摘要:針對資料管理在企業秘書工作中的重要性及其在高職秘書專業教學中的缺位,提出高職秘書專業教學要重視和拓展資料管理教學的建議。

　　關鍵詞:資料管理秘書教學內容拓展

　　一、資料管理是企業秘書工作的重要內容

　　資料管理是現代企業秘書的經常性工作,也是現代企業秘書工作的重要內容。資料管理既不是傳統意義上的文書工作,也不是通常意義上的檔案管理,文書工作與檔案管理無法涵蓋資料管理的內容。盡管資料與文書、檔案有著諸多相似之處,但更存在明顯的區別。文書是指行為主體在社會活動中,為了一定的目的而形成并使用的具有應用性和特定格式的文字材料,其本質屬性是現實執行性,從其形成和使用范圍角度一般分為公務文書和私人文書。檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的,作為歷史記錄保存起來以備查考的,作為憑證的文字、圖像、聲音等文書和信息材料,其本質屬性是原始記錄性,從其形成領域的公私屬性角度一般分為公務檔案和私人檔案。而資料則是為協助工作的完成留存備查的一切公開或內部的不同載體形式的文字、圖片、聲像材料等,具有較強的相對性和動態性。資料是現實中最接近檔案,與檔案關系最為密切的概念,但是二者不是等同關系,在某種意義上講,檔案可以被人們作為資料看待并使用,但資料卻不能作為檔案看待并使用。檔案的意義在于存史、備考和社會利用,資料的意義對于組織而言則在于以備查考來協助工作的完成。資料管理相對于文書工作和檔案管理,是企業秘書一項既與其他工作融合又相對獨立的日常工作。

　　在現代企業秘書工作中,有大量的日常資料需要管理,即對資料進行收集、整理、保管、加工、檢索和利用,使其有利于現實工作的完成。從資料的類型來看,秘書需要管理的資料大體上可以區分為公司公用資料和個人專用資料兩類。前者一般包括:常用的政策規定、條令、制度等;政府頒布的出版物如經濟白皮書等;行業和協會的資料;國家和地區的統計資料;客戶資料;各種業務手冊如國外出差指南等;商業應用文文集;市內飯店、賓館、會展場地、交通等基本資料;重要經濟動態剪報;各種名錄如社會名人錄等;本單位人員通信錄等等。后者一般包括:工具類資料:如字典、詞典,最新飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊、地圖冊,重大紀念日列表等;上司指示記錄:秘書整理并得到確認的上司以比較隨便的口頭指示方式做出的批示;上司的資料:秘書為上司保存的一些往來書信、報告原稿、談話記錄等。很顯然,上述這些資料對于某個企業來講,既屬于文書,也屬于檔案;對于這些資料的管理,既不是文書工作的范疇,也不是檔案管理的范疇,但卻是企業秘書工作的不可缺少的內容。

　　二、資料管理在高職秘書專業教學中的缺位

　　但是,當前高職秘書專業教學則大多漠視了資料管理的內容。大多數高職院校秘書專業開設的主干課程秘書實務,仍以傳統的“辦文、辦會、辦事”來結構,雖然越來越加強“辦事”的份量,但專門訓練學生資料管理能力的則不多見。以人們習以為常的名片為例,名片管理其實是企業秘書資料管理的一項不可忽視的重要內容,因為名片是記錄客戶信息的重要載體之一,秘書一般要負責上司和自己在公務和個人交往中獲取的各種名片的整理工作,只要與組織業務或辦公室業務可能有聯系的人員的名片都應當保存并進行有效的管理。但是,在目前的高職秘書實務課程教學中基本上將名片管理的內容忽略不計,所以學生既沒有名片管理的意識,也不懂得名片管理的方法,在上崗工作后無法自如應對這份看似簡單的工作,無法使其發揮更大的效用。秘書實務課程教學講了很多內容,甚至有的內容不符合高職學生的上崗需求,但是對于包括如名片管理在內的資料管理的教學則是空白。

　　除秘書實務課程教學外,傳統的文檔管理教學(開設文檔管理的課程,編寫文檔管理的教材)也無從談起資料管理的內容。目前高職秘書專業教學中,文檔管理課程的大體思路都是從文書工作和檔案管理兩部分來著眼,文書工作部分著重介紹文書的形成、處理、整理與歸檔等內容,主要圍繞公務文書展開,以《國家行政機關公文處理辦法》及《國家行政機關公文格式》等為依據;檔案管理部分著重介紹檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等內容,主要圍繞公務檔案展開,以《中華人民共和國檔案法》及《歸檔文件整理規則》等為依據。實事求是地講,這種文檔管理課程的內容建構并不完全適合高職秘書專業學生就業上崗的實際需要,也不符合高職教育的就業導向的要求,因為高職秘書專業學生的就業去向基本上企業尤其是中小企業,所以現行文檔管理的教學內容存在著職業指向不清、缺乏針對性和適用性的問題。而工作中需要的資料管理的相關內容則又處于缺位狀態,在一定程度上導致了高職秘書專業教學內容的錯位。

　　三、高職秘書專業教學要拓展資料管理的內容

　　資料管理是秘書專業學生就業上崗后接觸較多的工作,應該使學生在專業學習階段系統地學習相關的知識與技能,訓練其資料管理的能力。但資料管理的內容既不存在于秘書實務課程教學之中,又被排除在傳統的文檔管理課程教學之外,基于這樣的事實,我們提出在高職秘書實務課程教學中要拓展資料管理的內容,或者對傳統的文檔管理課程的教學內容進行改革,合理融入資料管理的內容。有三個問題需要特別注意:

　　一是要重視資料管理的教學。高職秘書專業教學要與時俱進,在教學過程中應該根據高職秘書專業學生就業的去向和崗位需求,適時調整教學內容,有的要刪減,有的要拓展,料管理教學內容當屬后者。我們必須認識到資料管理在現代企業秘書工作中的重要性,認識到科學有效地管理資料的能力是高職秘書專業學生就業上崗所需的基本能力,在專業教學中要及時地予以拓展,滿足企業對秘書人才能力的要求。其實,現在很多企業的招聘啟事中多有“資料管理員”職位的招聘信息,這應該對高職秘書專業教學以有益的啟示。

　　二是要加強相關教材的建設。教材建設是專業教學改革的基礎和保障,由于資料管理一直被秘書專業教學所忽略或遺漏,所以,以往的秘書實務教材或文檔管理教材往往都不涉及資料管理的內容。到目前為止,對于資料管理做比較系統介紹的當屬陳祖芬主編的《職業秘書資料與檔案管理教程》(清華大學出版社,2008),這是一個可喜的開端。但此類教材的建設空間還很大,有待于進一步結合企業資料管理的實踐進行開發,或者在秘書實務教材中增加資料管理的內容,或者開發融資料管理于一體的新型文檔管理教材。

　　三是要注重教學方法的適用。由于資料管理與檔案管理相似,其過程也是收集、整理、保存、加工和利用等幾個方面,眾所周知,傳統的檔案管理教學由于主客觀原因往往無法回避枯燥乏味的問題。資料管理盡管相對于檔案管理要靈活,但教學中還是要強調針對高職學生的學習特點等因素,注意教學方法的適用性,如采用案例教學、實例教學、模擬教學等,應該更能激發學生的主動性和參與性,尤其要加強實訓教學的比重,回避傳統的講授法帶來的癥結,這需要任課教師自身多學習、多思考、多實踐。

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