隨著高職院校學科和專業建設的快速發展，二級學院教學檔案數量快速增長，高校檔案管理工作是學校檔案工作的重要組成，在學校管理中發揮了重要作用，直接反映了高校教學工作的全過程，是準確評估高職院校教學質量和教學管理水平的重要依據。論文總結了高職院校二級學院檔案管理中存在的問題。
關鍵詞：學校檔案管理論文,教學檔案論文,檔案管理論文
一、高職院校二級學院教學檔案的主要構成
根據教育部《高等學校檔案管理辦法》《高等職業院校人才培養工作評估方案》和《高等職業院校人才培養工作狀態數據采集平臺》的要求，高職院校二級學院教學檔案主要包括：
1.有關教學業務管理的各項規章制度等文件材料。
2.專業設置、專業教學標準、重點專業建設、課程建設與改革、科研項目申報等專業和課程建設文件材料。
3.學期計劃和總結、日常教學檢查資料、教師教學任務、授課計劃、教案、教材征訂、調代課申請、試卷管理、課程小結、考核分析、成績單等常規教學和教學管理文件材料。
4.教學設備、實訓項目等校內實訓場所和建設協議、接受學生實習情況等校外實習基地建設等教學實踐文件材料。
5.教師學習和工作經歷及教育培訓、教學和教學管理工作、課題研究、社會服務與技術培訓等教師個人業務文件材料。
6.畢業設計留校作品、日常教學中優秀留校作品、光盤等其他教學和教學管理實物材料。
二、高職院校二級學院教學檔案管理存在的主要問題
根據筆者所在院校的實際情況，同時參考兄弟院校的相關情況，筆者認為目前高職院校二級學院教學檔案管理主要存在以下問題：
1.教學檔案管理意識淡薄。二級學院作為教學和教學管理的主要責任部門，從領導到教職員工都把主要精力放在教學和教學管理上，普遍對日常教學管理、教學質量提升和科研成果水平等比較重視，而對在這些工作中形成的文件材料的收集、保管、整理和歸檔等容易忽視，只有在院校進行教學水平評估和上級有關部門前來檢查指導時，才花大量精力來突擊應付。有些教職人員為了方便自己查閱利用，對教學和教學管理中形成的文件材料移交歸檔持消極態度，不愿意主動配合檔案部門做好移交歸檔工作。極少數教職人員甚至把在教學、科研中形成的文件材料當作是個人成果。這些都給二級學院教學檔案的收集和歸檔工作增加了難度，導致檔案不夠齊全、質量不高，很難真實反映二級學院教學工作情況。這些情況集中反映出目前高職院校教學和教學管理人員的檔案意識還比較淡薄，沒有充分認識到教學檔案的重要性。
2.教學檔案管理機制缺失。一方面主要體現在教學和教學管理文件材料形成和移交歸檔的相關規范標準不盡完備，平時對教職人員在教學和教學管理中形成的文件材料審核把關不嚴，甚至不加審核，造成文件材料內容不完整、不準確，甚至錯誤比比皆是。未將教學和教學管理形成文件材料的移交歸檔情況納入年終個人教學績效考核范圍，與個人的獎懲掛鉤，客觀上助長了一些教職人員對教學和教學管理形成文件材料移交歸檔的不配合。另一方面教學檔案管理人員工作職責不夠具體，沒有明確的職責范圍和責任清單，教學檔案管理工作落實不到位，而且缺乏健全的監督制約機制，對教學檔案管理過程中出現的問題不進行問責，對認真履職的檔案管理人員缺乏必要的激勵關懷，不能調動他們的積極性。
3.教學檔案管理人員缺乏。目前高職院校二級學院大多沒有專門的教學檔案管理員，基本都是由教學秘書兼任。他們大多沒有受過系統的檔案管理培訓，不具備檔案管理的基本技能，加之教學秘書日常工作繁忙，沒有更多的精力顧及檔案工作，因此平時在教學和教學管理文件材料收集、歸檔等方面容易錯失時機，導致文件材料收集不及時、歸檔不齊全，一些重要的教學材料流失，嚴重影響了檔案的完整性和準確性，難以滿足教學改革與發展的需要，對高職院校檔案管理造成了不可彌補的損失。
