這篇檔案管理論文發表了計量標準檔案信息化管理的優勢，論文總結了計量白哦準檔案管理的現狀和對策，檔案在計量檢定工作中有著重要的保障，保證檢定、校準結果的準確性、公正性等可靠的依據，論文結合本單位計量標準檔案信息化管理工作的實踐，給出了計量標準檔案信息化的具體步驟。

　　關鍵詞：檔案管理論文,檔案信息化管理

　　一、計量標準檔案管理現狀及對策

　　1.無專職管理員。計量標準檔案管理工作大多數由一線檢校人員兼職，沒有進行專業知識培訓，業務不夠熟練，并且技術人員日常檢校工作量比較大，任務重，無法保證有效的檔案管理工作。此外管理手段相對落后，難以適應計量標準檔案信息化管理工作的需求。2.缺乏建檔意識。實驗室工作人員普遍重視日常的檢校任務，通常認為只要按期將儀器設備檢校、檢測完畢，正確出具證書、報告就可以了，而不注重資料的收集、整理和歸類存檔，導致計量標準檔案資料的缺失、不完善，更新不及時。3.檔案涉及內容廣泛。根據JJF1033《計量標準考核規范》的要求，計量標準的檔案應包括證書檔案、技術文件及管理制度檔案、技術指標檔案、設備檔案、人員檔案及計量標準考核(復查)申請書、計量標準技術報告等多方面資料，容易導致檔案管理歸類不明確。我院根據實際情況以及實驗室形成檔案資料的特點，從收集、分類、排列、編號、歸檔等方面加以規范，要求一線檢校人員、二線管理人員養成在日常工作中分類管理各種數據資料的良好習慣，明確所屬部門需要整理和歸納的內容，力求保證歸檔材料的真實性、完整性、準確性、連續性，為實驗室開展檢定、校準等工作提供可靠資料依據。具體保存方式見表1。

　　二、計量標準檔案信息化管理的優勢

　　1.是做好檢校工作的重要保障

　　如何實現對計量標準檔案的有效管理是確保檢定、校準工作的正確性和可靠性的關鍵。通過信息化手段將計量標準檔案中涉及的各項內容錄入計量標準管理系統，在系統中設置預警機制，實行統籌管理，實現計量標準器具按期送檢提醒、計量標準證書到期復查提醒、檢校依據更新或換版提醒等。計量標準管理員根據系統提醒，進行跟蹤、收集、更新各類信息，及時歸檔。這些歸檔資料真實地反映了計量標準所涉及的設備、人員、技術文件、數據資料等在管理和使用中的詳細記錄，檢校人員在日常工作中有疑問時，通過登錄系統查詢相關資料，及時發現問題或調整工作方法，可有效避免錯誤、過失的發生，確保了實驗室出具的證書或報告數據結果的準確、公正、可靠。此外有助于實驗室探索出一套更為合理、適用的檢校方法，為開展日常和科學研究工作提供更可靠的參考和選擇。

　　2.有利于提高日常工作管理效率

　　根據JJF1033規定，每一項計量標準文件集中均應當包含18個方面的內容(如表1所示)。在實際工作中，這18類文件的存儲方式采用了紙質檔案與電子存檔相結合，編制清晰的文件集目錄，注明各種文件保存的地點和方式。在日常工作中查閱、使用、修改等極其不方便，嚴重影響了檢定、校準工作效率、工作質量。通過信息化手段，計量標準負責人、管理員利用掃描、拍照等方式將各類需要保存的檔案資料進行數字化處理后，上傳至計量標準檔案管理系統。一是使檢校人員查找資料、發現問題、上報復查申請、更新信息時更為方便、快捷、高效;二是對比較大的計量檢定機構來說，所建計量標準數量多且往往不在同一時間，利用信息化管理系統可以將每年需要申請復查的計量標準歸類到一起，同時遞交申請材料，既提高了工作效率，又保證了所有計量標準檔案資料的有效性;三是方便了用戶的查詢使用，如查詢計量標準證書的有效性、可開展項目的規程/規范、計量標準器具及配套設備的歷年證書、檢定或校準人員持證情況等，加強了與客戶的溝通。

　　三、計量標準檔案信息化的具體步驟

　　1.建立完整的計量標準檔案

　　如上文所述，計量標準包括18個文件，歸類為三種檔案：一是證書類，主要包括計量標準考核證書、社會公用計量標準證書、計量標準器及主要配套設備的檢定或校準證書、檢定或校準人員資格證明。二是表格類，主要包括申請書、技術報告、更換申報表、封存(或撤銷)申請表、重復性試驗記錄、穩定性考核記錄、履歷書、國家計量檢定系統表、開展檢定或校準工作的原始記錄。三是其他質量體系文件，主要包括計量檢定規程或技術規范、計量標準操作程序、計量標準器或主要設備使用說明、實驗室的相關管理制度、可以證明計量標準具有相應測量能力的其他技術文件。

　　2.建立完善的實驗室計量標準檔案管理系統

　　我院與軟件公司合作開發了綜合辦公自動化管理系統，該系統包括人事信息、質量體系、計量標準、技術文件、業務管理、設備資產管理、計量器具、證書/報告管理、供應商及合同管理、科研管理等多個管理模塊，其中質量體系管理模塊主要包括我院制定的質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄表格、管理手冊及我院授權項目及實驗室檢測能力、檢定/校準、檢測依據、計量標準證書等檔案資料。系統中各模塊資料均為現行有效版本并全部輸入計算機，計量標準管理模塊與該系統中各相關模塊鏈接，計量標準檔案所涉及相關內容在該系統中均可查閱，并可依據系統使用權限進行使用、修改，保證了計量標準檔案的連續性和歷史資料的完整性。一線檢校人員、二線管理人員可以方便地通過單位內部局域網進行資料的查詢、統計等日常管理工作，使計量標準檔案較全面地實現了內部網絡化、標準化、規范化管理，同時也使檔案發揮出最大利用價值。

　　3.培養高素質的復合型人才

　　計量標準檔案信息化管理是一項專業性較強的綜合管理系統工程，它涉及長度、溫度、力學、電磁、化學、光學、醫學、無線電、電離輻射等領域檢校方面的專業知識及統計學、檔案學知識。這就要求從事計量標準檔案管理的工作人員不但要具備一定的計量專業知識，同時還要掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，以適應計量標準檔案資源信息化的建設，確保檢測結果的準確性、公正性和科學性。計量標準檔案管理工作大多數是由一線檢校人員、二線管理人員兼職，沒有經過專業知識培訓，不能熟練掌握現代化辦公軟件、設備的應用，較難適應計量標準檔案信息化管理工作的需求。所以從事計量標準檔案管理的工作人員要充分意識到自己所肩負的歷史使命和職責，在加強培訓、學習的基礎上，積極將手工管理與計算機信息化管理相結合，從而提高計量檢定機構質量管理體系的整體水平。實踐證明，計算機網絡技術管理計量標準檔案提高了檔案的管理水平，它將實驗室的所有工作信息聯系起來構成整體，使機構的檔案管理工作逐步完善，進一步向系統化和規范化方向發展，充分發揮計量標準檔案在質量管理體系運行和計量檢定、校準工作中的積極作用。

　　作者：王娜 李毅 于清 田曉葦 單位：山東省計量科學研究院

　　推薦閱讀：《機電兵船檔案》(雙月刊)創刊于1985年，是中國機電兵船工業檔案學會和機械工業檔案館共同主辦的綜合性專業期刊，是中國機電兵船工業檔案學會的會刊。