檔案工作走向現(xiàn)代化離不開檔案信息化支撐和引領(lǐng)，檔案信息化已成為實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要途徑，是一項具有全局性、倡議性的工作。江蘇省在實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化過程中，如何抓住檔案信息化加快發(fā)展的黃金期，筆者結(jié)合實際工作，談幾點思考。

　　一、江蘇省檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

　　1.檔案信息化工作穩(wěn)步推進。江蘇省委、省政府高度重視檔案信息化建設(shè)，積極推動檔案工作融入經(jīng)濟社會發(fā)展大局，為江蘇省檔案工作走在全國前列創(chuàng)造條件。2016年，將“推進數(shù)字檔案館建設(shè)”納入《江蘇省國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃綱要》。2017年，《關(guān)于貫徹落實<國家信息化發(fā)展倡議綱要>的實施意見》把“建設(shè)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室一體化綜合管理工程”作為一項重要內(nèi)容。同年3月，全省檔案信息化建設(shè)推進會在常州召開，明確了“十三五”期間全省檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)與實現(xiàn)措施。同時，“啟動省數(shù)字檔案館建設(shè)項目，推動省級機關(guān)和市縣檔案信息化建設(shè)”“全面實施省數(shù)字檔案館建設(shè)”分別被列入省政府2017、2018年度十大主要任務(wù)百項重點工作。

　　2.檔案信息化建設(shè)初見成效。江蘇省各級檔案部門認真貫徹國家、省有關(guān)方針政策，堅持將檔案信息化建設(shè)擺在檔案事業(yè)發(fā)展的重要位置，加強組織領(lǐng)導，采取有效措施，大力推進檔案信息化建設(shè)。目前，全省檔案信息化標準規(guī)范體系初步形成，檔案數(shù)字信息資源建設(shè)總體進展順利，檔案利用開發(fā)和共享開放的程度不斷提高，初步實現(xiàn)了檔案管理以實體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變。2018年，國家檔案局在江蘇省召開全國數(shù)字檔案室建設(shè)推進會，推廣江蘇省的做法和經(jīng)驗。截至2019年底，江蘇省擁有國家示范數(shù)字檔案館4家，國家級數(shù)字檔案館6家，國家示范數(shù)字檔案室3家。南京市建鄴區(qū)檔案館成為全國唯一的“雙示范”數(shù)字檔案館。

　　3.檔案信息化建設(shè)存在的薄弱環(huán)節(jié)。江蘇省檔案信息化建設(shè)成效明顯，但總體來說與江蘇經(jīng)濟文化大省的地位、與“全國領(lǐng)先、全面領(lǐng)先”目標、與各行各業(yè)不斷加速發(fā)展的信息化進程還不相適應(yīng)。主要原因有：一是認識不到位，部分地區(qū)存在對檔案信息化建設(shè)理解不準確、制度不健全、管理不到位、上下不聯(lián)動等情況;二是區(qū)域發(fā)展不平衡，財政經(jīng)費保障不足，蘇南地區(qū)投入較大，蘇中地區(qū)好于蘇北地區(qū)，“南強北弱”特征明顯;三是專業(yè)力量不足，人才匱乏現(xiàn)象較為常見，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　二、檔案信息化建設(shè)認識誤區(qū)

　　近年來，全省檔案部門高度重視檔案信息化工作，落實新發(fā)展理念，積極創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。但在實踐過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，一些部門和單位對檔案信息化建設(shè)理解片面，局限于三個“一”，即“一掃了之”“一包了之”“一評了之”，不可避免地走了一些彎路。

　　1.檔案資源一掃了之。一些單位和人員認為檔案信息化就是數(shù)字化，將館(室)藏檔案全部數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就完成了。由于沒有真正理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，還常常錯誤地認為本單位是“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案館”。實際上，從國家層面到江蘇省的相關(guān)文件，尚無“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案館”說法，準確的說法應(yīng)該是“數(shù)字檔案室”“數(shù)字檔案館”。因此，我們必須要明確檔案信息化不等同于檔案數(shù)字化，兩者為包含關(guān)系，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)性工作之一。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等，各部門和單位要結(jié)合當?shù)貙嶋H進行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有步驟、有重點地分步實施。

　　2.檔案信息化工作一包了之。檔案信息化建設(shè)中，同樣還存在將全部建設(shè)任務(wù)交給中標單位，當甩手掌柜的現(xiàn)象，也就是我們說的“一包了之”。而這樣做存在較大風險。企業(yè)只是對技術(shù)擅長，并不懂檔案業(yè)務(wù)，沒有檔案人員主導從實際出發(fā)，提出需求、把關(guān)方案、監(jiān)管建設(shè)，建設(shè)成果和預(yù)期的往往會大相徑庭。檔案信息化建設(shè)如果全部依賴公司，檔案事業(yè)發(fā)展的命脈就會掌握在他人手中，往往有需求時企業(yè)可能無法及時響應(yīng)，或是提出一些不合理的要求。甚至有些企業(yè)面臨倒閉風險，那本單位的檔案工作就可能會癱瘓，嚴重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。同時，我們還需認識到檔案信息化建設(shè)是由多方面內(nèi)容組成的，尤其是檔案資源建設(shè)，它是檔案信息化建設(shè)核心，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志，而這些都非企業(yè)能做到的。因此，檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以建設(shè)單位為主，企業(yè)只是提供技術(shù)支撐。

　　3.數(shù)字檔案館(室)一評了之。2012年，江蘇省檔案局開展數(shù)字檔案館(室)等級評估。2014年，國家檔案局開展數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試。2016年，國家檔案局開展數(shù)字檔案室建設(shè)評價。這些測評為檔案信息化建設(shè)指引了方向，使數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)更科學、安全和高效。但在實際操作中，一些單位與測評的宗旨相悖，為評而評，不可避免地出現(xiàn)了一些敷衍了事、應(yīng)付任務(wù)的現(xiàn)象。例如：臨時制定甚至直接抄襲一些制度，實際上并沒有真正執(zhí)行;臨時借用其他單位基礎(chǔ)設(shè)施;對一些質(zhì)量不過關(guān)的數(shù)據(jù)想辦法規(guī)避;需要日志、效果評價和點擊量的，安排專人臨時突擊。測評通過后，被測評單位覺得大功告成，可以松口氣了，檔案信息化建設(shè)也就步伐緩慢甚至止步不前。由于走入“一評了之”的誤區(qū)，建設(shè)目的不明確，檔案信息化建設(shè)效果往往大打折扣，不能很好地推動檔案事業(yè)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程，一方面要很好地維護檔案信息化建設(shè)成果，使其發(fā)揮應(yīng)有的價值。另一方面，信息技術(shù)不斷進步和發(fā)展，人民的需求也在不斷變化，檔案信息化建設(shè)需要不斷跟進。

　　三、如何推動新時期檔案信息化工作

　　目前，江蘇省檔案信息化建設(shè)正面臨國際層面的迅猛發(fā)展和國內(nèi)你追我趕的緊迫局面，我們要保持清醒的頭腦，總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓，重新認識檔案信息化工作，切實加快信息化和檔案工作的融合，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。筆者認為應(yīng)重視以下三方面。

　　1.重新認識檔案信息化建設(shè)。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理對象從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理方式從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容從實體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式從來館查閱向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變[1]。我們要適應(yīng)轉(zhuǎn)變，與時俱進、順勢而為，創(chuàng)新管理模式，助力檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

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