摘要：如果沒有嚴(yán)格遵循行文規(guī)則，不僅工作無法開展，連公文內(nèi)容會變得混亂不堪，會讓工作人員每天浪費(fèi)更多的精力跟時間在處理公文的行文時間比處理落實(shí)的時間要更多，俗話說無規(guī)矩，不成方圓，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓男形囊?guī)則，并認(rèn)真積極地落實(shí)處理，行文效率就會事半功倍了。

　　一、規(guī)范醫(yī)院公文行文制度是時代的要求也是管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院工作以醫(yī)療為中心，長期以來，醫(yī)院作為基層單位在文件管理方面偏重于病案的管理，對其他行政公文未予以應(yīng)有的重視。隨著醫(yī)院管理理念的更新和對公文管理重要性認(rèn)識程度的提高，加強(qiáng)醫(yī)院公文管理工作，越來越被人們所重視。公文作為公務(wù)文書必須遵循公文行文規(guī)則，不但有利于文件制度的正常運(yùn)行，確保行文各個環(huán)節(jié)的規(guī)范、完整、準(zhǔn)確，而且大大提高了公文行文的質(zhì)量和效率，減少工作時間和誤會麻煩。

　　二、公文在醫(yī)院管理工作中起著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院公文是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對下級科室部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和作指示的重要工具。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過制發(fā)文件，傳達(dá)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子按照國家頒布的法律法規(guī)擬定的針對院內(nèi)具體事項(xiàng)的管理的政策路線方針，責(zé)成下級科室部門嚴(yán)格按照所發(fā)文件的要求，指導(dǎo)采取切實(shí)有效的措施予以貫徹落實(shí);有的公文具有法規(guī)的效應(yīng)，如辦法、條例、規(guī)定等，一旦行文生效，管轄范圍內(nèi)的工作人員就必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行，一旦違反會按照規(guī)定進(jìn)行處罰;公文還起到了領(lǐng)導(dǎo)層對廣大干部群眾進(jìn)行宣傳教育的重要作用，統(tǒng)一員工思想，提高執(zhí)行力;為反映決策層的意圖，規(guī)范的公文是依法處理問題、做出決策、拓展管理的依據(jù)和憑證，如通知、決定、決議、、規(guī)定、條例批復(fù)、指示等，這些文件都是院內(nèi)各科室組織開展工作的依據(jù)和憑證，而下級部門上報的請示、意見、報告等又是管理層制定決策、指導(dǎo)工作的有效憑證和依據(jù)。

　　三、公文行文審閱稿是管理者為公文行文把關(guān)的第一步。醫(yī)院公文行文審閱稿具體分為六部分，第一部分必須有簽發(fā)人、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱意見、審稿人意見三項(xiàng)內(nèi)容，簽發(fā)人是由醫(yī)院“一把手”把關(guān)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱意見是分管行文內(nèi)容線條的副職領(lǐng)導(dǎo)簽閱，審稿人意見通常是由辦公室主任把關(guān);第二部分分為核稿人、擬稿單位以及擬稿人，核稿人是由行文首發(fā)的科室領(lǐng)導(dǎo)為核稿人，擬稿單位是需行文的科室，擬稿人是公文內(nèi)容編寫人員;第三部分有：編號是此公文的年份以及序號，密級按國家技術(shù)監(jiān)督局的標(biāo)準(zhǔn)，文件的密級分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國內(nèi)、公開6個層次，印發(fā)份數(shù)由文件擴(kuò)散的范圍而定;第四部分是打字，校對人員簽名和行文日期;第五部分是抄送、抄報單位、主題詞，便于以后工作中的查詢;最后一部分是標(biāo)題與正文的內(nèi)容，其內(nèi)容力求規(guī)范、準(zhǔn)確、精煉，切忌空話、大話、套話，可加附件，公文行文審閱稿內(nèi)容必須都用鋼筆或者毛筆書寫，審閱稿加上公文草稿與附件形成了公文行文審閱稿的第一步驟。

