摘要：文章簡述了寒山寺綜合檔案室建立與發(fā)展的歷程，并將寒山寺檔案管理的經(jīng)驗歸納為：1.大和尚重視與支持;2.寺院全體僧職人員積極參與配合;3.檔案室工作人員敬業(yè)盡責。指出應通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念，深化與社會融合，力爭為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

　　關鍵詞：寒山寺;檔案管理;佛教文化

　　寒山寺1983年被國務院批準為全國漢傳佛教重點寺院，鑒于弘揚佛教傳統(tǒng)文化的需要，寒山寺一直高度重視檔案建設。1989年著手進行檔案建設工作，1994年10月正式成立寒山寺綜合檔案室。經(jīng)過20余年的不懈努力，檔案室建設工作取得了長足進步，2015年被授予江蘇省宗教五星級檔案單位。回顧既往的發(fā)展歷程，我們深切體會到檔案工作既是寺院文化建設的重要內(nèi)涵之一，也是展示寺院建設和弘揚佛教傳統(tǒng)文化的重要窗口。本文旨在總結(jié)20余年來寒山寺檔案建設與管理的經(jīng)驗，并提出今后發(fā)展的奮斗目標。

　　一、寒山寺綜合檔案室建設與發(fā)展歷程

　　寒山寺大和尚于1989年提出要重視檔案建設工作，1994年10月寒山寺綜合檔案室正式成立，并指定專人負責檔案室管理，配備2名專職的檔案員負責整理、建檔與服務工作。為了保障檔案建設與管理的規(guī)范與質(zhì)量，建立了大和尚—監(jiān)院—主管法師—檔案員分級管理制度。同時，根據(jù)檔案的內(nèi)容與形式，建立了檔案類別，目前已形成的類目為：文書檔案、財務檔案、聲像檔案、專門(名人類)檔案、基建檔案、設備檔案、人事檔案、商標檔案、電子檔案九大類。檔案室根據(jù)收集到的檔案文件，分門別類地進行存檔，從而保證了文檔管理的科學性及有序性，為檔案查詢與利用提供了方便。

　　隨著檔案卷宗的不斷增加，大和尚根據(jù)檔案管理的需要在經(jīng)費緊張的情況下為檔案室撥款購置現(xiàn)代化管理設備(電腦2臺、服務器1臺、高速掃描儀1臺、平板掃描儀1臺、惠普彩色激光一體機1臺)，使檔案管理全面實現(xiàn)了計算機化。目前各類目與各載體的檔案不僅實現(xiàn)了規(guī)范化有序化管理，而且進行了不同程度的數(shù)字化處理，建立了各類檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，做到將文書檔案全部掃描合并成PDF格式圖像文件，將其與文件級目錄實現(xiàn)掛接，將所有的照片檔案、實物檔案與電子文件目錄實現(xiàn)掛接。由于檔案資料完整且連續(xù)，寒山寺?lián)司幹坪统霭媪艘慌霭嫖铮纭逗剿麓笫掠洝贰逗剿侣犵娐暬顒印贰逗绞暗迷煜駡D典》《勵志鑄魂——寒山寺大鐘大碑建設工程散記》等，這些出版物以贈品方式贈予全國各地寺院、研究機構(gòu)、國內(nèi)外有關學者以及社會賢達與信眾，對擴大寒山寺的社會影響和弘揚佛教傳統(tǒng)文化起到了積極作用，受到了社會的廣泛好評。

　　隨著檔案文件數(shù)量逐步增加以及存檔范圍的擴大(現(xiàn)包括下院白鶴寺的檔案)，在原有檔案柜的基礎上，檔案室增設了密集檔案庫，存放15列密集架，保障了14000多卷檔案文件有序存放。為了方便用戶閱覽，還設置了檔案閱覽室。

