摘 要：企業(yè)會計檔案管理存在著一系列問題，如制度不健全，管理不到位，不能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔，會計人員本身的檔案管理意識淡薄，能力欠缺等。要加強企業(yè)會計檔案管理，就要從健全制度入手，實施以確保會計檔案的安全性和完整性為重點，以提高會計人員的綜合素質(zhì)為途徑的有效策略。

　　關(guān)鍵詞：會計檔案;企業(yè)會計;檔案管理

　　會計檔案管理是企業(yè)會計工作的重要組成部分。懂得會計檔案規(guī)范化管理的基本實務(wù)知識，是財會人員的基本素質(zhì)之一。但是長期以來這一部分重要工作沒有的得到足夠的重視。特別是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，會計電算化的范圍及程度越來越高，使得會計檔案管理的情況更加復(fù)雜。在這樣的背景下，如何強化企業(yè)會計檔案管理，這是值得我們每一位財會人員認真思考的問題。

　　一、會計檔案管理存在的問題

　　我國會計檔案管理一直都是企業(yè)財務(wù)管理中的一個薄弱環(huán)節(jié)。一方面企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視對會計檔案的管理，使得會計檔案管理常常漏洞百出;另一方面，企業(yè)缺少專業(yè)的會計檔案管理人員。企業(yè)會計檔案管理工作都是由財會人員自己來承擔(dān)的，而大多數(shù)財會人員對檔案管理的規(guī)范性操作知之甚少。

　　(1)會計檔案管理制度不健全

　　會計檔案管理屬于一項專業(yè)的檔案管理。財政部對此專門下達了《會計檔案管理辦法》等文件，對會計檔案管理具體實施提供了法規(guī)依據(jù)。企業(yè)會計檔案的管理應(yīng)該依據(jù)這一法規(guī)制定一整套具體的制度，使得會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用有章可循，有規(guī)可依。但是目前企業(yè)會計檔案管理制度普遍不夠健全。有的雖然建立了一些制度，但只是籠統(tǒng)地提幾條，缺乏可操作性。有的雖有制度，但沒有相應(yīng)的執(zhí)行措施，使得制度要求得不到落實。

　　(2)沒有實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔

　　在信息化發(fā)展的今天，會計檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到了多元化載體并存的局面。在實現(xiàn)會計電算化的條件下，會計檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是一種發(fā)展趨勢，只有更好地將各種不同的載體如紙質(zhì)、磁盤、光盤、縮微、膠卷等檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化載體，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，才能更好地滿足時代發(fā)展對會計檔案管理提出的新的需求。但是多數(shù)企業(yè)并沒有能夠?qū)崿F(xiàn)會計紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。一方面對會計紙質(zhì)檔案不能及時處理，隨意堆放在辦公桌上或柜子里，顯得凌亂而不安全。另一方面，對于電算化過程中產(chǎn)生的電子會計檔案不夠重視，在歸檔的時候只留下紙質(zhì)檔案。有的雖然對會計電子檔案進行了保存，但安全意識淡薄，沒有對電子檔案進行多個異地保存。

　　(3)財會人員缺乏對會計檔案管理職責(zé)的認同

　　會計檔案工作顧名思義，就是對在會計工作過程中形成的重要資料進行整理和歸檔，并按照檔案法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進行保管。因此，對財務(wù)資料的整理和歸檔工作理應(yīng)納入財務(wù)人員的日常工作之中，成為財務(wù)人員的一項基本職責(zé)。但是目前很多企業(yè)財會人員包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，對這一職能并沒有真正認同，表現(xiàn)為只重視會計核算而輕視會計檔案管理。由于在思想意識上就沒有把會計檔案管理放在應(yīng)有的位置，平時就不會組織會計人員進行會計檔案管理方面的培訓(xùn)了。會計人員自身也很少會去注意有關(guān)會計檔案管理知識方面的學(xué)習(xí)了，造成了會計人員對檔案管理知識和實際操作能力的缺乏，造成了檔案工作的頻頻失誤。

