摘 要：原始文字檔案管理工作是檔案工作中的重要組成部分，隨著信息時代的來臨，計算機網絡逐漸進入到人們生活工作中，為人們提供了更多便利。傳統的原始文字管理工作逐漸不能滿足社會發展的需求，原始文字檔案管理的信息化建設已經成為社會發展的必然。本文就針對原始文字檔案管理信息化建設的相關問題進行了分析。

　　關鍵詞：原始文字檔案管理;信息化;建設

　　一、 檔案信息化建設概述

　　所謂檔案信息化建設，主要是指檔案管理人員以檔案資源為基礎，將大數據、云計算、云共享、數字水印以及其他信息技術融入檔案管理的各個環節，提升檔案資源使用效益的一種模式。檔案信息化建設是信息時代檔案事業發展的必然趨勢，也是發揮檔案利用價值的必然路徑。

　　二、 原始文字檔案實現信息化管理的價值

　　(一)辦公及使用效率高，文檔時效性強

　　計算機強大的計算力量在原始文字檔案管理的過程中發揮了重要的作用，它已經完全取代傳統的手工操作。在傳統的原始文字檔案管理中，無論是收集資料完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是以手寫的形式來規范有關內容、檔案運用的長期性等要求，或者對分類統計要精確的要求，對從業者而言，均是高難度的工作。然而計算機辦公程序誕生以后，所有的工作便變得十分簡單，編輯與傳輸文件均變得簡單容易。極大的提高了辦公及使用效率，增強了文檔的時效性，使傳統原始文字檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。

　　(二)電子文件能夠長期且穩定地保存下來

　　比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為的非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發展的時代，我們已可以在任何時間、任何地點利用身邊的設備來獲取與儲存電子文件，譬如移動U盤等。這些介體讀取與儲存十分便捷、方便攜帶、不易毀壞、不易受外部因素影響等的特點讓電子文件的儲存能夠更長效。

　　(三)文檔信息得到充分共享

　　在傳統的原始文字檔案管理系統下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”，管理員可以根據檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發展的背景下，檔案的信息化管理實現了檔案和其存在介體的分離，而且可以實現和其他信息平臺的互相關聯。由于信息化管理不受時空的制約，且能夠全面掌握各方面的信息狀況，讓文檔信息實現高效共享。

　　三、 加強原始文字檔案信息化管理工作的措施

　　(一)依托云儲存技術，打造檔案共享機制

　　目前檔案數量在不斷的增加，并且擁有非常多的檔案類型。而且，很多單位的檔案管理工作出現缺少人員的現象。要解決這樣的問題，必須引用高新科技，探索檔案的共享服務，從而將檔案資源更大限度的發揮它的優勢，從而確保檔案工作的順利進行。因此，企業單位可以將原始文字檔案的管理工作和云儲存技術相融合，并且將一些可以共享的資料和信息上傳到云儲存的終端，以方便每個單位之間可以共同查閱。需要額外注意的是，檔案共享不是將所有的檔案都上傳到共享終端，而是將一些沒有保密性、沒有強制要求保密的原始文字檔案進行共享，以此實現業務的協同性。業務協同性通俗來講就是單位和單位之間在業務上存在的共同點所需要的共同需求等。

　　(二)集中力量開發檔案管理信息化系統

　　每個單位需要根據檔案的數量、類型來開發科學、合理的檔案管理信息系統。簡而言之，企業單位可以從以下幾個方面出發：①注重對檔案模塊的管理，根據不同的檔案類型將檔案劃分為不同的板塊，保證檔案資料和信息都完整的在每個相應的半空中，從而實現智能、科學的管理。②注重檔案的安全管理，以防止重要的檔案信息流失和損壞。現如今的檔案管理注重資料的完整性和真實性，因此必須要做到安全性、合理性、科學性，從而實現檔案的價值。如果檔案資料信息出現了不真實和不準確，那么就會失去檔案資料的價值，因此單位需要利用數字水印技術和數字加密技術、區塊鏈技術等等，實現現代化信息技術對檔案管理信息系統進行安全管理。

　　(三)優先加強基礎性工作

　　①加強學習和完善檔案學管理的理論知識，專業工作水平離不開理論知識的研究。因此為了使檔案管理工作不斷的適應社會的需求，管理工作人員就必須提升自身的管理學理論知識水平。②做好檔案管理工作人員的技術建設，提高實際操作中的管理水平。③加強數據庫建設。我們應該對數據庫的系統和內容等作出整體的設計和規劃。④提高工作人員素質，定期培訓。工作人員是實現工作質量的重要部分，是重要的資源。因此檔案工作人員要不斷的學習，增強自身的技能，明確自身的職責所在，努力將自己打造為管理型、技術性全面人才。定期開展培訓，有計劃、有目的的培養高層次人才，建設強大的人才隊伍。

　　四、 結語

　　原始文字檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們去不斷思考的。在信息化技術盛行的當下，傳統的紙質檔案已經不再符合社會的發展需求。因此，實現原始文字檔案的信息化管理是一個必然的事件，我們也要利用信息化管理這個強有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠保留下來。

　　參考文獻：

　　[1]劉光鳳.淺談文書檔案管理信息化建設[J].卷宗，2012(4)：91-92.

　　[2]陸天麗.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].黑龍江科技信息，2015(10)：151.

　　作者：陳曦

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