摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)進(jìn)入了全新的市場(chǎng)發(fā)展階段,其辦公管理也開(kāi)始嘗試創(chuàng)新,但由于企業(yè)部門(mén)較多,組織較為復(fù)雜,內(nèi)容復(fù)雜,需要辦公室履行協(xié)調(diào)和服務(wù)等職責(zé)。因此,創(chuàng)新辦公室管理方式,可有效提高企業(yè)的辦公效率,大大提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。基于此,論文重點(diǎn)分析了目前企業(yè)辦公室管理存在的相關(guān)問(wèn)題,并提出改善建議,以更好地改善企業(yè)辦公室管理職能。

　　1、引言

　　辦公室的管理工作，是結(jié)合各部門(mén)性質(zhì)，提供相應(yīng)的協(xié)調(diào)及服務(wù)，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中發(fā)揮著重要的作用。優(yōu)秀的辦公室管理技能可促進(jìn)企業(yè)的辦公室業(yè)務(wù)的全面發(fā)展，極大地提升企業(yè)的形象。但在新形勢(shì)下，辦公室管理工作還存在體制落后、員工素養(yǎng)不高、創(chuàng)新能力差等問(wèn)題。針對(duì)這些企業(yè)存在的共性問(wèn)題，必須采取措施，確保企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)面臨諸多競(jìng)爭(zhēng)。要想在市場(chǎng)中脫穎而出，就必須要有管理創(chuàng)新的意識(shí)，做好辦公室管理各項(xiàng)工作就是重點(diǎn)之一。對(duì)于任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室都是不可或缺的重要部門(mén)，其管理質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。為此，企業(yè)必須要加大對(duì)辦公室管理的力度，不斷提高人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，增加企業(yè)和社會(huì)效益。

　　2、企業(yè)辦公室管理概述

　　辦公室在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的主要功能，是對(duì)企業(yè)各部門(mén)及人員進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和服務(wù)，上傳和分發(fā)企業(yè)業(yè)務(wù)信息，并同時(shí)代表了企業(yè)的形象。辦公室要想順利履行其工作職責(zé)，就必須對(duì)企業(yè)的發(fā)展有全面而詳細(xì)的了解，不僅要了解業(yè)務(wù)重點(diǎn)，還要明確企業(yè)能力以及未來(lái)規(guī)劃發(fā)展方向，以確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。同時(shí)，辦公室作為企業(yè)的外窗，代表著企業(yè)的綜合能力，除協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部工作外，還要促進(jìn)企業(yè)文化和理念的廣泛傳播。新時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)要結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景和特點(diǎn)，辦公室管理工作要不斷創(chuàng)新，懂得抓住機(jī)遇，在各種挑戰(zhàn)中不斷成長(zhǎng)，使企業(yè)的管理能力到達(dá)新的水平。

　　3、新時(shí)代及新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的重要作用

　　在市場(chǎng)新常態(tài)的背景下，提升和改善企業(yè)辦公管理水平有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。在社會(huì)發(fā)展中，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，要想在市場(chǎng)中獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就必須要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也是人才的競(jìng)爭(zhēng)。隨著辦公室管理工作的開(kāi)展，需要每位員工正確認(rèn)識(shí)自己的本職工作，在工作中提高質(zhì)量和效率。通過(guò)辦公室管理，保證企業(yè)在市場(chǎng)上樹(shù)立良好的形象。管理水平反映了企業(yè)的發(fā)展水平，企業(yè)的發(fā)展需要各項(xiàng)任務(wù)的流暢。在辦公室工作開(kāi)展中，通過(guò)管理發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的問(wèn)題和不足，并提出調(diào)整措施和解決方案，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利執(zhí)行。一個(gè)企業(yè)能在市場(chǎng)上樹(shù)立良好的形象，其產(chǎn)品就會(huì)吸引社會(huì)和市場(chǎng)的關(guān)注，帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

　　4、企業(yè)辦公室管理的業(yè)務(wù)特點(diǎn)

