摘 要：工作部門負(fù)責(zé)具體工作,是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門由工作組成工作人員組成,任何一個(gè)工作人員或工作組的請(qǐng)示、匯報(bào)都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門,上級(jí)的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。

　　關(guān)鍵詞:管理,智能

　　肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會(huì)、廣寧四個(gè)縣區(qū)局,同時(shí)局本部按生產(chǎn)職能設(shè)置多個(gè)管理所,地點(diǎn)分散,信息傳遞不便,難于管理。為此,肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng),通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起,使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過一年多的努力,我局的廣域網(wǎng)已基本形成,軟件開發(fā)也已取得階段性成果。

　　1 軟件開發(fā)平臺(tái)的選擇

　　Lotus Notes是一個(gè)基于各部門協(xié)同工作的工作平臺(tái),有強(qiáng)大的通信和信息管理功能,保密性強(qiáng),有良好的擴(kuò)充能力,且通過了美國C2級(jí)安全認(rèn)證,因此我們選擇Lotus Notes作為開發(fā)平臺(tái)。

　　2 管理層次結(jié)構(gòu)

　　2.1 系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

　　層次結(jié)構(gòu)是一個(gè)物理模型,它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個(gè)整體,其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統(tǒng),整個(gè)層次結(jié)構(gòu)共分4級(jí),即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。

　　2.2 管理層次

　　管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個(gè)單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級(jí)管理層次,不同級(jí)別的科室向上級(jí)負(fù)責(zé)并管理下級(jí)。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系,它會(huì)成為某種信息的樞紐,從某些方面對(duì)其它平級(jí)科室進(jìn)行管理,如局辦公室,在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐,對(duì)全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。

　　職能部門也是一個(gè)工作部門,只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個(gè)特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能,職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表,并上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門,同時(shí)將文件、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門都有檔案庫,用來存儲(chǔ)有關(guān)資料。

　　整個(gè)系統(tǒng)管理層次分四級(jí),局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層,局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門,工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。

　　3 數(shù)據(jù)形式

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流動(dòng)力和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存儲(chǔ),與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級(jí)發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲(chǔ)。

　　參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式:

　　a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見,然后返回發(fā)文單位,存檔。主要指有文號(hào)的正式文件、綜合信息報(bào)表。

　　b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人,經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號(hào)的正式文件并有催辦要求。