摘要：由于獨立學院系級對本系的專業設置、教學計劃、教學管理、學生管理等方面有一定的獨立自主權，因此獨立學院系教學秘書必須具備一般高校教學秘書的特點和職能，同時還必須符合獨立學院教學管理工作的特點，即發揮著“上情、下達、協調、服務”的功能，教學組織聯系協調量大面廣的特點。

　　《中小學學校管理》改善心智模式，提升實踐智慧。傳播先進的學校管理理念，探討管理改革的熱點和前沿問題，推廣名校成功的辦學經驗，搭建管理理論與實踐對話的平臺，為學校管理者提供可資借鑒的范例和思路。主　管： 中華人民共和國教育部，主　辦： 中國人民大學，國內刊號: CN11-4300/G2，國際刊號: ISSN1009-7686，郵發代號： 2-591，周期：月刊

　　一、明確崗位職責及工作定位

　　1、強化工作意識，加強教學管理工作

　　(1).服務意識。從服務對象上看，教學秘書要在三個層面上做好服務工作。一是為領導的工作服務，二是為教師的教學服務，三是為學生的學習服務;從服務的重點上看，教學秘書工作是教學管理工作的重要組成部分。要做好工作，應該時刻秉承“學生第一、教師優先”的服務理念，不斷強化服務意識，探索服務方法，提高服務質量，把最優質的服務提供給廣大師生，只有這樣，才能夠促進獨立學院快速發展、更好地履行本職工作。

　　(2).強化自律意識，做好本職工作。教學秘書處于教務處、系教學主任、教師、學生和其它教學單位交叉點的位置，起著紐帶協調作用，因此系教學秘書在一定意義上發揮著系級的窗口的作用。教學秘書的辦事效率、辦事態度往往直接反映出教學秘書自身素質和能力的高低，更能直接反映出系機關的作風、形象和管理水平。因此，教學秘書必須強化自律意識，自覺做好本職工作，不斷適應形勢的發展。

　　2、增強感悟意識，準確理解領導決策的能力。系教學秘書是系教學活動的一線服務組織管理員，由于工作需要和系主任接觸的機會較多，在具體的組織協調工作中，師生往往把系教學秘書當作系主任的代言人，這就給系教學秘書提供“越權”的可能性和機會，系教學秘書絕不能因此而越俎代庖，要保持清醒的頭腦，不能超出系主任的授權范圍，在協調工作時必須準確體現系主任的意圖，在系主任授權的范圍內進行創造性的組織協調。雖說系秘書不能“越權”，并不表明大小事都要系主任首肯后才做，而應在正確理解系主任意圖的前提下，在授權的范圍內，充分發揮自己的主觀能動性，靈活運用各種方法，創造性完成任務。

　　3、樹立正確的榮辱觀、苦樂觀，做好教學管理工作。系教學秘書正確的榮辱苦樂觀需要具備較高的思想政治素質，才能源源不斷的提供工作的正能量。以服務為榮樂，樹立為教育教學工作服務、為師生服務，以“服務者”角色所應有的平常心和責任心來開展工作。還應變被動服務為主動服務，服務上門，想師生之所想，做師生之所做，主動為師生提供教學咨詢、保障服務(如教材、課表、教室、設備等)。只有這樣，才能使他們真正感覺到系秘書是“服務者”、“貼心人”。以嚴律己為榮樂。系秘書在服務協調過程中不僅提供優質服務，更要注重自己的言行舉止對同事、學生的潛移默化作用。如要求師生做到的自己首先做好，對老師、學生提出的教學、學籍管理等有關規定的咨詢和問題，不能以工作繁忙置之不理或故意推托，要以誠相待，不厭其煩地耐心說明。確實一時無法解決的，也應給予解釋，。不能人為設置障礙。，提高辦事效率，在為學生的“服務”中成為學生的“好老師”、“好朋友”。把師生的肯定、好評，學校的良好發展，培養人才的高質量作為自己的榮樂觀。

　　二、系教學秘書的工作要求

　　1、確保系教學秩序健康運行。系教學秘書既是系內日常教學工作運行的具體實施者，同時又是系領導的得力助手。一名合格的系教學秘書，就要做到“上情下達、下情上報”對上要直接為教務處、系領導負責，對下要為廣大師生服務，橫向還要和其他職能部門、各系部進行溝通。由于系領導除行政工作外還要承擔教學、科研工作，在這種情況下，教學秘書應當協助系主任搞好系內日常教學運行和管理工作。要在系主任的領導下組織完成具體教學工作的實施和開展。及時了解掌握教學工作情況及教學計劃實施情況，組織教師觀摩教學、聽課、學生課堂評價，收集教學反饋信息等。并根據收集到的信息，適時提出建議和協助提出改進事宜。對院系布置的教學工作要做好跟蹤，督促相關人員完成。同時，秘書還要做到非常熟悉系部整體師資情況，及時掌握教學動態，客觀、全面地采集教學方面的反饋信息，向系領導及時匯報，也可提出教學改革及修改教學計劃的措施及意見，為正確決策提供可靠依據，為教學秩序有條不紊運行提供保障等。

　　2、促進教學秩序，教學質量不斷提高。系教學秘書應當是管理者與服務者的雙重角色，在繁雜的日常教學事務中，針對反映出來的問題，提出改進和提升意見給以提升，更應該注重教學信息的采集，既要采集外國外校信息，包括專業信息，教學管理信息，使用現代管理手段等全面信息，又要思考研究如何為我所用，以保證教學秩序、教學質量的持續提升。

　　三、系教學秘書工作能力的提升

　　1、獨立學院系教學秘書的職業現狀描述如下：

　　(1)、在管理上，獨立學院系教學秘書工作沒有形成一套完整的可借鑒的管理模式。獨立學院是新機制新模式的學校，公辦院校的管理模式和管理方式照搬不來，民辦院校的做法未必實用，也就是說努力探索適合自己特色，適應新機制新模式的教學管理還在路上。同時，大部分在崗系教學秘書所學非本系專業，對所在系的專業知識了解不夠，工作處在了解、熟悉、適應過程中，工作的到位程度也處在發展過程中。

　　(2)、獨立學院二級管理時間較短，系教學秘書角色扮演處進行時。工作程序是按一定順序和方法工作的規則，規范工作程序是提高工作效率的關鍵。系教學秘書一方面要適應院系工作職責的調整和劃定的需要，另一方面在系內行政上由系辦公室管理，在工作內容上卻由教務處安排指導。為此，系教學秘書經常處于辦公室事務和教務事務處理的雙重角色，處理不好還會出現“兩難”境地。

　　(3)、系教學秘書的職、責、權問題。在組織管理活動中，職務、責任、權力三者互為條件，且應當相稱和平衡。有責無權，則無法盡其責;有權無責，就會濫用權力。系教學秘書是基層的教學管理人員，他的職責權是統一在管理服務，協調落實過程中，但更多的是服務員，聯絡員，甚至還會充當教學“救火隊員”的角色。，同時又對教學秩序，教學質量，教師教學效果承擔著組織檢查、評價和評估的工作，如何能把幾者統一好也是對系教學秘書的要求。

　　2、加強系教學秘書隊伍建設的淺議

　　(1).領導重視，合理選聘人員。學校及有關職能部門領導應重視教學秘書的選拔和培養工作。應該選聘具有本科以上學歷，事業心責任心強，有一定組織協調能力，嚴于律己，能為人師表的優秀同志充實系教學秘書崗位。