摘要：有的單位或部門，文件簽收不定人，對(duì)于每天來自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會(huì)導(dǎo)致文件遺失或接收不及時(shí)，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時(shí)登記。文書人員對(duì)來文核對(duì)無誤后，要快速簽收，然后詳細(xì)登記。目前，大都采用電子表格登記(即excel 表格)，蓋簽收章、編流水號(hào)并準(zhǔn)確填寫公文處理單，送部門負(fù)責(zé)人簽批。

　　一、把握領(lǐng)導(dǎo)批示，科學(xué)有效地做好文件的傳閱工作

　　為便于領(lǐng)導(dǎo)更好地批示，文書人員要根據(jù)實(shí)際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內(nèi)容擺放在一起呈領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般將最重要的文件放在上面，依次類推。那么哪些文件是最重要的呢? 標(biāo)準(zhǔn)是什么?

　　這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內(nèi)容，將那些與本單位有直接關(guān)系的文件放在最上面，而那些關(guān)系不大的文件放在最后。在處理過程中，要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見，凡是批示意見中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡(jiǎn)化傳閱程序或擴(kuò)大傳閱范圍。對(duì)于呈批件，嚴(yán)格按程序辦理，對(duì)于請(qǐng)示件要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由低到高的順序呈批，確保級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見、態(tài)度有一個(gè)全面把握，便于拍板決策;對(duì)于報(bào)告件則要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由高到低的順序呈批，確保級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間了解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過程中，要隨時(shí)做好文件流轉(zhuǎn)的登記工作，理清領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡，便于領(lǐng)導(dǎo)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)期間隨時(shí)調(diào)閱。

　　二、講究時(shí)效，靈活多樣地做好文件的催辦工作

　　公文在傳遞、辦理過程中， 都有明確嚴(yán)格的時(shí)效要求。“及時(shí)” 是確保公文處理工作時(shí)效性的基本前提。文件傳閱時(shí)，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時(shí)效性的最基本要求。機(jī)關(guān)工作處于組織和領(lǐng)導(dǎo)地位，從某種意義上講，時(shí)效性的強(qiáng)弱，直接影響和決定著整個(gè)單位的工作效率。文書人員必須具有較強(qiáng)的時(shí)間觀念，在各個(gè)環(huán)節(jié)上盡可能化繁為簡(jiǎn)，使文件流程簡(jiǎn)捷，管理科學(xué)，操作手續(xù)簡(jiǎn)便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)外出不在辦公室時(shí)， 文書人員要根據(jù)文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話告知分管領(lǐng)導(dǎo)，一方面將文件超前性地復(fù)印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作;如果領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事項(xiàng)忘記批閱文件時(shí)， 文書人員要適時(shí)委婉地予以提醒。

　　對(duì)需要催辦事項(xiàng)的文件，文書人員轉(zhuǎn)辦后，要跟蹤文件的落實(shí)情況，可采用靈活多樣的形式，主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方，不能將領(lǐng)導(dǎo)批示的文件送達(dá)具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對(duì)所辦的文件進(jìn)行核查，跟蹤督查落實(shí)情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時(shí)限內(nèi)落實(shí)承辦事項(xiàng)。催辦可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進(jìn)行，對(duì)緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實(shí)做到事事有結(jié)果、件件有回音。文件辦理完結(jié)，應(yīng)及時(shí)注明落實(shí)單位、落實(shí)時(shí)間和落實(shí)結(jié)果，并將辦理情況進(jìn)行整理后，反饋批示領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。重要文件，視具體情況，應(yīng)隨時(shí)反饋。因此文書人員一定要增強(qiáng)時(shí)間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時(shí)限就可能錯(cuò)過時(shí)機(jī)，貽誤工作，造成損失。

　　三、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作

　　公文辦完后，文書人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的可以單獨(dú)存放，這樣查找起來方便;還有一些將來要?dú)w檔而且利用率較高的文件，也可復(fù)印多份或掃描成電子版存放于電腦里，以備查取。年終根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最后環(huán)節(jié)。文書人員要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，認(rèn)真做好每份文件的歸檔工作。

　　四、嚴(yán)守保密制度，認(rèn)真做好文件的安全保密工作

　　在機(jī)關(guān)公文運(yùn)行中， 經(jīng)常涉及到一些秘密事項(xiàng)的內(nèi)容，文書人員要嚴(yán)格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個(gè)環(huán)節(jié)工作。嚴(yán)格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運(yùn)行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時(shí)刻注意并經(jīng)常檢查自身的言行，辦理好、保護(hù)好自己每一份涉密文件，確保安全保密。