【摘要】許多秘書人員在談到自己的工作時,常常不愿意用“秘書”兩個字,似乎這兩個字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業、更上檔次的名稱。

　　【關鍵詞】秘書,角色,意識,培養

　　秘書,從世界范圍看,它是分布最廣泛的社會職業之一,但是在我國,卻正在經歷著一個從“職位”向“職業”過渡的過程。很長一段時間以來,由于我國是社會主義國家,所以從事秘書工作的都屬于國家工作人員,即公職秘書。絕大部分從屬于黨政機關、企事業單位內的綜合辦事機構——秘書廳(室)或秘書科(室),少部分秘書人員由機關、單位配備給首長或專家做工作助手,仍是國家公務員。[1]然而隨著改革開放的不斷深化,隨著多種經濟模式的協同發展,我國秘書隊伍的構成也在悄然發生著變化,正逐漸與世界接軌,秘書這一行業已經成為了一個復雜廣泛的社會職業群體。黨政機關、工礦企業、軍隊,包括一些學術團體組織都設有秘書機構。秘書工作也由原來的以秘書群體為領導群體服務為主,越來越多地出現了秘書個人為領導個人一對一的服務模式。

　　我國目前秘書職業教育和秘書工作的現狀又是怎樣呢?一方面,應對秘書職業領域中出現的這些變化,我國各級各類秘書教育機構,從大中專院校中的秘書專業到社會上的各種培訓機構,都與時俱進的對教育培訓內容做出了相應的改革和調整。改革調整后的課程內容確實為培養新型秘書人才提供了扎實的專業知識和嫻熟的職業技能,然而另一個很重要的內容卻在專業教學和培訓中被忽略,沒有引起足夠的重視,這就是秘書角色意識的培養。另一方面,不少從事秘書工作的人員本身為了適應新時期秘書工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不斷自我提高要求,加強工作技能的培訓,學習掌握了許多現代化辦公技術。但是,技能提高的同時,卻忽略了在思想認識上的同步提高,對自己的職業缺乏正確的認識,對自己在組織中扮演的角色沒有形成正確的定位。

　　作為秘書從業人員,技能的培養固然非常重要,但是,職業認知和角色定位也應該同步提升。正確的思想認識能夠提高秘書人員的心理素質,能夠推動秘書工作的有效開展,更能夠提高工作的積極性與主動性。

　　1 秘書角色及秘書角色意識

　　“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術中的概念。上世紀初,由喬治•米德引入到社會心理學的領域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”[2]那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中,經常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時,他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

　　“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。[3]相應的,秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。

　　正確認識秘書角色,是成為稱職秘書從業人員的基本要求,是腳踏實地做好秘書工作的保證,更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。因此,應該把秘書角色意識的培養作為秘書職業教育中的一項重要而且是必要的內容。

　　2 秘書角色意識的培養

　　如何培養秘書人員正確的角色意識呢?筆者認為可以采用分三步呈階梯狀層層推進的方式。

　　第一層階梯:形成基本的職業角色認知。

　　形成正確的職業角色認知,即擺正自我在工作中的位置,認清自己在職業生活中扮演的角色。

　　秘書在職業生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務、實現組織目標而工作的,除職務不同和分工不同外,并無任何特殊之處;[4]在和領導相處時,秘書人員是下級、是配角、是輔助者和服務者,應該接受領導的指揮和安排,協助領導做好工作,完成任務;當秘書受到領導和單位的委派,作為領導或組織的代表參加一些活動時或從事工作時,秘書人員又成為了單位的代表,可以在領導授權范圍內做出決定,同時應該注意建立和維護組織在公眾心目中良好的形象。

　　形成正確的職業認知,還應該注意擺脫錯誤的角色認知造成的誤導。目前,我國的秘書人員隊伍,尤其是行政機關、事業單位的秘書中,不少對自身的角色定位有偏差、有錯覺。在我國,很多行政機關、事業單位的領導都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯覺:今天的秘書就是明天的領導。再加上我國傳統“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業。這種錯誤認識在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個“錯誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認識帶來了影響。做秘書是為做官打基礎、做準備,秘書是“準領導”,一旦產生了這種錯誤認知,在工作中難免會無法認清、擺正自己的地位,無法用正確的心態來面對自己的工作和工作中的各種關系,從而影響了正常的工作開展。這種錯誤認知同時也影響和阻礙了秘書職業化發展的道路,即,秘書,應該被看作是和教師、醫生等一樣的一種職業,而不只是一個職位,更不是一個通向仕途的跳板。許多領導人從事過秘書工作,這是事實,但走向領導崗位不是選擇秘書職業的目的更不是秘書工作的本質和目標。其實,在西方,包括我國的港臺地區,許多秘書人員把秘書這一職業作為自己終身奮斗的事業,四、五十歲的資深秘書大有人在,而且他們以自己的努力贏得了榮譽和他人的尊重。如果把秘書職業作為跳板或者“領導儲備庫”,勢必會影響到工作的動機和態度,甚至會急功近利、苦心鉆營而無心把工作做好、做精、做細。

　　我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認識士兵的職責,這就更不是好士兵。一個士兵首先要考慮的是正確認識自己的職責,做一個優秀的士兵。