隨著網絡技術和軟件技術，特別是internet/intranet的出現及其相關技術的迅速發展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，對傳統的辦公和生活方式產生了巨大的沖擊，所有的企業都面臨著嚴峻的挑戰，企業內的員工作為一個團隊能否及時交流﹑獲取各種相關信息，從而高效地協同工作，把握轉瞬即逝的機會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關鍵。

　　面對這樣的形勢，越來越多的企業打算或正在將計算機網絡技術引入到日常經營管理上來，改變過去單純的手工辦公方式，以便在企業內實現信息共享﹑協同工作乃至科學的管理和決策，從而提高效率﹑增強企業的競爭力。

　　一. 國內外辦公自動化發展的趨勢

　　1. 傳統辦公模式

　　傳統的辦公模式主要以紙介質為主進行大量文件的處理，多指文字處理系統﹑輕印刷系統﹑文檔管理系統。這種模式無法實現信息的共享﹑交換﹑傳遞;無法實現單位﹑企業內部的協調;難以對非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況﹑不同的工作狀態采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實現。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大地限制了工作的效率。

　　2. 辦公自動化

　　辦公自動化是近年來隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱office automation，縮寫為OA,辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括網絡化的大規模信息處理系統等。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標志。

　　3. 網絡辦公模式

　　網絡辦公就是采用internet/intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。改變過去復雜﹑低效的手工辦公方式，實現迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。

　　4. 辦公自動化的發展趨勢

　　隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術﹑計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入了新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

　　(1)集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統。

　　(2)智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動。如：

　　漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。

　　(3)多媒體化。包括對數字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動畫的綜合處理。

　　(4)運用電子數據交換(EDI)。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

　　辦公自動化的趨勢，要求企業使用由綜合數據庫系統所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構造或選用決策數字模式，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

　　二.目前企業辦公自動化的現狀及問題

　　1. 目前企業辦公自動化的現狀

　　近年以Intranet為基礎的OA構造出了人與系統和諧的辦公環境，實現了內外信息傳遞、工作日程安排、小組協同工作、工作流應用自動化等等，極大地改變了傳統辦公室以人工為主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，節約了辦公空間。據Cisco網絡公司介紹，以網絡為基礎設施的OA系統比沒有網絡的OA系統提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支機構，公司給銷售、市場、技術和行政人員配備了電腦、打印機、Modem等設備，可以在任何地方辦公，得以將辦公大樓從9層減少成4層;美國第二大會計公司安達信公司，實施網絡OA后將辦公面積減少了一半。這種在任何地方都可以辦公的虛擬辦公室已經風靡全美。

　　我國的辦公自動化建設經歷了一個較長的發展階段，目前企業的辦公自動化根據發展程度可以劃分為以下四類：

　　(1) 起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用，ms office系列﹑wps系列應用軟件以提高個人辦公效率。

　　(2) 已經建立了自己的intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處于閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

　　(3) 已經建立了自己的intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

　　(4) 已經建立了自己的intranet網絡：使用經二次開發的通用辦公自動化系統;能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通;通過internet發布，宣傳企業的產品﹑技術服務;intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

　　我廠的辦公自動化系統經過幾年的發展，已經屬于第四類。

　　2.企業實現辦公自動化面臨的問題

　　我國從80年代開始，尤其是進入90年代，辦公自動化發展迅猛。隨著計算機技術的發展，辦公自動化系統從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統，通過聯網將單項辦公業務系統聯成一個辦公系統。再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統。建立企業內部網(intranet),企業外部網(extranet)，已經成為辦公自動化發展的必然趨勢。目前,在實現辦公自動化的進程中還有以下問題需要注意：

　　(1) 效率。辦公人員大都非計算機專業人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統及硬件知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統管理員工作量的增大，如系統維護及軟件升級。計算機技術的發展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統后期成本居高不下。

　　(2) 安全性。人們對信息的價值有了更深的認識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統信息以致命的打擊。

　　3. 企業實現辦公自動化的要求

　　辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并根據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

