摘 要：本文分析了財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特點(diǎn)，敘述了它的工作內(nèi)容，提出了做好財(cái)務(wù)檔案信息化管理的建議，供大家參考。

　　關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案;信息化;檔案管理

　　Abstract: This article analyzes the financial archives information management features, describes its working content, and puts forward some advice on how to do the financial management well, for your reference.

　　Key words: financial archives; information; archives management

　　中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)：2095-2104(2012)

　　在信息化建設(shè)的過(guò)程中，財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子化財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的選擇。財(cái)務(wù)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。對(duì)此，本文簡(jiǎn)要闡述如下。

　　1 財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

　　財(cái)務(wù)檔案信息化管理是指依托電子財(cái)務(wù)檔案對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行管理歸納。電子財(cái)務(wù)檔案是指存貯于磁盤(pán)、光盤(pán)等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案相比較，電子財(cái)務(wù)檔案有許多優(yōu)點(diǎn): 一是易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞，且存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中;二是電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果;三是電子財(cái)務(wù)檔案如果上網(wǎng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿(mǎn)足了日常條件查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開(kāi)展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損;四是電子檔案利于保存、方便管理，能有效避免火燒、水浸、鼠咬等，有助于專(zhuān)項(xiàng)治理、便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高工作效率和工作質(zhì)量;五是電子財(cái)務(wù)檔案在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄處理; 對(duì)憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認(rèn)均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。同時(shí)可以根據(jù)需要生成各種會(huì)計(jì)報(bào)表，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

　　2 財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的內(nèi)容

　　2.1 建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)

　　一方面，可以將上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面，也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過(guò)電子郵件或 BBS等方式開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢(xún)。總之，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線(xiàn)管理和使用功能，可以減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

　　2.2 搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)

　　做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案。財(cái)務(wù)檔案信息通過(guò)采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門(mén)、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理問(wèn)題是不夠的，必須使用先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問(wèn)題提出多種方案，并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

　　2.3 搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)

　　檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類(lèi)建立若干個(gè)主要數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。檔案的最大價(jià)值在于利用，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，將為檔案信息的充分利用提供空問(wèn)。

　　3 3 做好財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作建議

　　3.1 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應(yīng)該分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)采用安全有效的保密措施，實(shí)行電子簽單制度，建立健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外，為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，保證不同開(kāi)發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

　　做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份) 存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng); 財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型; 財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人，以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。

　　做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份，即采用“AB 備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，貼上保護(hù)字樣，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)毀滅，從而使系統(tǒng)不可恢復(fù)。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

　　3.2 做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用

　　電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理，有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門(mén)，甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。

　　3.3 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

　　財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。

　　參考文獻(xiàn)：

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