摘 要:水利工程檔案管理的質(zhì)量決定著水利工程的質(zhì)量,因此,水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)申占有非常重要的作用。本文發(fā)表在《北京檔案》，是檔案論文期刊推薦范文，文章通過(guò)對(duì)水利工程檔案管理、水利工程檔案管理的重要性、水利工程檔案管理存在的問(wèn)題、水利工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施分析來(lái)闡述水利工程檔案管理。

　　關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理;措施

　　一、水利工程檔案管理

　　水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動(dòng)中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實(shí)情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。

　　在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對(duì)比較嚴(yán)格。水利是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因?yàn)樗莫?dú)特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進(jìn)行檢查、管理、維護(hù)的重要依據(jù)。

　　二、水利工程檔案管理的重要性

　　水利工程檔案是從施工過(guò)程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過(guò)程中形成的,它直接且真實(shí)的反映著水利工程建設(shè)的全過(guò)程,也是檢?水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,在實(shí)際應(yīng)用中,在擬定計(jì)劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計(jì)等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險(xiǎn)時(shí)起著很重要的作用,它可以對(duì)過(guò)去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過(guò)前人的真實(shí)的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會(huì)隨著實(shí)際的需要而變化,因此在對(duì)水利工程進(jìn)行維護(hù)和擴(kuò)建時(shí),檔案可以作為合理設(shè)計(jì)和施工的依據(jù),既節(jié)省的時(shí)間,有節(jié)約了開(kāi)支。總之有利于創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。

　　在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長(zhǎng)期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要以及國(guó)家和水利部的共同要求,必須對(duì)水利工程檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化。國(guó)家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收,否則,不可進(jìn)行竣工驗(yàn)收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒(méi)有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無(wú)人管理水利工程檔案,對(duì)水利工程建設(shè)和維護(hù)以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時(shí)對(duì)水利工程的驗(yàn)收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實(shí)可靠的資料,促進(jìn)水利工程順利的發(fā)展。

　　三、水利工程檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、檔案管理制度滯后于與水利工程項(xiàng)目管理體制改革

　　隨著水利建設(shè)工程項(xiàng)目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收提出了新的要求,尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來(lái)越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對(duì)無(wú)紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時(shí)代的要求。隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒(méi)項(xiàng)目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制度和市場(chǎng)稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒(méi)有納入新的管理機(jī)制。

　　2、檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差

　　長(zhǎng)期以來(lái),水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門(mén)重工程輕檔案、未就項(xiàng)目檔案管理工作開(kāi)展過(guò)專項(xiàng)整治,對(duì)此項(xiàng)工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動(dòng)和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對(duì)工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。

　　4、管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏

　　水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點(diǎn)多線長(zhǎng),且施工隊(duì)伍流動(dòng)性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實(shí)。從近幾年參與我市水利工程項(xiàng)目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來(lái)看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識(shí),對(duì)工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

　　四、水利工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

　　1、加強(qiáng)水利工程檔案工作的管理,促進(jìn)水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展

　　加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則。

　　成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報(bào)工作,成立檔案情報(bào)室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén),都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

　　2、轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強(qiáng)實(shí)踐,超前管理。要意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作,制定一系列措施,對(duì)水利工程檔案進(jìn)行超前管理。

　　從實(shí)際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門(mén)和人員多,經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng),稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過(guò)去等人將檔案送上門(mén)的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程;三是強(qiáng)制性收集,這種方法對(duì)施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。

　　3、重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平

　　應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時(shí),按照檔案整理要求,對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范需?詳細(xì)講解。使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。

　　五、結(jié)束語(yǔ)

　　水利工程建設(shè)中的檔案收集與管理工作具有十分重要的意義,檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到工程檔案管理的重要性，確保工程建設(shè)過(guò)程中檔案的完整性和及時(shí)性，使工程檔案更好的為工程建設(shè)服務(wù)。

　　檔案論文發(fā)表期刊簡(jiǎn)介：《北京檔案》是創(chuàng)于1984年的檔案專業(yè)月刊，它主要宣傳檔案工作的重要意義，研究、探討檔案學(xué)理論與技術(shù)。它的內(nèi)容涉及檔案學(xué)、文秘學(xué)等方面，傳播檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)知識(shí)，報(bào)道北京檔案工作動(dòng)態(tài)，開(kāi)展學(xué)術(shù)研究。它的閱讀群主要面向檔案、文秘和史學(xué)工作者。該刊有英文目次和提要。