　　辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，四類企業辦公自動化應區別對待：

　　(1) 第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成。

　　(2) 對于第二﹑第三類企業，由于企業intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入比網絡投資少的資金，即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少，而產生的經濟效益更高。

　　(3) 對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

　　三. 怎樣實現辦公自動化

　　1.實施辦公自動化的原則

　　在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則：

　　(1) 實用性原則

　　(2) 先進性及成熟性原則

　　(3) 可靠性原則

　　(4) 開放性及安全性原則

　　(5) 標準化原則

　　(6) 可擴充性原則

　　(7) 可維護性﹑可管理性原則

　　(8) 節約性原則

　　2.實施辦公自動化的環境

　　人是系統第一因素，即現在的辦公室除了傳統辦公室的角色外，還需要增加部分管理設備的專業技術人員，例如，計算機工程師，設備維護人員等。

　　現代辦公自動化對工作人員的素質提出了很高的要求。新形勢新環境意義下的政治思想和職業道德是當然的基本素質。精業務懂管理、有經濟頭腦、熟悉規則遵守法律、具備現代人意識是更高的素質要求。而必須具備的最基本的素質是能操作計算機，要求達到：

　　(1) 具備計算機硬件、軟件常識

　　(2) 熟練掌握一種漢字錄入方法

　　(3) 了解計算機上的目錄和文件的基本概念

　　(4) 網絡軟件的基本操作：會收發Email、文件和傳真，會用瀏覽器

　　(5) 了解數據庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念

　　(6) 其它關于硬件、應用軟件、系統安全、網絡系統、決策支持系統、病毒概念、數據備份等等，當然是多多益善。

　　技術設備﹑計算機是系統重要因素。設備中有各種機器，如計算機﹑復印機﹑電話機﹑傳真機﹑路由器﹑服務器﹑光盤機等等，這些設備也要維護﹑更新。

　　各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統﹑網絡操作系統﹑文字處理軟件﹑專項工作程序軟件等等。

　　此外，還需要構建一個良好的網絡環境，保證系統的運行暢通。

　　3.實施辦公自動化的步驟

　　第一，在組織內部構建通信平臺，工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

　　第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務處理等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

　　第三，在internet上建立公用網站，進行信息采集﹑發布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大大跨地區﹑跨省市。

　　在以上過程中，網絡信息系統的安全性﹑穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強大的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著信息化建設的成就。

　　4. 我廠辦公自動化的實施

　　我廠實施的rj-eflow全網絡辦公自動化系統基于internet/intranet技術開發，通過統一的信息共享與發布平臺，實現傳統OA的公文運轉與企業內部管理信息的協調統一，達到信息的高度共享與管理，集成了企業的各種信息系統的應用，是新一代基于知識管理的辦公自動化系統。它改善了無紙化辦公環境，提高了工作實效，為領導及時決策提供支持信息，同時，各職能部門實現信息共享。根據我廠辦公及業務的特點將系統分為個人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機關事務以及公共信息等欄目。

　　四. 對企業辦公自動化的幾點思考

　　1. 什么樣的企業適合使用辦公自動化系統?

　　絕大部分企業都適合使用辦公自動化系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體體現在：

　　(1) 信息化尚未入門的企業。由于沒有信息化的應用基礎，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。

　　(2) 信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業。信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

　　(3) 缺少信息化資金準備的企業。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　已擁有業務管理系統還需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業。辦公自動化與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

　　2. 辦公自動化并不代表辦公“無紙化”

　　有人認為實現辦公自動化就是實現無紙化辦公，實現無紙化辦公就是在日常事務中不再需要紙張，這種想法是錯誤的。“無紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統辦公模式，開展電子政務，使業務辦公﹑公文流轉和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務中解放出來，通過統一辦公規范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統不夠完善，考慮到突發事件的發生，這時紙質文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術規范也需要紙質文件。

