摘　要：檔案安全管理對一個企業的運營情況至關重要。傳統的紙質檔案顯然已經無法滿足社會及企業發展的需要，紙質檔案逐漸被電子檔案所替代。隨著電子檔案管理以計算機、網絡和多媒體技術為基礎，建立起檔案數據庫，在功能上已經實現了全過程的收集、編目整理、內容管理等各個環節，實現了對照片、錄像、文字等資料的安全管理。但是，在完善電子檔案的過程中，其網絡系統本身及管理員的業務水平也為檔案安全管理埋下隱患。

　　關鍵詞：企業檔案,檔案管理,安全性,必要性

　　一、檔案安全管理的概念及內容

　　對于一個企業來說，檔案安全管理工作是一項長期而具體的工作。檔案是一個企業的寶貴財富，是不可再生的資源，它的內容涉及到商業機密和個人隱私等一系列問題。因此，一旦損壞、泄漏或者被不當利用，將會造成難以挽回的損失。檔案安全管理工作是檔案管理工作中最為重要的環節。計算機網絡的發展使檔案管理進入了信息化和數字化。

　　檔案的安全管理是立檔單位及檔案室對檔案實體和信息內容采取有效的保護措施，避免受到人為或者自然災害的侵害，并使其處于安全保管狀態。加強檔案的安全管理工作主要是杜絕各種危害檔案的事件發生，并采取嚴格管理。預防為主、確保檔案安全的原則，目的是為了確保檔案資料的安全以最大限度的延長檔案的使用壽命。檔案安全管理主要包括：檔案的安全管理職責、檔案實體安全管理、檔案信息安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理工作等。

　　二、檔案安全管理的重要性

　　對公司管理來說，加強檔案管理是公司發展必不可少的環節。但是，在很多公司企業工作中，對檔案的安全管理還沒有受到人們的高度關注。這種情況下，只有加強檔案管理人員對檔案安全管理工作，才有利于公司企業各方面的發展，從而為企業創造更多的利潤。

　　過去檔案的記錄都是紙質的，如果管理不善一旦損壞就不能修復。因此，檔案管理工作面臨的最大威脅就是地震、洪水等一些自然災害。為了減少檔案的安全損失，開展檔案安全管理工作是必不可少的。如今檔案的安全管理工作已經發展到網絡安全問題，現在的檔案管理都是由計算機網絡系統來記載的，主要是一些外在因素對計算機造成的損害;還有一部分是來自非法訪問、黑客入侵、信息被修改、最重要的是計算機病毒侵害造成的網絡癱瘓問題。如果對電子檔案缺乏備份的話，一旦出現問題就很難修復。因此，只有消除這些不安全的因素，才能實現檔案信息管理網絡化。作為企業檔案管理人員，要進一步開展檔案安全管理的先決條件就是認識到企業檔案安全管理對企業發展的重要性，并加強檔案管理人員對檔案安全管理的正確認識和理解。

　　三、企業如何做好信息時代企業檔案安全管理工作

　　1.首先要樹立檔案安全管理的意識

　　在企業的管理中，首先要樹立起檔案安全管理意識和理念，從而確保企業的利益和檔案的安全。目前，我國的一些企業，只注重企業的發展和實力，但對檔案的管理工作認識卻不夠深刻，所以樹立檔案安全管理意識尤為重要。企業加強對檔案的安全管理可以通過加強對檔案管理人員的培訓和教育，可以通過通告、會議、門戶網站等各種渠道有效提高檔案安全管理技能。

　　2.正確處理檔案的公開和保密之間的關系

　　建立健全安全管理制度，建立相應的檔案管理制度對檔案安全管理工作順利進展有重要影響。在安全管理制度下，可以嚴格控制檔案的內容及檔案的復印及部分檔案的記載在媒體公開發布，對泄漏企業機密和有損企業發展的行為給與嚴重處罰。為了預防電子檔案文件不受系統的威脅，可以對網絡進行設置系統防火墻、密碼訪問控制、建立備份或恢復系統。這樣在完善安全管理制度的基礎上，在加強對對電子文件歸檔系統的安全管理，從技術和管理兩方面保證了電子檔案的安全性，從而確保電子檔案信息的安全性。

　　3.完善檔案安全管理制度

　　企業檔案安全管理制度是保證檔案安全管理工作順利開展的前提條件，只有在安全管理制度的指導下，企業檔案管理人員以及其他相關人員才會在熟悉安全管理制度的基礎上有序開展檔案管理工作。在肩負檔案安全責任的同時，每個工作崗位上的員工都會十分謹慎細致的把好檔案安全管理關。例如：檔案的上網管理、檔案的掃描、檔案的鑒定等，最終形成一個人人負責的局面。

　　4.設備運行及故障防范安全技術

　　設備運行機故障防范的安全技術主要涉及到對介質和載體的安全保護，包括數據的訪問性、完整性及使用性。對數據的儲存和備份可以采取安令策略，包括硬盤的冗余措施、RAID5、RAID10等這樣可以確保系統不會因硬盤損壞導致數據丟失。建立數據庫一定要定期備份，數據庫的備份可以放置于其它硬盤，通過文件傳輸傳到其它主機上，并將數據備份存入磁帶或者錄為光盤。

　　5.提高檔案管理人員的素質

　　檔案管理的安全與否，與檔案管理人員是密不可分的。檔案管理工作是一項服務性工作。因此，檔案的安全管理必須高度重視管理人員的素質及業務水平，加強管理人員對檔案安全管理的意識與能力。作為一名檔案管理人員必須具有高素質、高技能及嚴謹的工作態度。這些都可以加強自身的教育和學習來實現。為了保證檔案信息不被泄漏或丟失，檔案管理人員除了具有各方面素質外，更重要的是必須具備管理能力，具備淵博的知識和過硬的本領，這樣才能保證檔案管理的安全性。

　　四、結語

　　隨著社會的發展和科技的進步，影響檔案安全管理的因素越來越多，檔案的安全管理工作變得不再像以前那么簡單容易。信息時代的檔案安全管理工作，是一項復雜的工作，涉及到管理技術、制度、人員素質等各個方面。因此，做好企業檔案安全管理工作必須從綜合方面入手，還需要整個企業及檔案管理人員共同努力、堅持不懈，最終實現企業利益最大化。

　　參考文獻：

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