摘要：辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

　　關鍵詞：OA系統,科學制度,科技論文發表

　　企業的核心管控環節包括各項事務都存在一個事前規劃預測、事中執行監控、事后分析優化的循環體系，都要有一個目標制定、分解執行落地、執行中資源協助、執行后分析優化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標績效、計劃任務管理。當我們把目光聚焦到執行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協同運營導航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達他的工作體系是怎樣的、目標是什么、執行落地的步驟該怎么操作、執行過程中所需要的資源應該從哪里獲取，以及執行的過程可以怎樣來優化等等，而這個執行的過程支撐著企業各項事務的落地和效果。因此，以人為中心是協同的精髓之所在。

　　一、現狀與反思

　　利用信息化手段來改變傳統的辦公模式，提高工作效率和管理水平，這是選擇OA系統作為信息化起步項目的初衷。部分單位選擇通用的OA軟件，但卻無法滿足符合本單位特色的業務辦理需求，從而選擇定制開發OA系統，但是定制開發的大部分辦公OA系統都是失敗的，要么系統設定的工作流程與工作人員的實際工作流程相差太遠而無法被使用;要么系統界面太復雜、人們難以適應而無法在行業內推廣;要么就是因為過分依賴開發公司，一旦開發公司出現問題而導致系統癱瘓和崩潰。

　　二、定制開發OA系統，正確的思路是系統成功的基石。

　　(一)詳細的調研是關鍵。

　　細致翔實的需求調研保障了系統建設工作少走彎路、節約成本。由經驗豐富的用戶深入參與了需求調研，使得系統的設計框架保持了長期的穩定性，大大提高了實施工作效率。

　　OA項目的成功需要管理專家和技術專家的結合，才能真正做好，其實這就是我們常說的把需求做細做足。如公文辦理方面，把所有流程都吃透，再用技術的方式重現出來，一方面盡量模擬原來的公文流轉過程，一方面對一些不合理的流程進行整合和優化。

　　(二)合作開發比委托開發更符合實際情況。

　　很多行業OA系統都是委托開發的，這樣對業主單位來說可以省點事。但是失敗的教訓也擺在眼前，過分依賴開發公司往往會造成需求調研不充分，新的需求出來以后，承建的公司無法作出快速的反應，問題積累多了，會積重難返，進而影響用戶的積極性，尤其是作為信息化的啟動項目，這種問題是致命的。

　　(三)要保持技術的先進性。

　　技術選型必須要有前瞻性，用發展的眼光去定位這次系統的開發。辦公自動化系統不單定位成一個單純的辦公軟件，隨著信息技術發展更應該富于涵蓋性，成為一個跨平臺、智能化的電子政務辦公平臺。模塊基本滿足了OA的日常使用的全部功能，能夠預留數據接口，使系統具有可擴展性，如基于移動終端的OA模塊，(例如手機、PDA)，這樣可實現移動辦公。

　　(四)要重視系統的易用性。

　　“谷歌能在雅虎的強大壓力下突圍而出，其系統的易用性功不可沒” “谷歌正是用它簡潔友好的界面吸引了廣大的互聯網用戶，而我們在OA的界面設計中也要注重這一點，當前現狀面對的用戶計算機的應用水平都還不高，復雜的操作會讓影響系統的推廣，因此，我們在系統的易用性目標定位應該是用戶會打字、會輸入網址、會收發郵件就能熟練使用的系統。在收到待辦事項時，系統設置短信提醒功能，保證用戶第一時間能獲取到達的信息。

　　(五)嚴格執行軟件工程建設規范。

　　首先，軟件開發工作：經歷了需求調研分析到概要設計到詳細設計到具體編程四個階段。其次，審查測試工作：從內部審查測試到工作小組審查測試到模擬試運行。最后，第三方測試工作：一是壓力測試。測試系統的壓力極限，檢驗系統的可靠性、穩定性。二是用戶功能測試，測試系統功能與設計文檔的吻合、是否滿足用戶的需要。

　　三、推進OA系統應用才能體現系統的真正價值，所以要注重以下著力點。

　　(一)領導重視。

　　工作人員都熟悉了原來的工作模式，突然來個徹底的顛覆，不是所有工作人員都接受和理解。因此，在建設初期用戶中的畏難情緒還是普遍存在的。領導要在試運行期間帶頭使用，而且要上行下達，內部果斷停止紙質文件流轉，單軌實施自動化辦文的全部流程。因此，領導重視是系統建設成功的第一法寶，只有領導重視了，才可能在資金和人員上給予支持，才可能協調其它部門把工作開展下去，才可能打破傳統的管理方式。

　　(二)改變辦公習慣。

　　養成一上班就打開電腦，看看今天有哪些公文需要閱讀、傳遞或簽發?網上查閱各種動態信息、通知公告、檔案信息。下班前一定要看一下，今天的工作任務是否為零?今天還有哪些事情需要處理完畢才能回家? 養成了‘今日事、今日畢’的習慣。

　　(三)周到細致的運維服務。

　　系統建設初期，正值電子政務的起步階段，用戶的計算機應用水平較低。在需求調研期間我們發現，運營維護工作不到位是導致許多辦公自動化項目夭折的一個重要原因。因此，建設過程中就把運維服務作為一項重要工作來抓，成立專門的運維小組，并由項目組作技術支持。運維小組除了嚴格按照有關制度做好日常的維護工作外，以高度的責任心和周到細致的服務解決了用戶對信息化系統起步應用的問題，從打字、發email、瀏覽網頁等最基礎的技能培訓做起，直到用戶完全了解和學會使用系統的所有功能，乃至引導用戶主動提出更深層次的應用需求。有良好的運維機制和服務手段，系統的應用才能走向正規，在短時間內實現了傳統模式到信息化模式的過渡。

　　合理的OA系統，對于政府機關才具有生命力，具有價值。只有不斷的推進應用，才能提高運作效率和決策的科學性，加強部門的制度化、規范化管理，增強綜合管理水平和競爭力。