4.教學檔案管理設施落后。由于高職院校二級學院大部分沒有配備專門的檔案室，教學檔案隨意存放在綜合辦公室、教學秘書室等場所，有的甚至存放于教師個人手中，造成了檔案管理混亂，導致重要教學檔案丟失或損壞。此外，高職院校在教學檔案管理方面投入資金少，致使大部分高職院校二級學院教學檔案管理還停留在傳統的人工管理階段，檔案整理編目、檢索查閱等都依靠手工操作，工作效率低下，檔案信息化建設滯后嚴重影響了教學檔案利用價值的實現，與現代教育教學改革和教學事業發展不相適應。
三、改進二級學院教學檔案管理的具體措施
針對高職院校二級學院目前教學檔案管理存在的主要問題，可從以下幾個方面采取相應措施加以改進。
1.強化教學檔案管理意識。首先要通過各種宣傳渠道，加大教學檔案管理工作的宣傳力度，使教職員工認識到在從事教育教學過程中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動的智慧結晶，更是院校教學管理方面的共同財富，受《檔案法》保護，私人無權占為己有，必須按規定完整無缺地向檔案部門移交歸檔，從而為規范管理教學檔案奠定堅實思想基礎。在此基礎上，積極爭取學院領導和全體教職人員對教學檔案工作的重視和支持，特別是在檔案管理人員配備方面的關心和支持，有條件的要爭取配備專職檔案人員，保持教學檔案管理的穩定性和延續性。
2.完善教學檔案管理制度。認真貫徹執行上級有關部門制定頒布的有關法律法規，緊密聯系院校及二級學院的實際，研究制訂專門的教學檔案管理規章制度，通過可靠的制度保障來規范和約束教學檔案管理。特別要注意根據自身的特點，科學制訂包括教學管理文件材料的收集、鑒定、整理、歸檔和教學檔案的編目、保管、開發利用等在內的一整套相關規章制度，做到有章可循。要引入獎懲激勵機制，加大制度的貫徹執行力度，把教學和教學管理文件材料的收集、歸檔與教職人員的年度考核、職稱評審等掛鉤，進一步增強教職工檔案管理的責任心和積極性，真正做到有“法”必依。同時，還應當對二級學院的專兼職檔案管理人員的補助和獎勵作出具體規定，從制度層面激發教學檔案管理人員的工作積極性和主動性。
3.加強教學檔案隊伍建設。檔案管理工作具有較強的專業性，檔案工作人員的業務素養直接關系到檔案管理工作的質量，而二級學院的檔案員大多數為兼職，對檔案管理業務不太熟悉，需要對其進行檔案管理基礎知識和基本技能的培訓，不斷提升他們的業務素質和能力。在條件允許的情況下，可以考慮安排他們到相關兄弟院校參觀取經，不斷學習和借鑒兄弟單位的工作成果和經驗，更好地適應二級學院教學檔案管理的實際需要。
4.提高教學檔案現代化管理水平。目前高職院校一般都建立了教務管理和資源庫兩個系統平臺，將常規教學中的教師個人信息、課表和學生個人信息、成績等全套教學資料存入教務管理系統，可以隨時查詢和共享。我們要順應院校教學和教學管理現代化發展趨勢，及時將信息化、網絡化技術引入教學檔案管理之中，充分利用院校已經建立的數字化校園平臺，對數字化辦公、數字化教學過程中形成的文件材料進行收集、整理、歸檔和利用。因此，一方面要加快完成過去形成的重要紙質教學檔案的數字化加工，另一方面要求教職人員必須利用辦公軟件進行新的教案編寫、課程資源庫建設、學術論文和專著撰寫，以有效解決教學檔案管理信息化的存量和增量問題，加快實現教學檔案管理現代化進程。
二級學院教學檔案是高職院校教學和教學管理的重要成果，是評估高職院校教學質量和管理水平的重要依據。我們只有在日常教學工作中高度重視并切實加強二級學院教學檔案管理，真正打牢檔案管理基礎，才能在高職院校的建設和發展中發揮教學檔案資源的應有作用。
作者：陳亞偉 單位：常州機電職業技術學院
推薦閱讀：《航空檔案》(月刊)創刊于1977年，由中國航空工業集團公司主管，航空工業檔案館主辦，對國內外公開發行，是國內唯一一本專門介紹航空領域歷史變遷的大型綜合性航空歷史刊物。
