中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，員工素質(zhì)參差不齊，且經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能象政府或大公司、大企業(yè)一樣投入大筆資金進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)。為此，筆者建議進(jìn)行中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)時(shí)，要著重考慮以下幾個(gè)方面。

　　系統(tǒng)基本目標(biāo)

　　1.實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化

　　絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動(dòng)化起步較慢，沒有從根本上改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作，同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，從而提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中取勝且不斷發(fā)展壯大。

　　2.管理多種數(shù)據(jù)類型

　　中小企業(yè)數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司也比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，又有不規(guī)范的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的無縫連接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。

　　3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，這樣才能保證在一定時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整。同時(shí)系統(tǒng)對計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無法經(jīng)常性地大量投資購置高檔硬件、軟件。另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)經(jīng)常變化，人員流動(dòng)比較頻繁，系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有一定的可擴(kuò)展性、易升級性和開放性。

　　系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

　　在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)中，基于Web的開發(fā)方式正以其跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間較短、成本較低等諸多特性越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸。而結(jié)合了C/S和Web方式的系統(tǒng)，可以利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通信的業(yè)務(wù)，通過C/S結(jié)構(gòu)在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)量的傳輸。

　　系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

　　中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能以及部分業(yè)務(wù)功能。

　　如果系統(tǒng)采用Web和C/S相結(jié)合的方式開發(fā)，在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。比如，客戶信息管理功能只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理，項(xiàng)目管理功能只提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員等等。這種方式既方便了員工對于應(yīng)用系統(tǒng)的使用，又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。