　　3. 實現辦公自動化需要自上而下的推進

　　辦公自動化建設是一項艱巨復雜的系統工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強領導，搞好組織協調，確保各項工作任務完成。加強領導，強化配合，構筑合力。各部門﹑各車間要高度重視辦公自動化建設工作，切實納入重要議事日程，強化組織領導。主要領導要經常聽取工作匯報，及時指導工作運行。分管領導要具體抓，要深入實際，及時掌握辦公自動化建設情況，及時解決工作中遇到的問題。要加強督促檢查，有計劃﹑有力度地搞好工作推進。各部門要落實專人，全程抓好本部門的工作。要集中人力﹑物力﹑財力保障本部門網絡﹑應用系統的健康運行。盡快理順辦公自動化建設管理機構，積極開展工作，確保全廠辦公自動化建設協調發展，整體推進。

　　4.建立嚴格的使用權限和層次分明的管理制度

　　根據工廠對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進入辦公系統的用戶，采取按部門﹑職務，進行優先等級和功能模塊的設定。企業最高領導有權進入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業最高領導有權簽發﹑查閱人事資料等與本部門有關的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數據庫的權限，應該說NOTES(辦公自動化的支持軟件)的保安工作是非常出色的，無密碼就進入不了系統，有密碼無權限時，進入了系統，也只是告訴你無權使用;有密碼有權限無功能，重要操作不顯示操作鈕。可見信息化部門要把握好角色﹑權限和密碼的設定，這樣，辦公自動化系統的寶貴數據才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責任領導﹑責任部門和直接責任人的工作職責和任務，制定相應的獎懲措施，推行一套融管理﹑監督﹑激勵相一致的有效機制。

　　5. 牢固樹立信息安全意識

　　(1) 要牢固樹立網絡安全意識。要樹立保密意識，高度重視網絡安全工作，不得將內部涉密的計算機﹑設備和網絡接入網絡，不準在網上傳輸和存放涉密信息。各單位主要責任人為網絡安全的第一責任人，信息員為具體責任人，各司其職，將工作落到實處。

　　(2) 要做好計算機信息網絡技術安全管理工作。信息化部門要加強技術及管理知識的學習，經常對各單位網絡進行檢查，對存在的問題及時指出﹑及時糾正，務必確保安全。建立安全事件報告制度，各單位一旦發現網絡安全事件，必須在第一時間向信息化部門報告。

　　(3) 要加強網絡設備的管理，凡安裝﹑維護﹑連接和設置，均由信息化部門統一負責，嚴禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態﹑性能，嚴禁改變其連接關系﹑運行狀態和系統的設置。

　　6. 要加強對職能人員的培訓

　　辦公系統在初始啟動時，大量的資料需要輸入，許多表結構需要進行設置。在還沒能駕馭電腦的時候，有一些畏難和辦公習慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發，幫助他們克服困難，推進項目的進展。目前，我廠已經對辦公自動化的使用人員進行了多次系統培訓，其中包括廠級領導﹑中層領導﹑工廠信息人員﹑信息發布人員﹑一般使用人員。通過系統的培訓使他們能夠熟練的操作辦公自動化系統，保證了辦公自動化系統的良性運行。

　　7. 勤維護，常保養，使辦公自動化系統處于最佳的運行狀態中

　　辦公自動化系統是辦公人員的辦公平臺，經常使用，難免會出現一些問題，因此要認真對待辦公人員的每一個求助，認真解決操作中的問題，及時處理系統的疵點。曾經遇到到這樣的一種情況，財務部的報表無法發布，NOTES提示有錯，在排錯時，才發現是系統的源程序設定范圍中，為包含那個出錯的特殊字符。諸如此類問題的處理過程，可以讓系統管理員獲得更多的維護辦公自動化系統的經驗。還有定期的程序整理。以一年為限的數據庫復制等工作都有利于辦公自動化系統的良好運行。

　　綜上所述，辦公自動化發展到今天，辦公自動化系統的定義已經由原來的簡單的公文處理擴展到整個企事業單位的信息交換平臺，其功能已經有了極大的飛躍。然而，隨著計算機技術水平的不斷發展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業單位辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計算機技術在辦公自動化領域得到更好的應用和發展做出我們應有的貢獻。