【摘 要】公共關(guān)系是為了幫助一個組織建立并有效維持與社會公眾之間的相互交流、理解、認(rèn)可并與其合作而開展的一系列規(guī)范性的可持續(xù)的公共關(guān)系活動。而檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，正需要充分運(yùn)用公共關(guān)系的管理方法、管理手段來更有效地維持與社會、與組織和公眾之間的相互溝通、交流和合作，完成自身體系的工作職能。在新形勢下，檔案工作者更需要學(xué)習(xí)公共關(guān)系知識，巧妙應(yīng)用公共關(guān)系的技巧，積極開展豐富的公關(guān)活動，促進(jìn)檔案工作的繁榮和蓬勃發(fā)展。

　　【關(guān)鍵詞】公共關(guān)系;高校檔案;運(yùn)用

　　一、運(yùn)用公共關(guān)系促進(jìn)檔案工作的建議

　　每個人從讀書開始建立的學(xué)籍檔案到工作后的人事檔案，以及生活中逐漸產(chǎn)生的民生檔案、信用檔案等，都與自身的利益息息相關(guān)，它將伴隨每個人的一生。然而，檔案對于公眾而言，又是那么的封閉、有距離感。如何打破這一局面，我們想到了運(yùn)用公共關(guān)系。

　　(一)運(yùn)用公共關(guān)系的職能促進(jìn)檔案工作

　　1. 從公共關(guān)系對社會組織環(huán)境的監(jiān)測、收集信息職能做起

　　作為信息組織的一個重要成員，檔案部門需要及時地了解公眾對于檔案信息的各種訴求，再根據(jù)公眾對檔案信息訴求的在實(shí)用性、針對性、時效性等特點(diǎn)建立健全信息的交流、收集、監(jiān)測、調(diào)研、預(yù)測以及本部門公關(guān)檔案制度，注重信息的準(zhǔn)確性、時效性、可比性、適應(yīng)性和經(jīng)濟(jì)性。

　　2. 從公共關(guān)系的對外宣傳、廣泛傳播職能做起

　　檔案工作者在熟練掌握檔案專業(yè)知識的同時，還需要熟練掌握各種傳播方式、傳播媒介的特點(diǎn)，根據(jù)檔案部門實(shí)際情況積極開展與檔案相關(guān)的各種公共關(guān)系活動，從而提升社會公眾對檔案的整體知曉度和社會影響力，為促進(jìn)檔案部門各項工作的順利開展創(chuàng)造有利的條件和社會輿論，同時也樹立了檔案部門的公眾形象。

　　3. 從公共關(guān)系的教育引導(dǎo)、服務(wù)公眾職能做起

　　“存憑、留史、資政、育人”這八個字高度概括了檔案存在的價值與意義。檔案部門應(yīng)當(dāng)積極地運(yùn)用各種公共關(guān)系活動，服務(wù)和引導(dǎo)社會公眾、教育公眾，主動地拉近檔案與社會公眾的距離，使社會公眾知曉檔案就在身邊，主動地傳播有關(guān)檔案工作的信息，使社會公眾了解檔案伴你同行。

　　(二)如何在檔案工作中發(fā)揮公共關(guān)系的作用

　　1. 優(yōu)化環(huán)境，爭取各方支持

　　蘭臺人長期以“甘于寂寞”“默默奉獻(xiàn)”作為工作的座右銘。但在如何爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持和社會公眾的認(rèn)可上，卻不能“埋頭苦干”“一聲不吭”，檔案工作者需要“能說會道”“露才揚(yáng)己”。單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視和全力支持是做好檔案工作的關(guān)鍵，爭取其他部門的配合是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案部門可以通過定期舉行專題檔案展覽、檔案知識競賽、檔案宣傳周等活動進(jìn)一步擴(kuò)大影響，還可以通過定期組織其他有關(guān)部門員工到檔案室考察和參觀，經(jīng)常向其他兄弟單位的檔案部門進(jìn)行走訪調(diào)研，增強(qiáng)與社會各階層的聯(lián)系和人際交往，進(jìn)一步提高檔案部門在社會公眾心目中的影響力和地位。

　　2. 轉(zhuǎn)變作風(fēng)，塑造完美的公關(guān)形象

　　社會組織不斷地開展各種公共關(guān)系活動，最終目的就是塑造完美的公關(guān)形象，檔案部門亦是如此。在我國傳統(tǒng)的檔案工作中，普遍存在全封閉或半封閉的工作管理狀態(tài)，歸檔程序單調(diào)繁瑣、工作方式老套。如果要改變這種現(xiàn)狀，檔案工作者就需要具備“既能發(fā)現(xiàn)問題，又能解決問題”的公關(guān)能力，及時了解國內(nèi)檔案工作的動態(tài)和相關(guān)政策、制度的變化，在檔案文件材料的收集方式上進(jìn)行改革，將“等、靠、送”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;約、幫、收”。“等”是指耐心等待某項工程或活動的結(jié)束;“靠”是指檔案工作遇到各種阻力時依靠領(lǐng)導(dǎo)的解決;“送”是指歸檔文件材料由形成部門定期向檔案部門移交;“約”則是在各項活動開始前預(yù)先向活動承辦部門約定歸檔文件材料內(nèi)容;“幫”則是通過在線答疑、上門指導(dǎo)等方式幫助檔案文件材料形成的部門明確哪些是重點(diǎn)歸檔案文件材料;“收”則是檔案工作者主動到文件材料形成部門進(jìn)行收集。