　　四、公文的送審制度應(yīng)本著誰主稿，誰負(fù)責(zé)的態(tài)度完成，按照公文行文審閱稿的審閱程序，擬稿單位以及擬稿人是此公文的第一負(fù)責(zé)人，應(yīng)對本公文的內(nèi)容、審核、發(fā)放、履行、回饋等進(jìn)行跟蹤落實(shí)，不能馬虎應(yīng)付、推卸責(zé)任。因此，送審的第一步應(yīng)由擬稿人先至辦公室領(lǐng)取公文行文審閱稿，再填寫擬稿單位以及擬稿人、公文標(biāo)題、內(nèi)容、抄送單位和印刷份數(shù)等內(nèi)容，并送達(dá)本行文科室領(lǐng)導(dǎo)(即擬稿單位負(fù)責(zé)人)核稿，修改完公文第一輪后，再由擬稿單位負(fù)責(zé)人送往辦公室相關(guān)線條的副職領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽署意見，完成第二道審閱修改后，接著再送往正職領(lǐng)導(dǎo)審閱修改，完成第三道修改程序后，可以確定文件內(nèi)容不再做修改，最后再送回辦公室主任進(jìn)行最后細(xì)節(jié)的把關(guān)工作，并由辦公室主任填上行文編號，格式是【年份】文件編碼，再送往文印室進(jìn)行印刷。

　　五、沒有加蓋印章的公文不具備法律法規(guī)的效力。加蓋印章是一個必不可少的重要環(huán)節(jié)，因此在印刷完畢后，由印章管理人員對公文的簽發(fā)手續(xù)、附件材料、公文印刷格式進(jìn)行最后審核，存檔的公文加蓋印章是檔案憑據(jù)作用的要求重要的公文在完成了它的現(xiàn)行效用之后，就變成檔案被移交到檔案部門保存起來，供日后查證參考，發(fā)揮檔案的憑證作用。很多企事業(yè)單位忽略了加蓋印章的重要性，這是不規(guī)范的公文行文格式，沒有加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的文件會在日后給檔案利用帶來諸多不便與麻煩。應(yīng)由辦公室專人負(fù)責(zé)蓋章，裝訂，最后準(zhǔn)備好分發(fā)工作。

　　六、公文正式文件的分發(fā)應(yīng)由專門的發(fā)文科室統(tǒng)一發(fā)送。一般全院性文件應(yīng)由辦公室組織發(fā)放，其他針對性較強(qiáng)或特殊文件由擬稿科室組織分發(fā)。公文的分發(fā)應(yīng)做到準(zhǔn)確、安全、及時，確保不要漏發(fā)，誤發(fā)，有特殊要求的公文內(nèi)容，例如有需要各個科室班組回復(fù)或者上交匯報、附件之類的文件，應(yīng)在發(fā)放時再對收文者另行強(qiáng)調(diào)，確保公文內(nèi)容的要求落到實(shí)處，避免工作漏洞，另外應(yīng)準(zhǔn)備多幾份文件以備存檔及備用。根據(jù)發(fā)文范圍，屬于院內(nèi)重大事項(xiàng)需要上報的文件必須以醫(yī)院名義發(fā)文的文件，用XX[20XX]X號作為文件編碼的，正常需要抄送至上級單位，用于院內(nèi)各科室、部門傳達(dá)院部領(lǐng)導(dǎo)議定的工作任務(wù)、安排和常規(guī)等綜合性行政事務(wù)工作的，如無特殊授權(quán)，一般不對外發(fā)文，使用文號可為XX醫(yī)辦[20XX]X號。

　　七、公文歸檔是將處理完畢的公文按照一定的原則進(jìn)行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。通過歸檔工作，可以妥善地保存公文，同時也可以使有價值的公文不斷地輸入到檔案部門，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。也為管理者的管理工作提供有效的事實(shí)憑據(jù)。檔案管理人員負(fù)責(zé)將備份的含蓋公章的文件收集整理，分類保存。其個人不能保存歸檔的公文，根據(jù)公文相互關(guān)聯(lián)、特征和保存價值等立卷整理，確保歸檔公文的完整齊全，便于日后的利用和保管。檔案管理人員應(yīng)在保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交檔案工作。相關(guān)附件復(fù)印件要?dú)w檔時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。需要被撤銷的、被廢止的公文應(yīng)視為自始之日起不產(chǎn)生任何效力。不具備保存和歸檔的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可銷毀。如需要借閱檔案文件的單位機(jī)關(guān)、科室、人員等應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記，并在有效期內(nèi)歸還。機(jī)密度高的檔案文件不得擅自帶出檔案室，違規(guī)者視為違法紀(jì)律嚴(yán)格處理。