　　4.1綜合性

　　辦公室是企業(yè)運(yùn)作的組織，辦公室管理工作涵蓋各個(gè)層面，為企業(yè)的發(fā)展提供建議和保障執(zhí)行。辦公室具有信息收集協(xié)調(diào)等管理功能，是連接企業(yè)內(nèi)外的信息平臺(tái)，可以調(diào)整各種矛盾關(guān)系，營(yíng)造和諧發(fā)展的企業(yè)環(huán)境。企業(yè)辦公室管理日常任務(wù)復(fù)雜繁重，根據(jù)職能要求，工作內(nèi)容可概括為文件管理、會(huì)議組織和業(yè)務(wù)管理，并且要做好相關(guān)文件的處理、審核和收發(fā)，做好企業(yè)工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)總結(jié)，總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)重要講話(huà)進(jìn)行政策研究和信息研究，確保文件歸檔和各種報(bào)告材料的編寫(xiě)等。企業(yè)辦公室需要管理公司日常工作，做好公司各部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，做好規(guī)章制度的建設(shè)，做好車(chē)輛管理和印章服務(wù)等工作。

　　4.2服務(wù)性

　　企業(yè)辦公室管理服務(wù)業(yè)務(wù)可以概括為服務(wù)開(kāi)發(fā)、服務(wù)決策和服務(wù)實(shí)施。服務(wù)開(kāi)發(fā)包括圍繞企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)提供輔助人員。經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)復(fù)雜多變，企業(yè)發(fā)展面臨諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)辦公室需要主動(dòng)謀求服務(wù)，全面提升服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)響應(yīng)所有要求，增加對(duì)公司和基層的信任，為決策提供準(zhǔn)確的參考，及時(shí)反饋執(zhí)行過(guò)程中的情況和問(wèn)題。辦公室要積極與各部門(mén)溝通，綜合征求意見(jiàn)，提高信息溝通的有效性，做好企業(yè)辦公室服務(wù)的保障，為企業(yè)的員工解決更多的問(wèn)題。

　　4.3規(guī)范性

　　企業(yè)辦公室管理的重要任務(wù)主要是組織制定制度建設(shè)，確保各種管理制度的建立，要嚴(yán)格遵守制度標(biāo)準(zhǔn)，是科學(xué)管理的必然，也是企業(yè)發(fā)展的保障。日常管理工作的制度化和規(guī)范化，是新常態(tài)企業(yè)科學(xué)管理的重要前提。建立完善的內(nèi)部制度，對(duì)于提高辦公室的管理水平具有重要的意義。制度和標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)內(nèi)外部的變化和要求，不斷更新和完善企業(yè)辦公室管理制度。對(duì)辦公室內(nèi)的工作制度進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，理清縱向和橫向的關(guān)系。建立科學(xué)系統(tǒng)高效的辦公制度和各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

　　5、新常態(tài)下辦公室管理的困境

　　5.1缺乏完善的管理制度

　　規(guī)范各項(xiàng)管理制度，是企業(yè)辦公室管理業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的前提，是創(chuàng)新管理的要求。部分企業(yè)辦公室管理體系不完善，缺乏遏制能力。辦公人員職責(zé)分工不明確，缺乏一定的相關(guān)性和明確性，并且崗位工作目標(biāo)模糊，導(dǎo)致人員工作計(jì)劃缺乏系統(tǒng)性，導(dǎo)致工作流程管理不到位。這些問(wèn)題降低了企業(yè)辦公室管理人員的工作效率，甚至損害了企業(yè)辦公室的整體形象。在企業(yè)辦公室管理中，服務(wù)意識(shí)在辦公職能中占有重要的地位，屬于企業(yè)辦公室管理的基本職能。服務(wù)水平取決于員工的管理意識(shí)，部分企業(yè)的人員服務(wù)意識(shí)淡薄，無(wú)法理解服務(wù)的重要性。被動(dòng)地等待領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)工作的監(jiān)管，沒(méi)有積極思考。各部室缺乏溝通，導(dǎo)致了部門(mén)之間出現(xiàn)溝通不暢的問(wèn)題。同時(shí)對(duì)服務(wù)業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)不深刻，沒(méi)有形成創(chuàng)新和服務(wù)發(fā)展的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