　　二、檔案部門開展公共關(guān)系活動的具體操作方法

　　(一)多措并舉，打造新媒體時代下的檔案宣傳工作

　　1. 采用多種傳播方式

　　高校檔案室應(yīng)利用室藏資源，有針對性地編制各種室藏知識匯編、專題資料匯編、室藏指南/情況簡介、利用效果匯編等，按專題呈送和分發(fā)給單位主管領(lǐng)導(dǎo)和各對口部門，使他們及時了解和掌握檔案室的基本工作動態(tài)和情況，以取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和教職工的認(rèn)可和支持。利用櫥窗、宣傳欄、專題展等手段，融知識性、實(shí)用性、可讀性于一體，對師生進(jìn)行廣泛的宣傳和教育，誘導(dǎo)師生產(chǎn)生利用檔案室資源的需求，促進(jìn)檔案室藏資源的開發(fā)和利用。

　　2. 定期舉辦各種專題活動

　　利用室藏資源，校內(nèi)定期舉辦“國際檔案日“宣傳活動和檔案法宣傳活動，舉辦檔案知識講座，表彰檔案工作突出的兼職檔案員，擴(kuò)大檔案室的影響和聲譽(yù)，提高全校師生全員檔案意識，激發(fā)其了解檔案的需求。

　　3. 建立檔案網(wǎng)頁

　　高校檔案室應(yīng)當(dāng)開發(fā)建立專屬的檔案網(wǎng)頁，在利用網(wǎng)頁宣傳檔案工作時，可定期或不定期地進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布，提供生動活潑、圖文聲影并茂的最新檔案資訊。一是易于讓教職工、學(xué)生所接受;二是達(dá)到傳遞迅速、宣傳廣泛、不受時間和空間限制的目的。高校檔案室還可以在網(wǎng)上公布室藏指南、歸檔范圍，檔案相關(guān)法律法規(guī)，通過網(wǎng)頁為學(xué)校師生開辟一個檔案信息服務(wù)的新通道。

　　(二)“走出去、請進(jìn)來”，開展形式多樣的檔案業(yè)務(wù)活動

　　“走出去”，就是要主動積極地參與社會活動，加強(qiáng)與檔案學(xué)會和各兄弟院校檔案部門的聯(lián)系。通過列席會議、工作調(diào)研、參加各種經(jīng)驗(yàn)交流會、學(xué)術(shù)研討，爭取政府、檔案學(xué)會、兄弟單位等的重視、關(guān)心和支持;適時地把握機(jī)遇，大造聲勢，擴(kuò)大影響。

　　“請進(jìn)來”，就是邀請上級或兄弟院校檔案工作專家，到學(xué)校開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)會、檔案知識專題講座和現(xiàn)場指導(dǎo)，積極推動學(xué)校檔案工作的科學(xué)、規(guī)范、健康發(fā)展。還可以定期邀請學(xué)校師生參觀室藏檔案，增進(jìn)利用者對檔案室的深入了解。同時，又可以使檔案室及時、準(zhǔn)確地把握利用檔案的目的和檔案利用效果情況。

　　通過定期開展一系列形式多樣的檔案業(yè)務(wù)活動，緊緊圍繞學(xué)校的教育教學(xué)工作，不斷更新檔案部門的發(fā)展理念，創(chuàng)新檔案工作的管理機(jī)制，深化學(xué)校各門類檔案的功能開發(fā)，在密切服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)工作目標(biāo)的同時，取得檔案工作的突破性新進(jìn)展。

　　公共關(guān)系與檔案工作密切相關(guān)，公共關(guān)系時刻發(fā)生在檔案工作者身邊。如果檔案工作者始終坐在辦公室等待領(lǐng)導(dǎo)的支持，等待相關(guān)各部門到檔案室移交檔案，那么檔案事業(yè)的發(fā)展肯定還是一成不變，停滯不前的。檔案部門只有積極地把公共關(guān)系的方法和技巧運(yùn)用到檔案管理中，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、部門之間的關(guān)系，樹立公關(guān)形象，耐心、熱情地去做溝通、服務(wù)工作，大力開展宣傳活動，使管理和運(yùn)作方式由過去的“封閉型”向“開放型”轉(zhuǎn)變，才能有助于檔案工作的優(yōu)化管理、深化開發(fā)、強(qiáng)化服務(wù)、完善功能，從而增強(qiáng)社會各界對檔案事業(yè)的認(rèn)可度和支持度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的繁榮和可持續(xù)發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

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