摘要: 隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，基建檔案管理工作也愈來愈得到深入發(fā)展。本文發(fā)表在《蘭臺世界》上，是檔案管理論文發(fā)表范文，文章結(jié)合多年檔案管理實踐經(jīng)驗對基建檔案管理中存在的問題進行闡述，并采取相關(guān)對策。以供同行參考!

　　關(guān)鍵詞:檔案管理;基建;問題;對策

　　一.前言 基建檔案是指基本建設(shè)項目(工程)檔案。國家檔案局、國家計委在《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》中明確指出:“基建檔案是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成、應(yīng)歸檔保存的文件,包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。同時規(guī)定各單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理檔案的原則,管理好基本建設(shè)項目的檔案資料,確保檔案資料的完整、準確安全和有效利用。”基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程,應(yīng)始終同它所反映的工程實體保持一致。基建檔案在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。首先它是對建設(shè)項目進行稽查、審計、檢查、監(jiān)督的重要依據(jù);其次是對工程事故原因分析、責(zé)任認定、提出改進方法的技術(shù)依據(jù);第三是工程驗收階段,驗收工程質(zhì)量的必備條件;第四是建設(shè)單位維權(quán)的依據(jù);第五是工程進行維修、管理、改擴建的憑證。

　　二.基建檔案管理存在的問題

　　(1)傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標準的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標準得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔(dān)。基建工程檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，基建檔案管理措施不完善，對當前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。

　　(2)面對發(fā)展機遇，國家工程項目建設(shè)管理體制改革進一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)、標準，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時產(chǎn)生了問題和困難。基建工程其有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了摧建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下.制約了單位經(jīng)濟和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

　　(3)基建檔案管理意識不強,對檔案保護工作缺乏應(yīng)有的重視。基建部門出于方便工作考慮,不能主動上交基建文件材料。從專業(yè)角度來講,檔案人員雖具備檔案專業(yè)知識,但缺乏工程建設(shè)方面的知識,不熟悉基建項目流程。而基建部門工作人員及施工技術(shù)人員雖有較豐富的基建工作經(jīng)驗和專業(yè)知識,但對于基建檔案的日常積累和保管缺乏經(jīng)驗和必要的重視,雙方各有所長卻不能互通有無,缺乏溝通與交流,導(dǎo)致基建檔案的收集歸檔工作不能正常開展。

　　(4)收集難度大。基建檔案收集難是眾所周知的問題,由于基建檔案具有成套性、專業(yè)性、形成周期長、涉及部門多等特點,使基建檔案的收集工作具有相當難度

　　(5)檔案知識缺乏由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

　　三：基建檔案管理的對策

　　(1)建立健全基建檔案管理制度是搞好基建檔案管理工作的保證基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

　　(2)加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn).開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案工作的有力保證。

　　(3)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

　　(4)增強檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念。基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。

　　(5)完善基建檔案管理體制，建立健全基建工程檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。

　　(6)信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計算機管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

　　結(jié)語：基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好基建工程檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為檔案事業(yè)服務(wù)。通過對檔案的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。