不可少，但這些設備相當昂貴，檔案管理機構的資金又嚴重不足，很難采購齊全相應的信息化設備來建立自身的信息化管理體系。

　　3公司檔案信息化管理的措施

　　3.1增強現代化意識

　　現代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現代化檔案管理理念，就無法開展檔案現代化管理。在工作中，檔案管理意識特別重要，作為檔案管理人員，一旦缺乏了檔案管理現代化頭腦，即使具備現代化管理設施，也不能有效管理。因此，公司領導要高度重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中發揮領導的指導作用，尤其要更新檔案管理者的思想方法，改變落后模式，主動為信息化建設貢獻力量。同時，公司檔案管理員要積極調動單位職工的積極性，讓他們參與到信息化管理建設中來。

　　3.2提高單位管理者對檔案管理工作的認識。

　　在一個系統的工作環境中，任何工作的順利進行都不能少了領導的支持和引導，想要形成檔案信息化建設和管理的規范程序，首先要讓高層領導端正對檔案管理和建設的態度，重視各種資料的存檔處理。必要情況下單位還可以形成一個獨立于專業工作之外的檔案管理部門，選擇合適的人員進行檔案的信息化建設和管理，根據信息技術在其中應用的復雜性和廣泛性建立起獨立的檔案管理部門，實現優質的檔案管理。單位管理者首先要明確為什么傳統的檔案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎樣做才能有效防止傳統檔案管理中的弊端出現，最后就是單位管理層要向工作人員傳達本單位的發展意識和發展特點，只有這樣才能在綜合單位特點的前提下進行檔案信息化建設。

　　3.3加強對檔案信息化建設的重視

　　有關單位若想開展有效的檔案管理信息化建設工作，就需要轉變自身的傳統思想，并對檔案信息化建設在檔案管理工作中的重要作用予以全面的認識，使其明確信息化建設的實際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統檔案管理思想觀念，樹立先進的檔案管理思想，促使相關單位及其內部的檔案管理者能夠提高對檔案信息化建設的重視程度。另外，相關單位還需要對傳統的檔案管理工作制度進行合理完善，針對信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠對信息化的檔案管理工作予以科學指導，借此提高信息化檔案管理工作的規范性與有序性，同時也能夠實現對檔案信息化建設的有效推動。

　　結束語

　　檔案管理界的各派觀點值得每個檔案管理工作者認真思考，充分認識檔案管理信息化的價值與面對的問題。筆者經過思考認為檔案管理施行信息化有諸多優勢和意義。在工作實踐中，需要檔案管理從業者根據不同情況，趨利避害、因勢利導開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時積極放大信息化的優勢和能量，探索出適合自身需要的檔案管理信息化創新工作方法。

　　參考文獻

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