　　寒山寺綜合檔案室環(huán)境、設備逐年優(yōu)化，管理工作規(guī)范化、標準化、科學化程度逐步提升，在近幾年評審中獲得了評審機構(gòu)的認可與好評。1995年7月被評為蘇州市三級先進機關檔案管理單位;1996年9月被評為蘇州市二級先進機關檔案管理單位;1997年7月寒山寺建筑普明寶塔的塔院工程檔案被評定為蘇州市優(yōu)秀工程竣工檔案;1999年8月檔案管理復查通過并被評為蘇州市二級先進機關檔案管理合格單位;2001年5月被評為蘇州市一級先進機關檔案管理單位;2003年9月被評為省一級檔案管理工作單位。2015年12月被評為省五星級檔案場所。

　　二、強化基礎建設，爭取各方支持，推動檔案工作逐步提升

　　寒山寺檔案工作20余年來之所以能取得長足進步，歸納起來有以下幾點：

　　1.大和尚重視與支持

　　寒山寺自建立綜合檔案室以來，大和尚在場所、資金、人員、設備等方面給予了大力支持。目前，檔案室面積達120平方米，除指定主管具體負責業(yè)務管理之外，配備2位專職檔案員從事檔案文件的分類、編目、歸檔、上架、整架、借閱管理以及檔案文件的數(shù)字化處理工作。

　　為了實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化，根據(jù)大和尚的指示檔案室制定了各項管理制度與規(guī)范，檔案管理的各個流程嚴格按照制度與規(guī)范實施，從而保證了檔案管理的科學化、有序化。

　　隨著現(xiàn)代化信息技術發(fā)展與廣泛應用，大和尚為檔案室安裝了互聯(lián)網(wǎng)絡，配備了計算機等現(xiàn)代技術設備，使檔案室能夠?qū)⑹占降臋n案文件進行數(shù)字化處理，形成電子文檔和檔案文件數(shù)據(jù)庫。這些存儲于數(shù)據(jù)庫中數(shù)字化的檔案文件，可以根據(jù)需要隨時存取，并通過信息互聯(lián)網(wǎng)絡遠距離地傳輸?shù)接脩舻慕K端設備，方便了用戶的使用。

　　為了便于檔案文件收集，每年大和尚都召開一次甚至多次檔案工作會議，并且要求各寮口(負責寺院每項業(yè)務工作的機構(gòu))負責人參加，組織學習與檔案相關的法律法規(guī)以及政府文件。大和尚明確要求各寮口負責人將檔案工作作為寮口的日常工作內(nèi)容之一，強調(diào)寮口的工作記錄是做好檔案工作的基礎，同時強調(diào)完整的檔案記錄不僅是今后研究寺院發(fā)展歷程的必要資料，還是維護寺院合法權益的重要證據(jù)，因此，各寮口必須積極配合檔案室做好檔案資料的收集與整理工作。

　　大和尚不僅自己經(jīng)常親臨檔案室指導工作，而且要求分管寒山寺文化建設的監(jiān)院時常到檔案室監(jiān)督檢查，督促檔案室工作人員嚴格將檔案管理的制度、規(guī)范與標準落實到工作各個環(huán)節(jié)。

　　2.全寺僧職人員參與配合

　　寒山寺檔案室的檔案文件主要是全寺各寮口的工作文件或工作記錄，這是檔案室的基礎性文件。這些文件或記錄均由各寮口提供，然后由檔案室進行整理、分編、歸檔和數(shù)字化處理。

　　寒山寺每年都會有各種業(yè)務活動，比如，大和尚的接待活動、寺院之間的交流活動、上級領導的視察、有關政府單位的檢查、外事活動、元旦聽鐘聲活動等，這些活動由不同的寮口負責，并形成大量的資料(包括文字資料、照片、錄像等)。這些資料在活動結(jié)束之后由各寮口及時送交檔案室存檔。各寮口僧職人員的廣泛參與和積極配合，保證了寒山寺檔案的完整性與連續(xù)性。

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