信息社會，在人們的工作生活及學習中，經常會用到電子表格進行有關數據報表的制作和統計，這其中用得最多的應該是Microsoft Office 中的Excel或WPS office 中的電子表格， 這兩種電子表格的用法及功能幾乎一致，或説相互兼容。

　　在使用電子表格時，發現絕大部分的人只是用到了其中的表格功能，而其中強大的數據統計功能用得很少，或者幾乎不用，還是采用最原始、低效的數數方式在進行統計。

　　為什么會出現這一現象呢?我認為這其中既有主觀原因，也有客觀原因，主觀原因是高效意識不夠，客觀原因是相關技能掌握不夠和熟練程度不夠。

　　一、主觀意識不夠

　　有些人經常或每天都在做有關電子表格的事情，但發現他們只有用到了其中的表格功能，或最簡單的排序、簡的求和、簡單的求平均值，半人工式的計數等。其實現在的電子表格的功能幾乎是無所不能，只有你想不到的，沒有它做不到，所以在做相關的事情時一定要有高效的意識：有沒有快速的方法?有沒有自動的方法?有沒有關聯的方法?有沒有程序化、一勞永逸的方法?等等

　　二、相關技能掌握不夠或熟練程度不夠

　　所謂電子表格的技能，實際就是掌握電子表格中的相關函數的使用，以及函數的組合應用。

　　Excel 函數一共有11 類，分別是：1、數據庫函數、2、日期與時間函數、3、工程函數、4、財務函數、5、信息函數、6、邏輯函數、7、查詢和引用函數、8、數學和三角函數、9、統計函數、10、文本函數、11、用戶自定義函數。包含的門類繁多，總共有幾千個函數，可以根據自己的工作需要或者興趣選擇某一部分進行學習、研究，勤加練習，加上活學活用，就能將其變成一種強大的工具。

　　在使用函數時，首先對電子表格中的單元格地址的認識是非常重要的。

　　單元格地址分為相對地址和絕對地址(或固定地址)，相對地址在復制或填充的時候地址會根據復制單元格與被復制單元格的相對位置關系自動調整，而絕對地址是在復制過程中不會自動調整、不會改變的地址。究竟用相對地址好還是絕對地址好呢?這要根據你想做的具體事情來決定，有些用相對地址就可以，有些就一定要有絕對地址，有些可能是相對地址與絕對地址配合使用。

　　相對地址的用列號加行號表示，如A5表示A列5行單元格，A1：B5表示A列1行到B列5行的單元格區域。如果在行號或列號前面加上“$”符號即變為絕對地址，如A$5，$A$5，A$5：A$10。如果列號前面加了“$”符號，則在左右復制時列號不變;如果在行號前面加了“$”，則在上下復制時行號不變;如果在行號和列號前面都加了“$”，則在復制時行號和列號都不變。

　　對于普通用戶來説，只要掌握了以下幾個函數，再結合相對地址與絕對地址的合理使用，基本就能滿足日常所需的數據處理和數據統計需要了。

　　1、計數

　　計數就是統計個數，比如統計班級人數、各分數段人數等。

　　常用的計數函數有：Count、Counta、Countif、Countifs等。

　　(1)Count：求某一范圍內數值型單元格的個數。如：=Count(A5：B6)

　　(2)Counta：求某一范圍內字符型單元格的個數。如：=Counta(A5：B6，C3：C10)

　　(3)Countif：：求某一范圍內滿足一個條件的單元格個數。如：=Countif(A2：A1500，”G301”)

　　(4)Countifs：求某一范圍內滿足一個以上條件的單元格個數。

　　如：=Countifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　2、求和

　　求和就是求累加值，比如求總分、班級總分、年級總分等。

　　常用的求和函數有：sum、sumif、sumifs等

　　(1)Sum：求某一范圍內單元格的數值之和。如：=Sum(A5：B6)

　　(2)Sumif：：求某一范圍內滿足一個條件的單元格數值之和。

　　如：=Sumif(A2：A1500，”G301”)

　　(3)Sumifs：求某一范圍內滿足一個以上條件的單元格數值之和。

　　如：=Sumifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　3、求平均值

　　常用的求平均值的函數有：Average、Averageif、Averageifs等

　　(3)Average：求某一范圍內單元格的平均值。如：=Average(A5：B6)

　　(2)Averageif：：求某一范圍內滿足一個條件的單元格平均值。

　　如：=Averageif(A2：A1500，”G301”)

　　(3)Averageifs：求某一范圍內滿足一個以上條件的單元格平均值。

　　如：=Averageifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　4、排序

　　排序就是找出某一數據在某一系列數據中位置。簡單的可用Rank函數，復雜的可用Countifs函數來處理。

　　(1)Rank函數。Rank函數適合單一類型的數據排序，比如成績表中不分文理科的全級排名。

　　(2)利用Countifs函數。countifs函本來是用來計數的函數，是計算滿足條件的記錄個數，但也可以用來解決帶條件的排序問題，比如有分文理分科的年級成績表中按文理找出某位同學的級排名，就可以按這個思路來處理：用countifs函數求出文科或理科中比自己成績高的人數，然后把這個數加1就是對應學生的文科或理科級排名了。

　　5、查找函數

　　查找函數的主要作用是用一個數據表中的某一個單元格的值作為關鍵值到另一個數據表中找出對應的所需信息，比如：如果一個數據表中只有學號、姓名、性別列，另一個數據表中含有學號、班級列，現在想在第一個數據表中快速準確地加上班級列信息，這時候就可以用查找函數快速實現。

　　(1)Vlookup函數：縱向查找，也叫列內查找。

　　(2)Hlookup函數：模向查找，也叫行內查找。

　　6、if函數的使用

　　在處理需要標識的事情的時候，用if函數就非常高效和準確，比如在高考成績表中，如果達到重本線以上的考生就標上“重點”標識，達到本科線的考生就標上“本科”標識等，就可以用if函數來處理。當然if函數還可以用來處理其他的許多事情，比如查錯等。

　　7、取小數點位函數

　　取小數點位函數有：Round，RoundUp，RoundDown等。

　　(1)Round：四舍五入。

　　(2)RoundUp：只要指定位數后面的數字大于0就入。

　　(3)RoundDown：指定位數后面的數字舍去，不會進行四舍五入。

　　三、函數的用法和技巧

　　在電子表格的編輯框左側有個“fx”字樣的按鈕，點擊此按鈕，就會在當前單元格插入函數，在彈出的對話框中然后找出你所需的函數，然后點擊“確定”，再在彈出的對話框中選擇或設置相關的參數(包括單元格地址、單元格范圍、條件等)，同時在此對話框中可以找到對應函數的操作技巧及幫助(圖2)。

　　在使用函數時，利用“$”符號對單元格地址進行合理控制，就可以用復制的方法得到同類問題的批量處理以及程序化處理。