一、儀器設備檔案的特點
1、使用的頻繁性。儀器設備檔案是檢測機構諸檔案中使用率最高的一類檔案，儀器設備的檢驗、安裝、操作、維修、改造、更新等都離不開檔案材料。
2、需求的及時性。儀器設備的正常運行關系到檢測機構的穩定、持續發展和經濟效益，儀器設備一旦發生故障就需要及時排除，所以要求一些常用的檔案材料隨手可取，使用方便。
3、檔案材料的成套性和連續性。要保證儀器設備的正常運行和使用，在設備管理中就要了解它的過去和現在，就要利用其成套的檔案材料，而這些材料應能如實反映儀器設備狀況。隨著時間的推移，檔案材料應該不斷的增加。
4、檔案材料的絕對準確性。儀器設備在檢測機構中的功能與作用就確定了儀器設備不能有任何的差錯，所有的數據應該絕對準確，圖紙、說明與實物必須完全一致。
二、檢驗機構儀器設備檔案歸檔的原則
檢驗機構的儀器設備檔案屬于科技類檔案，其建立及管理需符合科技檔案管理的規定：(1)歸檔的設備管理和設備儀器申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料，對檢驗機構具有參考價值和憑證作用；(2)歸檔的文件材料必須反映設備管理和設備儀器項目從申購到改造的全過程，必須保證完整、準確、系統；(3)歸檔的設備儀器文件材料必須遵循其自然形成規律、保持其有機聯系，必須與實物一致并有成套性；(4)作為檢驗機構固定資產的各種國產、進口和高、精、尖、新、稀的設備儀器，均須歸檔。
儀器設備檔案可按專業或屬性分類、組卷、編目，建立總目錄和分類目錄以達到統一，清晰。建議如下：（1）儀器設備的組卷以臺為單位整理；（2）儀器設備說明書及軟件等組為單獨的卷，建檔后(軟件備份) 可借出給儀器設備機組保管使用，升級改造記錄單獨組卷；（3）儀器設備使用維護記錄單獨組卷，每年收集整理加入該卷；（4）儀器設備使用過程中產生的其它材料可組成獨立的卷，實行動態管理。
集中統一管理是檔案工作的基本原則，儀器設備的檔案管理也要遵循這個原則：統一管理，分級保存，方便利用，并且確定“保管與利用相結合，保管為使用服務”的思想。統一管理是指機構檔案管理的總原則，由專人進行統一管理；分級保存是指由儀器設備檔案的使用頻繁性和需求的及時性所決定的，由使用頻繁科室專人負責保管；方便利用也是由儀器設備檔案的使用頻繁性和需求的及時性所決定的，必須在發生問題時能夠及時調出檔案材料。
三、儀器設備檔案的內容
儀器設備檔案應該包括儀器設備購買訂貨資料、驗收安裝調試資料、使用情況資料、維修保養資料等，這些資料不僅能夠反映儀器設備的每個方面，而且可以反映整體運行的全過程。
1、儀器設備購買訂貨資料：主要包括訂購儀器設備的申請報告、計劃（包括型號、生產廠家名單）、可行性論證報告（包括經濟估算和經濟效益）、訂貨合同、訂貨清單、領導批示、審批文件的復印件等。
2、儀器設備驗收安裝調試資料：1制訂開箱驗收制度。購進儀器設備的隨箱文件材料一般有收箱單、合格證、安裝和使用說明書、圖紙、電氣原理圖等。新設備開箱時必須有檔案人員在場，必須編制開箱驗收報告，開箱驗收報告包括開箱時間、開箱地點、參加開箱的部門、開箱人員，并記載和說明到貨的儀器設備和附件是否與訂貨合同和訂貨清單上要求的到貨時間、型號、數量相符以及完好情況等。若有缺少或損壞，應及時報本機構、廠家、檢驗機關復查，將缺少或損壞情況、復查結果、現場照片、索賠報告、最終結果和處理結果等資料一同隨驗收報告存檔備查。主要負責人應在報告上簽字。2安裝調試報告。主要記載和說明安裝和調試的時間、參加安裝調試的人員、安裝的場地和環境，特別是對儀器出廠的各項技術指標逐項進行調試和驗收的情況。這一內容反映了儀器的初始狀態，是日后評價儀器性能變化情況的基礎。經過調試，如果儀器達不到規定指標，應附情況報告、索賠報告以及交涉結果和最終結果等資料。儀器安裝調試完畢后，儀器安裝調試負責人、廠方技術人員和使用單位負責人均應在報告上簽字。若有遺留問題，應撰寫備忘錄，簽字后存檔。
3、原始技術資料。儀器的原始資料如使用說明書、維修說明書等，應進行復印，原始資料存檔，復印件提供儀器操作和維修人員使用。
4、使用情況和維修保養資料：1移交給使用科室的清單及簽字記錄。2每天使用記錄，包括使用時間、操作人員，使用用途等。3儀器設備發生故障申報單。內容包括發生故障的時間、現象、產生的原因及操作人員等。4維修記錄。內容包括維修時間、修復時間、維修人員、故障分析、更換部件、維修費用等。5儀器設備修復后的情況。6每次保養及檢定記錄。包括保養時間、保養期限、保養人員、檢定時間、檢定期限、檢定機構、檢定人員等。
5、儀器設備改進、改裝、報廢和處理過程中產生的文件資料。包括：合理化建議、領導批示、處理情況、處理結果、處理后情況及在過程中形成的文件資料、報廢申請文件等。
四、儀器設備檔案要及時整理歸檔，嚴格檔案制度。作為一名檔案管理人員，首先要具有較高的政治素質和業務素質，要學習檔案法等相關法律知識。其次要認真學習本機構的專業知識，做到將檔案管理融入到本專業中，將本機構的檢測儀器設備檔案整理的既符合檔案管理規定，又符合本機構實際使用情況。檔案管理員應經常到各使用科室了解使用情況，主動配合操作人員和技術人員做好設備的定期保養和維修工作，通過檔案加強對設備的檢查、監督和管理，注意總結儀器設備檔案的利用成果。
五、結語
隨著現代科學技術與檢測技術的不斷發展，檢測機構使用的高、精、尖端設備儀器將越來越多，對設備儀器的管理將越來越嚴格，檢測機構一定要強化責任意識和管理意識，認真細致地做好設備儀器的管理工作，才能有效地提高檢測機構的技術水平和市場價值。