摘要：工程檔案是工程建設(shè)的一個縮影，因此及時回收檔案資料，加強檔案管理，有利于及時了解工程建設(shè)情況，并加強工程管理。工程檔案的前期工作為工程建設(shè)管理提供必要的工程決策信息，因此工程檔案管理的好壞反映工程管理工作的好壞。真實的檔案資料是一個工程項目的歷史，是一種重要的資源，通過檔案積累有利于對其研究，提高以后的工程管理理論水平。

　　關(guān)鍵詞：工程檔案;管理;作用;手段

　　工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。自黨中央提出西部大開發(fā)以來，國內(nèi)各大中小型施工企業(yè)工程施工單位相繼投入工程建設(shè)承攬施工大戰(zhàn)之中。西氣東輸油氣管網(wǎng)、公路、橋梁、市政建設(shè)等新建項目日益增多，特別是高速公路和油氣管網(wǎng)工程以超常規(guī)速度發(fā)展，其他一些新建項目、改建工程也相繼建成投產(chǎn)使用，同時形成的大量工程檔案的管理存在不少問題。

　　施工企業(yè)如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案工作的必然的要求。

　　1.要制定詳細的符合各工程實際情況的工程檔案管理辦法，明確標準和要求

　　一是細化建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的資料整理范圍。二是細化組卷要求，特別是各種施工用表的排序，如何使質(zhì)量評定表、試驗表格與工序檢查表有機結(jié)合應(yīng)細化，具有可操作性。三是明確案卷的格式和具體要求，便于施工技術(shù)人員操作。

　　在實踐中我們發(fā)現(xiàn)只有綱領(lǐng)性文件是不行的，必須對竣工文件編制辦法細化，讓人一看就明白如何操作，避免由于理解不一造成資料整理的混亂，給內(nèi)業(yè)資料管理工作帶來巨大的工作量。

　　2.積極對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓，使他們掌握檔案整理的標準和要求

　　由于施工企業(yè)來自全國各地，且工程施工中人員變動大，一個新項目可能又是一批新人，各地有各地的具體要求。從實踐來看，絕大部分人對檔案工作不太了解，有的工程技術(shù)人員甚至連施工工藝流程都不明白，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。工程開工前，應(yīng)對檔案管理人員及有關(guān)技術(shù)人員進行系統(tǒng)培訓，使他們掌握內(nèi)業(yè)資料整理的標準和要求，思想上統(tǒng)一認識，避免資料整理返工和重復勞動。

　　3.定期對內(nèi)業(yè)資料督導并與計量支付掛鉤

　　由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

　　工程檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗收和移交工作。

　　4.發(fā)包方應(yīng)督促承建方成立工程項目檔案管理領(lǐng)導小組，組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

　　基本建設(shè)項目檔案是指整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建設(shè)、投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的各種載體形式的文件材料。大型建設(shè)項目一般有若干個分項工程，涉及眾多管理部門及承包單位，因此，為保證大型工程項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，有必要成立工程項目檔案管理小組，組建與工程項目相匹配的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項目的檔案。工程項目檔案管理小組一般由項目總工程師任組長，建設(shè)單位檔案部門負責人任副組長，設(shè)計、施工、監(jiān)理等各承包單位項目承包負責人為檔案領(lǐng)導小組成員，各相關(guān)單位配備檔案管理員，負責工程文件的收集、積累、管理等具體事務(wù)性工作。

　　有組織就應(yīng)有制度，而制度則是把項目文件的形成、積累和管理以規(guī)章的形式體現(xiàn)出來，明確有關(guān)部門及承包方文件歸檔職責范圍，并配有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，從而形成強有力的約束機制。對于訂立合同的，應(yīng)以獨立條款，把歸檔工作寫入合同，并注意提高監(jiān)理部門對工程檔案的監(jiān)理職能。監(jiān)理單位不僅對工程的質(zhì)量、進度、投資、合同進行監(jiān)理，同時必須負責監(jiān)督、檢查建設(shè)項目文件收集、積累的完整、準確情況，督促整理各種技術(shù)檔案，同時，監(jiān)理單位必須對竣工文件進行審核，就文件的基本情況提交專項報告。只有嚴格的管理考核，才能避免在工程竣工后給工程檔案歸檔工作留下“后遺癥”。

　　工程檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工程完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗收和移交工作。

　　5.加強工程施工合同檔案的安全管理

　　一是嚴格執(zhí)行合同檔案的借閱審批程序。　借閱施工合同檔案應(yīng)由查閱部門提出申請，　審批部門審查后簽字蓋章，檔案部門查對簽字蓋章內(nèi)容與檔案室備案相一致后方可查閱該份施工合同檔案。二是落實安全管理制度。

　　實行雙人雙鎖庫房管理制度，有條件的還應(yīng)安裝監(jiān)控和報警防盜系統(tǒng)，加強安全防范措施。三是增強安全責任意識。　實行“誰主管、誰負責”的原則，明確主要負責人和工作人員的崗位責任，把安全責任意識貫穿于施工合同檔案管理工作的全過程。

　　綜上所述，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)，是我們今后努力的方向。

　　參考文獻：

　　1。楊公之：《檔案信息化建設(shè)導論》，中國檔案出版社，2001年版。

　　2。王榮國、李東來：《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍》，《圖書館學刊》，2001年第5期。