　　二、加強企業(yè)會計檔案管理工作的對策

　　(1)加強會計檔案管理的制度化、規(guī)范化建設(shè)

　　加強企業(yè)會計檔案管理工作首先要從制度建設(shè)入手，使其納入制度化、規(guī)范化的軌道。

　　一是要依法建章。會計檔案管理應(yīng)該遵守《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)的會計檔案管理制度不能有悖于國家的相關(guān)法律法規(guī)。例如企業(yè)會計檔案的收集整理，應(yīng)該有明確的收集整理的操作規(guī)程，包括收集整理的范圍，怎樣進行分類，怎樣進行裝訂成冊，怎樣進行編碼和排列，都要有統(tǒng)一的標準和規(guī)范。二是強調(diào)會計檔案管理制度的合理化。會計檔案管理制度建設(shè)要注重合理化，除了模范遵守相關(guān)法律法規(guī)外，還應(yīng)當從實際出發(fā)，注重企業(yè)的自身條件，制定合理的制度。如會計核算化程度比較高的企業(yè)，就要重點加強對電子檔案管理制度的建設(shè)，要針對新的情況擬定新的規(guī)程，提出新的防范措施。三是制度建設(shè)的重點是確保制度執(zhí)行的力度。往往是一些制度只是寫在紙上，掛在墻上，就是不落實在行動上。要提高會計檔案管理制度的執(zhí)行力，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視外，還要建立問責(zé)制度，把會計檔案管理的責(zé)任落實到人，并有相應(yīng)的獎懲措施。

　　(2)確保電算化條件下會計檔案的安全與完整

　　在電算化程度越來越高的背景下，電子化會計檔案越來越多。與紙質(zhì)化會計檔案相比，電子化會計檔案具有得天獨厚的優(yōu)勢。但是大量的電算化下，必然形成了大量的復(fù)雜的電子會計資料，如何及時處理這些會計資料，保證電子檔案的完整性，的確是會計人員面臨的一次新的挑戰(zhàn)。電子會計檔案有一個致命的弱點并是容易出安全問題。

　　首先是電子會計檔案修改的方便，給保證會計檔案真實性帶來了一定的困難。它不像紙質(zhì)化檔案是一種真真切切的實物化存在，具有原始的真實性。電子會計檔案容易篡改，因而可信度要比紙質(zhì)檔案差。如法律界把電子檔案的舉證看作沒有紙質(zhì)檔案那么有力。從保存的角度看，紙質(zhì)化檔案容易保存，在保存過程中只要注意防火、防水、防化學(xué)腐蝕就可以。而電子檔案容易因計算機病毒的侵入，或者設(shè)備的故障而使全部檔案銷毀。

　　針對以上情況，我們可以采取一些相應(yīng)的措施。一是電子會計檔案必須在專用的計算機上進行備份，而且要有多種載體在不同的地方進行備份，以防一損具損，保證會計數(shù)據(jù)信息資源的安全。二是保證電子檔案建立的及時性和完整性。在平時就要根據(jù)會計檔案的分類進行篇目，及時將新近產(chǎn)生的會計檔案歸入相應(yīng)的欄目之中。在建立的檔案文件名中分層表明檔案類別，年月日期，內(nèi)容目錄，備份人姓名，并用密碼加鎖。三是利用多媒體技術(shù)的集成功能對不同載體的檔案進行數(shù)字化處理后，用U盆、光盤進行保存。如利用多媒體技術(shù)制作檔案目錄的檢索系統(tǒng)，可以方便檔案信息的查閱。利用光盤貯存檔案信息，不僅可以把文字、錄像、錄音、圖片等按照多種不同的標準分類貯存在一起，而且在貯存時間和貯存空間上也大大超越了磁帶和磁盤。

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