　　5.2企業(yè)辦公管理考核力度不足

　　由于很多公司的內(nèi)部管理制度存在不足，阻礙了辦公管理的有效開(kāi)展，主要表現(xiàn)是沒(méi)有根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)和需求建立和開(kāi)發(fā)辦公管理制度，現(xiàn)行管理制度比較傳統(tǒng)，并且有一定的欠缺，造成企業(yè)辦公管理在發(fā)展中不能發(fā)揮有價(jià)值的作用，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范作為參考，影響辦公管理的效率。部分公司沒(méi)有建立符合實(shí)際發(fā)展的目標(biāo)考核機(jī)制，導(dǎo)致對(duì)辦公管理考核不恰當(dāng)。企業(yè)的評(píng)價(jià)應(yīng)立足于企業(yè)的發(fā)展，明確企業(yè)辦公室管理任務(wù)和工作目標(biāo)。辦公室考核機(jī)制缺失，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理目標(biāo)不明確，員工對(duì)管理的積極性不強(qiáng)。這些情況是辦公室管理工作的主要障礙，將直接影響公司的正常運(yùn)作。

　　5.3企業(yè)辦公室管理方法缺乏創(chuàng)新

　　在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，辦公室的管理也必須立足時(shí)代特點(diǎn)，需要不斷創(chuàng)新。創(chuàng)新不僅要著眼于管理方式的進(jìn)步，更重要的是要改革傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室管理方式。但是，考慮到公司的情況，很多企業(yè)辦公室管理還沒(méi)有跟上時(shí)代，管理理念和方法還比較落后，并且在使用過(guò)時(shí)的管理模式。辦公室管理仍然采用員工聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)指揮，缺乏民主的管理模式，導(dǎo)致員工沒(méi)有充分展示自己的管理能力。這樣員工就缺乏創(chuàng)新的能力，只能按照相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求來(lái)完成工作，導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理工作強(qiáng)度大和重復(fù)性強(qiáng)的缺點(diǎn)，并且員工的主動(dòng)性逐漸減弱。

　　5.4員工綜合素養(yǎng)有待提高

　　在傳統(tǒng)企業(yè)辦公室管理中，對(duì)辦公室負(fù)責(zé)人的要求并不高。對(duì)人員配置沒(méi)有太多限制，有的員工的工作并不能反映有效性，只做擺在自己面前的工作，即領(lǐng)導(dǎo)所吩咐的工作。他們失去了企業(yè)辦公室的管理熱情和創(chuàng)新能力。在辦公室的職能定位上，對(duì)自己的職位缺乏評(píng)估，對(duì)辦公室管理沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理工作效率達(dá)不到預(yù)定的要求。

　　6、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的對(duì)策

　　6.1更新信息化管理方式

　　隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。信息技術(shù)在企業(yè)辦公室管理中的應(yīng)用，給管理學(xué)帶來(lái)了活力，也提高了工作效率，可以使管理與時(shí)代的發(fā)展保持同步。企業(yè)辦公室管理中可以創(chuàng)建內(nèi)部微信和QQ群，符合相關(guān)的業(yè)務(wù)溝通，又可以通過(guò)群向各部門(mén)傳達(dá)業(yè)務(wù)指令和要求。在新的時(shí)代，企業(yè)都非常重視企業(yè)文化和員工的工作體驗(yàn)，辦公室必須肩負(fù)起振興企業(yè)環(huán)境和相互溝通的責(zé)任。對(duì)于辦公室管理并不意味著拘泥于嚴(yán)肅的模式，輕松的環(huán)境更有利于提高員工效率。因此，可以通過(guò)短視頻記錄工作中有趣的內(nèi)容，也可以通過(guò)短視頻的形式完成精神的傳播，方便企業(yè)員工對(duì)信息的接收，讓辦公室管理工作可以更有效，更符合時(shí)代的特色。

　　6.2協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系

　　協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室管理功能的核心內(nèi)容，協(xié)調(diào)工作將直接影響各部門(mén)的正常運(yùn)作。由于企業(yè)部門(mén)數(shù)量多，并且相關(guān)的工作內(nèi)容復(fù)雜，辦公室業(yè)務(wù)人員較少，如果得不到有效的協(xié)調(diào)，將影響企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作和工作協(xié)調(diào)的效果。為提高部門(mén)之間的協(xié)調(diào)效率，可以在部門(mén)之間舉行會(huì)議，讓部門(mén)負(fù)責(zé)人宣傳工作內(nèi)容，并與辦公室建立緊密的合作，使企業(yè)的業(yè)務(wù)溝通更高效[1]。

　　6.3搭建完整的辦公室管理制度

　　為有效地實(shí)施辦公管理業(yè)務(wù)，首先要設(shè)計(jì)完整的管理制度，劃分人員的管理職責(zé)，明確個(gè)人工作的范圍和權(quán)限，把個(gè)人工作放在自己應(yīng)有的位置上。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)參考業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)辦公管理工作的情況，建立完善的辦公室管理制度，提高企業(yè)辦公室管理工作的速度和效率[2]。

　　6.4加強(qiáng)辦公室管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)

　　加強(qiáng)辦公室管理人員的培訓(xùn)，有利于提高辦公室管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和素養(yǎng)水平，改善企業(yè)辦公室管理模式，為提高企業(yè)整體管理質(zhì)量鋪平道路。為此，必須關(guān)注公司的未來(lái)計(jì)劃，聘用優(yōu)秀的企業(yè)辦公室管理人才，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的力量，確保辦公室管理的速度和效率得到提高。應(yīng)對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升辦公室人員的業(yè)務(wù)技能，使其了解辦公室管理對(duì)公司發(fā)展的重要影響。通過(guò)各種培訓(xùn)方法和活動(dòng)的開(kāi)展，提升辦公室管理人員的素質(zhì)，提升其業(yè)務(wù)辦公技能，提升辦公室管理水平，為企業(yè)辦公管理的順利推進(jìn)作出一定的貢獻(xiàn)[3]。

　　6.5制定合理的辦公績(jī)效評(píng)價(jià)體系

　　為確保企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量的提升，企業(yè)應(yīng)參考績(jī)效考核指標(biāo)和辦公管理工作應(yīng)用，制定適用于企業(yè)辦公室管理部門(mén)的績(jī)效考核體系，使其能夠積極參與管理工作，提高管理工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須分析辦公室管理的情況，建立管理績(jī)效考核的量化標(biāo)準(zhǔn)，明確管理職責(zé)，并健全績(jī)效考核體系。大大增加辦公室管理人員的工作興趣，使其做好本職工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)行中存在的問(wèn)題并做到隨時(shí)處理，提高辦公室管理工作的實(shí)際效率。在辦公室管理績(jī)效考核制度的編制過(guò)程中，必須同步建立獎(jiǎng)懲制度。對(duì)辦公室部門(mén)表現(xiàn)好的員工，應(yīng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神上的表?yè)P(yáng)，激發(fā)相關(guān)人員和管理人員的興趣，有效地提高他們的工作效率。此外，對(duì)于我國(guó)新時(shí)代的發(fā)展，在企業(yè)辦公室管理中需要進(jìn)行精細(xì)化管理，但也要盡可能地簡(jiǎn)化管理程序，有效縮短辦公所需的時(shí)間。企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況，完善和更新辦公管理制度，明確相應(yīng)職責(zé)，提高辦公管理效率，確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[4]。

　　推薦閱讀：《辦公室業(yè)務(wù)》核心期刊征稿時(shí)間